Como o Afflux funciona
O caminho completo de um fornecedor — do cadastro ao pagamento — e o que o sistema faz sozinho em cada etapa.
Em resumo
- O Afflux parte de uma ideia: o contrato diz o que esperar. A partir dele, o sistema sabe quando cada fornecedor deve faturar, quanto e até quando.
- O dinheiro só sai com documento aprovado: a conta a pagar nasce da aprovação do faturamento, nunca é lançada à mão.
- Documentos têm dono, validade e caminho (análise e assinatura) definidos pelo tipo — o sistema avisa antes de vencer.
- Prazos são calculados na hora: "vencido", "atrasado" e "a vencer" refletem sempre a data de hoje, sem depender de alguém atualizar.
- Toda ação relevante fica registrada na auditoria, que não pode ser editada nem apagada.
A jornada, etapa por etapa
1. O fornecedor é cadastrado pela organização
O fornecedor é um cadastro da sua organização — razão social, CNPJ ou CPF, contato e endereço. Ele não precisa ter conta no Afflux. Você pode cadastrá-lo diretamente ou pedir que ele mesmo preencha os dados e envie os documentos por um link de pré-cadastro; nesse caso ele só vira fornecedor quando alguém da equipe aprova.
O mesmo CNPJ que atende três empresas diferentes tem três cadastros independentes, um em cada organização: cada empresa é dona do que recebeu.
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2. O contrato define o que esperar
O contrato registra o que foi contratado e como será faturado: valor, periodicidade (mensal, quinzenal ou avulsa), dia limite para o envio do faturamento, dia previsto de pagamento e qual documento liquida cada período (nota fiscal, RPA, recibo ou outro).
Antes de valer, o contrato pode passar pela formalização: os termos ficam travados enquanto a organização pede, recebe, confere e assina os documentos exigidos. Só quando tudo o que impede a ativação está resolvido o contrato pode ser ativado.
3. A ativação gera os ciclos de faturamento
Ao ativar um contrato periódico, o Afflux cria os ciclos de faturamento: um para cada período (competência) dentro da vigência, já com valor esperado, prazo de envio e previsão de pagamento. A partir daí o sistema sabe que o faturamento de setembro é esperado até o dia 5 de outubro — antes de alguém precisar cobrar por e-mail.
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4. O faturamento chega e é analisado
O documento de faturamento pode chegar de dois jeitos:
- Pelo portal: o próprio fornecedor envia a nota fiscal, informando valores e retenções.
- Registrado pela sua equipe: quando o documento chega por e-mail, ou quando o documento é emitido pela própria organização (caso do RPA).
A equipe confere o documento — com apoio opcional da análise por IA, que compara CNPJs, valor e competência com o contrato — e decide: aprova ou rejeita com motivo. Se a organização configurou alçadas, faturamentos acima de certos valores precisam de mais de uma aprovação.
5. A aprovação cria a conta a pagar
Regra do Afflux
A conta a pagar nasce da aprovação de um documento de faturamento, na mesma operação. Ela não é lançada à mão. Assim, todo pagamento tem um documento aprovado por trás — e não há como pagar o que ninguém conferiu.
6. O pagamento fecha o ciclo
A organização paga de um de dois jeitos:
- Pagamento manual: alguém do financeiro registra a baixa da conta, com meio, data e comprovante.
- Cobrança consolidada (Asaas): várias contas aprovadas entram num lote; a organização paga um único PIX ou boleto e o Asaas repassa a cada fornecedor. A baixa é automática.
O fornecedor acompanha tudo pelo portal: quando o faturamento foi aprovado, quando vence, quando foi paga — e baixa o comprovante.
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Os documentos correm em paralelo
Além do faturamento, a organização exige documentos de conformidade do fornecedor — certidões, contrato social, apólices, termos assinados. Cada tipo de documento define o caminho:
| O tipo exige… | O que acontece com cada envio |
|---|---|
| Nada | Passa a valer assim que é enviado |
| Análise | Alguém da equipe aprova ou recusa antes de valer |
| Assinatura | Só vale depois que todos os signatários assinam |
| Análise e assinatura | Análise primeiro, assinaturas depois, e então passa a valer |
Quando o tipo tem validade, o Afflux avisa antes do vencimento e pode pedir a renovação ao fornecedor automaticamente.
O que o sistema faz sozinho
Você não precisa lembrar de prazos. Todos os dias, cedo, o Afflux:
- CiclosAvança os ciclos de faturamento
Abre o período que começou, marca como vencido o que passou do prazo sem documento e garante que os próximos meses dos contratos ativos já existam.
- DocumentosConfere validades
Abre a renovação dos documentos que estão para vencer (quando o tipo pede renovação automática) e envia os avisos de vencimento.
- ContratosAvisa vigências no fim
Avisa a equipe quando um contrato está perto do fim da vigência.
- LembretesLembra quem deve faturar
Envia ao fornecedor o lembrete de faturamento a partir de 5 dias antes do prazo, repetindo a cada 3 dias enquanto o ciclo estiver em aberto.
E, durante o dia, cada acontecimento relevante — documento recebido, faturamento aprovado, pagamento liquidado — gera um e-mail para quem precisa saber. Você escolhe quais avisos ficam ligados em Notificações.
Quem faz o quê
O que cada pessoa vê e pode fazer depende do papel dela (proprietário, administrador, financeiro, operacional, gestor de carteira, leitor ou portal do fornecedor) e do alcance: a organização inteira ou só uma carteira de fornecedores.
| Ação | Proprietário | Administrador | Financeiro | Operacional | Leitor | Portal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cadastrar fornecedores e contratos | ||||||
| Pedir e aprovar documentos | ||||||
| Aprovar faturamentos | ||||||
| Registrar pagamentos e montar lotes | ||||||
| Enviar faturamento e documentos do fornecedor | ||||||
| Gerenciar membros e configurações | ||||||
| Consultar tudo | quase tudo | quase tudo | só o que é dele |
A matriz completa está em Permissões por papel.