Contas a pagar e pagamento manual
Encontre o que a organização deve, filtre por vencimento e registre a baixa manual de uma conta.
Em resumo
- Contas a pagar mostra o que a organização deve, e até quando. Por padrão, a tela abre nas contas em aberto que vencem até o fim do mês.
- Cada conta nasceu da aprovação de um faturamento: a descrição, o fornecedor, a competência e a alocação vêm de lá.
- O Pagar registra a baixa manual — meio, valor, data e, se quiser, o comprovante — e só vale para conta Aprovada.
- Conta Agendada está num lote e não aceita baixa manual: quem dá a baixa é a confirmação do Asaas.
- Para ver a tela: Ver contas a pagar e pagamentos. Para pagar: Criar lotes e registrar pagamentos.
A tela
Abra FinanceiroContas a pagar. O subtítulo resume a regra da tela: "O que a organização deve, e até quando. A conta nasce da aprovação de um documento de faturamento — não é lançada à mão."
No topo fica o indicador Total a pagar. Ele é clicável: abre todos os vencimentos, sem o corte de data.
Buscar e filtrar
- Busca — "Buscar conta, fornecedor ou documento...": procura pela descrição da conta, pelo nome do fornecedor ou pelo número do documento.
- Fornecedor e alocação — um painel lateral com Fornecedor, Centro de custo, Departamento e Projeto. Use Aplicar filtros para filtrar e Limpar filtros para voltar ao todo.
- Exportar CSV — baixa a lista em planilha.
Na barra logo acima da lista:
- Ordenar por
- Vencimento (o que vence ou venceu primeiro), Maior valor (o que pesa mais no caixa) ou Lançamento recente.
- Vencimento
- Vence até o fim do mês (padrão), Somente vencidas, Vence em 7 dias, Vence em 30 dias ou Todos os vencimentos.
- Status
- Em aberto (padrão), Aprovada, Agendada ou Paga. Em aberto reúne as Aprovadas e as Agendadas — as que ainda esperam ação de quem paga.
- Vistas
- Tabela, Lista ou Grade: o mesmo conteúdo, em formatos diferentes.
Não achou uma conta?
Lembre que a tela abre filtrada: só contas em aberto que vencem até o fim do mês. Uma conta já paga, ou com vencimento no mês que vem, só aparece quando você muda o Status ou o Vencimento — ou clica em Total a pagar, que abre todos os vencimentos.
Colunas
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Conta | A descrição e o link para o faturamento de origem ("Ver faturamento"). Sem documento ligado, mostra "Sem faturamento vinculado". |
| Fornecedor | Quem vai receber. |
| Competência | O período a que o faturamento se refere. |
| Vencimento | A data definida na aprovação. |
| Valor | O valor da conta: o líquido do documento de faturamento. |
| Situação | O selo de status. Quando o vencimento passou, mostra Vencida — ou "Vencida · em lote", se a conta estiver num lote. |
Em cada linha, as ações: Pagar, Recibo (só para conta paga) e Abrir a conta.
Quando a lista está vazia
- "Nenhuma conta aqui" — ainda não há contas: elas nascem da aprovação de um documento de faturamento, não são lançadas à mão.
- "Nada neste recorte" — existem contas, mas nenhuma cabe nos filtros escolhidos. Amplie o Vencimento ou o Status.
De onde vêm os dados da conta
Regra do Afflux
Ninguém digita uma conta a pagar. Ela é criada quando alguém clica em Aprovar e gerar conta num documento de faturamento, e herda os dados dele. Assim, o que aparece aqui é sempre o que foi conferido na aprovação.
- Descrição
- O rótulo do documento de faturamento que a originou, como NF 7. O link Ver faturamento leva até ele.
- Fornecedor e competência
- Os do documento e do ciclo de faturamento.
- Valor
- O valor líquido do documento — o bruto menos as retenções informadas. É o que o fornecedor tem a receber.
- Vencimento
- O informado na aprovação. O padrão é a previsão de pagamento do ciclo; sem data, vira o último dia do mês seguinte à competência.
- Alocação
- Centro de custo, departamento e projeto do contrato. É por eles que o painel Fornecedor e alocação filtra, e é isso que alimenta o gráfico Custo por departamento do dashboard.
Se a alocação estiver errada, o lugar de corrigir é o contrato — veja Criar um contrato.
Registrar um pagamento manual
Use este caminho quando a organização paga por fora — no banco, por PIX, TED ou boleto — e precisa dar a baixa da conta no Afflux.
Encontre a conta
Em FinanceiroContas a pagar, localize a conta pela busca ou pelos filtros. Ela precisa estar Aprovada.
Abra o registro
Clique em Pagar na linha da conta. Abre o painel Registrar pagamento.
Preencha os dados do pagamento
- Meio
- Como o dinheiro saiu: PIX, TED, Boleto ou Outro.
- Valor
- O valor efetivamente pago.
- Data
- O dia do pagamento.
- Comprovante
- Opcional. O arquivo da transferência ou do boleto pago, guardado junto do pagamento. Não confunda com o Recibo, que o próprio Afflux gera.
Confirme
O Afflux pergunta "Registrar o pagamento desta conta?" e mostra o valor da baixa. Leia o alerta: se o pagamento já foi enviado ao Asaas, não registre: aguarde a confirmação automática, para não pagar a mesma conta duas vezes.
Confirmado, a conta passa a Paga, o pagamento aparece na tela Pagamentos e o fornecedor recebe o e-mail "Pagamento liquidado".
Por que conta agendada não aceita baixa manual
- A conta está livre.
- Aceita pagamento manual ou pode entrar num lote.
- A conta está num lote, à espera da cobrança consolidada do Asaas.
- Não aceita pagamento manual e nenhum outro lote a alcança.
- A baixa acontece sozinha quando o Asaas confirma o pagamento.
Regra do Afflux
Uma conta agendada já está no caminho de pagamento do lote. Se ela também aceitasse baixa manual, a mesma obrigação poderia ser paga duas vezes: uma por fora e outra pelo rateio do Asaas. Por isso o Afflux recusa o registro — não é só o botão que some.
Se alguém tentar, a mensagem é: "Esta conta está num lote de pagamento. Remova-a do lote antes de registrar o pagamento manual." E uma conta já paga recusa uma segunda baixa: só uma conta aprovada recebe baixa.
Precisa mesmo pagar uma conta agendada à mão? Enquanto o lote estiver em Rascunho, remova a conta do lote ou descarte o lote: ela volta para Aprovada e o Pagar volta a funcionar. Depois que a cobrança foi emitida, a composição do lote não muda mais. Veja Lotes.
Recibo
Em conta Paga, o botão Recibo abre um recibo em PDF gerado pelo Afflux na hora, com a organização, o fornecedor, o documento de faturamento (por exemplo, "NF 7"), o valor, a competência, o meio e a data do pagamento. Vale tanto para a baixa manual quanto para o lote — e só existe para pagamento liquidado: um recibo de pagamento que não aconteceu seria uma declaração falsa. O mesmo recibo fica disponível para o fornecedor no portal e na tela Pagamentos.
Detalhe e histórico da conta
Abrir a conta leva ao detalhe: o título com o selo de status, o fornecedor e a seção Histórico da conta. O histórico registra cada mudança de status — de Aprovada para Agendada ao entrar num lote, de volta para Aprovada ao sair, para Paga na baixa. Uma conta recém-criada mostra "Nenhuma transição registrada ainda."
Acompanhar no dashboard
Quem tem Ver contas a pagar e pagamentos vê no dashboard:
- O cartão A pagar, com o valor em aberto e, embaixo, quantas contas estão vencidas (em alerta) ou em aberto. Ele leva a Contas a pagar.
- O gráfico A pagar por vencimento — "Contas que ainda serão pagas, pela data de vencimento" —, com as faixas Vencidas, Vencem em até 7 dias, Em 8 a 30 dias e Depois de 30 dias. Cada faixa é clicável.
Os números respeitam o alcance de quem vê: um gestor de carteira conta só os fornecedores da carteira dele.