Como funciona o financeiro
O caminho do dinheiro, da aprovação do faturamento ao pagamento, e o significado de cada status de conta, lote e pagamento.
Em resumo
- A conta a pagar nasce da aprovação de um documento de faturamento — nunca é lançada à mão. Todo pagamento tem um documento conferido por trás.
- Há dois jeitos de pagar: o pagamento manual, com comprovante, que funciona sempre; e a cobrança consolidada, em que um lote reúne várias contas e o Asaas repassa a cada fornecedor.
- Uma conta que entrou num lote fica Agendada e não aceita baixa manual — assim a mesma conta nunca é paga duas vezes.
- "Vencida" não é um status que alguém marca: aparece sozinha quando a data de vencimento passa e a conta ainda não foi paga.
- O fornecedor acompanha pelo portal o que tem a receber, o que já recebeu e o comprovante de cada pagamento.
Da aprovação ao pagamento
O menu Financeiro do painel tem três telas, uma para cada momento:
| Tela | Responde | Saiba mais |
|---|---|---|
| FinanceiroContas a pagar | O que a organização deve, e até quando | Contas a pagar |
| FinanceiroLotes | Quais contas vão juntas numa cobrança consolidada | Lotes |
| FinanceiroPagamentos | O que já foi pago e o que está a caminho | Pagamentos |
A conta a pagar nasce da aprovação
Regra do Afflux
A conta a pagar é criada na mesma operação em que alguém aprova um documento de faturamento, com Aprovar e gerar conta. Não existe botão para lançar uma conta à mão. Assim, cada real que sai tem um documento aprovado por trás — e não há como pagar o que ninguém conferiu.
Na aprovação você define o Vencimento da conta. O padrão é a previsão de pagamento do ciclo; sem data, o vencimento vira o último dia do mês seguinte à competência. A conta já nasce com:
- a descrição do documento que a originou (por exemplo, "NF 7");
- o fornecedor, a competência e o valor;
- a alocação do contrato — centro de custo, departamento e projeto —, que alimenta os filtros de Contas a pagar e o gráfico de custo por departamento do dashboard.
Aprovação não se desfaz
Depois de aprovado, o documento não volta atrás: a própria confirmação avisa que "não há como desaprovar". Confira valor e vencimento antes de confirmar. O passo a passo está em Analisar e aprovar.
Dois jeitos de pagar
- Você paga por fora — PIX, TED, boleto ou outro meio — e registra a baixa da conta no Afflux, com valor, data e comprovante.
- Funciona sempre, sem integração nenhuma. É o caminho padrão.
- Indicado para pagamentos pontuais, fornecedores sem carteira no Asaas ou organizações que não usam o Asaas.
- Pré-requisito: a conta estar Aprovada (fora de lote) e a permissão Criar lotes e registrar pagamentos.
- Várias contas aprovadas entram num lote. A organização paga um único PIX ou boleto, e o Asaas reparte o valor entre os fornecedores.
- A baixa de todas as contas é automática quando o Asaas confirma o pagamento.
- Indicado para quem paga muitos fornecedores no mesmo dia.
- Pré-requisitos: o Asaas conectado em Integrações e a carteira Asaas de cada fornecedor cadastrada na ficha dele (Dados bancários).
O lote existe só para a cobrança consolidada. Por isso ele só pode ser criado com o Asaas conectado, e só aceita contas de fornecedores que têm carteira Asaas: sem a carteira, não há para onde o Asaas repassar o dinheiro.
Status da conta a pagar
Existe no sistema, mas hoje nenhuma conta passa por ela: a aprovação já cria a conta como Aprovada.
Também não é usada no fluxo atual, pelo mesmo motivo.
A obrigação está valendo e livre: pode receber pagamento manual ou entrar num lote.
A conta está num lote. Nenhum outro lote a alcança e ela não aceita baixa manual.
O pagamento foi registrado ou confirmado pelo Asaas. O recibo fica disponível.
Existe no sistema, mas o fluxo atual não leva nenhuma conta a ela.
Como muda
- AprovadaAgendada— a conta é adicionada a um lote
- AgendadaAprovada— a conta é removida do lote, o lote é descartado ou a cobrança falha
- AprovadaPaga— Registrar pagamento (baixa manual)
- AgendadaPaga— o Asaas confirma o pagamento da cobrança do lote
Vencida
Quando a data de vencimento passa e a conta ainda não foi paga, o selo dela passa a mostrar Vencida no lugar do status — ou "Vencida · em lote", se ela estiver agendada num lote. "Vencida" não é gravado em lugar nenhum: o Afflux compara o vencimento com a data de hoje a cada vez que mostra a conta. Por isso a informação é a mesma no painel, no portal e no dashboard, sem ninguém precisar atualizar.
Na lista de Contas a pagar, "Em aberto" quer dizer as contas Aprovadas e Agendadas — as que ainda esperam ação de quem paga.
Status do lote
O lote está sendo montado: dá para adicionar e remover contas, emitir a cobrança ou descartar.
Aparece no filtro da tela; o fluxo atual vai do rascunho direto para Processando.
A cobrança foi emitida no Asaas e o Afflux espera a confirmação do pagamento.
O Asaas confirmou o pagamento. Todas as contas do lote ficaram pagas.
A cobrança não se concretizou. As contas voltaram para Aprovada e podem entrar em outro lote.
O lote foi descartado ainda em rascunho. Não aceita contas de novo.
Como muda
- RascunhoProcessando— Emitir cobrança
- ProcessandoConcluído— confirmação automática do Asaas ou Verificar no Asaas
- ProcessandoFalhou— o Asaas informa que a cobrança não foi paga
- RascunhoCancelado— Descartar lote
Status do pagamento
Cada conta paga gera um pagamento, que aparece na tela Pagamentos com o próprio status:
Cobrança consolidada emitida no Asaas; aguarda o pagamento do lote.
A caminho: a cobrança do lote foi emitida e espera confirmação.
O dinheiro chegou ao destino. O fornecedor é avisado por e-mail.
A cobrança do lote não se concretizou; a conta voltou para Aprovada.
Previsto para pagamento devolvido depois de feito. Hoje nenhum fluxo do Afflux leva a ele.
O que o fornecedor vê
O fornecedor com acesso ao portal acompanha o que a organização tem a pagar a ele:
- Na tela Pagamentos do portal: os totais A receber, Recebido e Vencido sem pagar, cada lançamento com vencimento, documento, valor e situação, e o botão Recibo para baixar o comprovante.
- No detalhe de cada faturamento: a previsão de pagamento enquanto o documento não foi aprovado e, depois, a situação, o vencimento e — quando pago — a data, o valor pago e o meio.
- Um e-mail "Pagamento liquidado" quando o pagamento é confirmado (aviso ligado por padrão, ajustável em Notificações).
Para quem espera receber, o atraso é a informação que importa: por isso o portal mostra Vencida no lugar do status quando o prazo passou. Já os dados bancários e os detalhes do lote não aparecem no portal — eles são da organização que paga. Veja Pagamentos e dados no portal.
Quem pode o quê
O financeiro tem duas permissões principais:
- Ver contas a pagar e pagamentos — abre as três telas do financeiro, o indicador "A pagar" e o gráfico "A pagar por vencimento" do dashboard e a tela de Integrações.
- Criar lotes e registrar pagamentos — registrar baixa manual, criar e montar lotes, emitir a cobrança e descartar lotes.
| Ação | Proprietário | Administrador | Financeiro | Operacional | Leitor | Portal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ver contas a pagar, lotes e pagamentos | só os pagamentos dele | |||||
| Registrar pagamento manual | ||||||
| Criar lote, adicionar contas e emitir cobrança | ||||||
| Ver e cadastrar dados bancários e carteira do fornecedor | só ver | |||||
| Conectar o Asaas |
Quem aprova o faturamento — e, com isso, cria a conta — é quem tem a permissão de aprovar documentos de faturamento. Essa etapa está em Analisar e aprovar. A matriz completa fica em Permissões por papel.