Fila de ciclos
Acompanhe o que cada contrato deve faturar, registre o documento da competência, marque períodos sem faturamento e reabra quando precisar.
Em resumo
- Em FaturamentoCiclos está a agenda de faturamento de todos os contratos: o que é esperado em cada competência, até quando, e o que passou do prazo.
- Cada linha oferece o próximo passo: registrar o documento da competência, marcar o período sem faturamento, reabrir ou calcular um valor proporcional.
- "Sem faturamento" é um desfecho do ciclo, com motivo, e o fornecedor é avisado por e-mail. Dá para reabrir — exceto quando foi o sistema que marcou.
- Para ver a fila basta Ver contratos; para marcar e reabrir, Marcar ciclo sem faturamento e reabrir.
A tela Ciclos de faturamento
Título: Ciclos de faturamento — "O que cada contrato deve faturar em cada competência, e o que passou do prazo."
No topo, o indicador Valor esperado soma o valor esperado dos ciclos do recorte atual. Ao lado ficam a busca ("Buscar ciclo, fornecedor ou documento...") e o botão Exportar CSV, que exporta todas as linhas do recorte, e não só a página visível.
A fila abre no mês corrente
O filtro Mês começa no mês atual. Para enxergar o ano inteiro, escolha "Todos os meses".
Filtros
- Mês e Ano
- A competência dos ciclos. O padrão é o mês corrente; há a opção Todos os meses.
- Situação
- A tratar, Aguardando a contratante, Previsto, Aberto, Aguardando análise, Faturado, Sem faturamento ou Vencido. A tratar reúne o que ainda não teve desfecho e precisa de alguém. Aguardando a contratante é um recorte dele: os ciclos cujo documento a própria organização emite (o RPA).
- Contrato
- Um contrato específico.
- Documento
- Com documento, Sem documento, Com documento aprovado ou Com documento recusado.
- Prazo
- Faturamento atrasado (ciclo vencido sem documento), Próximos 7 dias ou Sem data limite.
- Fornecedor
- Quando você chega à fila por um link a partir do fornecedor, ele aparece como um chip removível no topo.
Colunas
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Competência | O período a que o ciclo se refere. |
| Fornecedor | Quem deve o documento. Mostra o selo Bloqueado quando o fornecedor está bloqueado. |
| Contrato | O contrato do ciclo. |
| Prazos | "Envio dd/mm" — o limite de envio, em vermelho quando atrasado — e "Pagamento dd/mm", a previsão de pagamento. |
| Valor esperado | Quanto o contrato espera para aquela competência. |
| Documentos | Os documentos de faturamento ligados ao ciclo. |
| Último lembrete | Quando o fornecedor recebeu o último lembrete automático, ou "Nunca enviado". |
| Status | O selo do ciclo, a nota "Envio atrasado" quando for o caso e, em "Sem faturamento", o motivo e quem marcou. |
Sem ciclos, a tela diz: "Nenhum ciclo ainda. Eles nascem da ativação dos contratos." Com filtros que não encontram nada: "Nenhum ciclo neste recorte. Ajuste a busca ou limpe os filtros."
O selo Bloqueado não para o ciclo. Com o fornecedor bloqueado, ele não envia faturamento pelo portal, mas os ciclos, os lembretes e os e-mails seguem, e a sua equipe continua registrando o que chegar. Veja Situações do fornecedor.
Ações em cada ciclo
Registrar documento desta competência
Abre o formulário de Registrar faturamento com fornecedor, contrato e competência já escolhidos. É o caminho mais rápido quando a nota chegou por e-mail ou quando o documento é emitido pela própria organização.
Aparece só nos ciclos que ainda aceitam documento (Previsto, Aberto e Vencido) e exige Registrar documento recebido fora do portal.
Calcular proporcional
Uma calculadora para combinar o valor de um período — por exemplo, um mês em que o serviço foi prestado só em parte. Aparece nos ciclos que têm valor esperado.
- Base de cálculo (dias)
- Quantos dias valem o valor cheio.
- Dias considerados
- Quantos dias entram na conta.
- Valor proporcional
- O resultado, com a proporção do valor esperado e o que ficou fora da conta.
É só uma simulação
"Simulação para combinar o valor deste período. Nada é gravado: o ciclo e o valor esperado seguem como estão." O documento pode ser emitido com outro valor, e a organização analisa e decide como sempre.
Marcar período sem faturamento
Use quando aquela competência não vai ter documento — por exemplo, um mês em que não houve prestação de serviço. Sem isso, o ciclo ficaria pendente para sempre, cobrando o fornecedor e aparecendo como atrasado.
A confirmação explica: "A competência de … deixa de esperar documento. O fornecedor é avisado por e-mail e para de receber lembretes deste período. Dá para reabrir depois."
- Motivoobrigatório
- Sem prestação de serviço no período, ou Outro motivo.
- Por quê
- Aparece e é exigido quando o motivo é Outro motivo. Em Sem prestação de serviço no período não é pedido, para não virar um texto repetido sem informação.
Confirme em Marcar sem faturamento. O ciclo passa a Sem faturamento, com o motivo, e sai da soma do valor esperado.
Reabrir período
Desfaz um "Sem faturamento" marcado por alguém da equipe. A confirmação explica: "A competência de … volta a esperar documento, e o fornecedor é avisado. O ciclo retorna ao estado que o prazo dele disser — se o prazo já passou, volta vencido."
O campo Motivo é obrigatório.
Abrir contrato do ciclo
Leva ao detalhe do contrato daquele ciclo.
Para onde o ciclo volta ao reabrir
O ciclo reaberto não volta sempre para "Aberto": ele volta ao status que as datas indicam hoje.
| Se hoje… | O ciclo volta para |
|---|---|
| O limite de envio já passou | Vencido |
| O período já começou e o limite não passou | Aberto |
| O período ainda não começou | Previsto |
Voltar sempre para "Aberto" daria ao fornecedor um prazo que já não existe. Pelo mesmo motivo, o e-mail de reabertura não promete prazo.
Quando não dá para marcar sem faturamento
Período já faturado
Se o ciclo já tem documento aprovado — ou seja, já gerou conta a pagar —, não é possível marcá-lo sem faturamento. O botão pode aparecer, mas a operação é recusada com a mensagem "Este ciclo já foi faturado e gerou conta a pagar." Para reverter um pagamento, o caminho é o financeiro.
- Aguardando análise: há um documento esperando decisão. Primeiro aprove ou rejeite o documento.
- Faturado: é um desfecho definitivo.
E nem todo "Sem faturamento" pode ser reaberto:
| Motivo | Quem marca | Reabrir |
|---|---|---|
| Sem prestação de serviço no período | A equipe | Sim |
| Outro motivo | A equipe, com observação | Sim |
| Contrato encerrado | O sistema, ao encerrar o contrato | Não |
| Fora da vigência | O sistema, quando a vigência de um contrato em vigor é reduzida | Não |
Por que o que o sistema marcou não se reabre
"Contrato encerrado" e "Fora da vigência" são consequência de outra decisão: encerrar o contrato ou encurtar a vigência. Reabrir um desses ciclos ressuscitaria a cobrança que aquela decisão dispensou. Por isso eles também não aparecem como opção no motivo.
O que o fornecedor fica sabendo
- Marcar sem faturamento envia o aviso Período sem faturamento, e os lembretes daquele período param.
- Reabrir envia o aviso Período reaberto.
- No portal, o ciclo mostra "A contratante informou que não há faturamento neste período."
- Ao encerrar um contrato, os ciclos ainda não faturados viram "Sem faturamento" sem um e-mail por ciclo.
- O fornecedor recebe uma única vez o aviso de contrato encerrado.
- Sessenta e-mails dizendo a mesma coisa seriam ruído.
Os avisos "Período sem faturamento" e "Período reaberto" podem ser ligados ou desligados em Notificações. Toda marcação e reabertura também fica no Histórico do contrato, como "Período marcado sem faturamento" e "Período reaberto", com quem fez e quando.
Quem pode o quê
| Ação | Proprietário | Administrador | Financeiro | Operacional | Gestor de carteira | Leitor |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ver a fila de ciclos | só a carteira | |||||
| Registrar documento desta competência | só a carteira | |||||
| Marcar sem faturamento e reabrir | só a carteira |
A fila de ciclos depende de Ver contratos, e não da permissão de faturamento: ela mostra o que os contratos esperam. A lista completa está em Permissões por papel.
Ciclos em outros lugares
- Detalhe do contrato: com o contrato em vigor, o quadro Ciclos de faturamento aparece antes da ficha, com as colunas Competência, Limite, Previsão de pagamento, Valor esperado, Situação e Documento. Cada linha oferece "Registrar documento de …" e o link "Ver na fila de ciclos" abre a fila completa. As mesmas ações de marcar sem faturamento, reabrir e calcular proporcional também estão ali.
- Dashboard: o cartão Ciclos sem documento (abertos e vencidos) e a barra Faturamento em aberto ("Vencidos, sem documento", "Em aberto, dentro do prazo", "Com documento, aguardando análise") levam para a fila. O gráfico Faturamento esperado mostra os ciclos do ano, sem os dispensados.
- Contratos: a fila "Faturamento atrasado" da tela de Contratos lista os contratos com ciclos vencidos.