Eventos
Como criar, publicar, editar e cancelar encontros, treinamentos e reuniões, escolher o público e acompanhar as presenças.
Em resumo
- Eventos são encontros, treinamentos e reuniões para a equipe interna, para os fornecedores ou para os dois — você escolhe o público.
- O evento nasce em rascunho e só aparece para o público depois de publicado. Publicar não manda e-mail.
- Realizado não é uma ação: o Afflux calcula pelo horário. Passou o término, o evento vira Realizado sozinho.
- Cancelar não apaga: o evento continua visível para os convidados, com o motivo. Só o rascunho pode ser excluído.
- Confirmar presença é opcional e não registra jornada. Para ver é preciso Ver eventos e programações; para criar e editar, Criar e editar eventos e programações.
Por que a presença não registra jornada
O subtítulo da tela já avisa: "Encontros, treinamentos e reuniões. Confirmar presença é opcional e não registra jornada."
O Afflux foi desenhado para a relação com fornecedores de serviços, que não são empregados da sua organização. Por isso o sistema não tem ponto, controle de jornada nem folha de horas — e a confirmação de presença num evento serve só para você saber quem vem e controlar as vagas. Ela não é obrigatória e não mede horário de trabalho de ninguém.
A tela de eventos
Abra ComunicaçãoEventos. No topo ficam a busca "Buscar eventos..." e, para quem gerencia, Novo evento.
| Aba | O que mostra | Quando está vazia |
|---|---|---|
| Próximos | Os eventos publicados que ainda não terminaram — inclusive o que está acontecendo agora. | "Nenhum evento agendado" |
| Realizados | Os eventos que já terminaram. | "Nenhum evento realizado" |
| Rascunhos | Os eventos ainda não publicados. | "Nenhum rascunho" |
| Cancelados | Os eventos cancelados, com o motivo. | "Nenhum evento cancelado — Um evento cancelado continua visível para quem foi convidado, com o motivo." |
Criar um evento
Abra o formulário
Clique em Novo evento (ou em Criar evento, quando a lista está vazia).
Descreva o evento
- Título
- Como o evento aparece na lista e no calendário. Ex.: Treinamento do novo fluxo de faturamento.
- Descrição
- Pauta, o que levar, a quem procurar.
Informe data e local
As datas e horas são sempre no horário de Brasília, para todo mundo que vê o evento.
- Inícioobrigatório
- Dia e hora em que o evento começa.
- Término
- Dia e hora em que termina. Sem término, o evento é considerado realizado assim que passa o horário de início.
- Formato
- Presencial, Remoto ou Híbrido.
- Local
- Onde o evento acontece.
- Link da reunião
- O endereço da sala virtual. Precisa começar com http:// ou https://.
Escolha o público
Em Para quem é o evento, escolha uma das três opções:
Toda a equipe e os fornecedores com acesso ao portal veem o evento.
Só a equipe interna vê o evento. Fornecedores não. Escolha ao menos um em Departamentos convidados.
Só os fornecedores escolhidos veem o evento, no portal deles. Escolha ao menos um em Fornecedores convidados.
Defina a presença
- Pedir confirmação de presença
- Mostra o botão Confirmar presença para o público. É opcional para quem participa e não registra jornada.
- Vagas
- O número máximo de confirmações. Em branco, o evento fica Sem limite.
Salve ou publique
- Salvar rascunho guarda o evento sem mostrá-lo ao público.
- Publicar torna o evento visível para o público escolhido.
Ao editar, o botão é Salvar alterações.
As situações de um evento
Só quem gerencia eventos vê. Pode ser editado, publicado ou excluído.
Publicado e ainda não começou. Aparece para o público, na lista e no calendário.
Publicado, entre o início e o término. Continua na aba Próximos.
O término já passou (ou o início, se não houver término). Calculado pelo horário.
Continua visível para os convidados, com o motivo. Não aceita mais confirmações.
Como muda
- RascunhoAgendado— Publicar
- AgendadoAcontecendo agora— chega o horário de início (automático)
- Acontecendo agoraRealizado— passa o horário de término (automático)
- AgendadoCancelado— Cancelar evento, com motivo
- Acontecendo agoraCancelado— Cancelar evento, com motivo
Realizado é calculado, não marcado
Ninguém precisa marcar um evento como realizado. O Afflux compara o horário de término com a hora atual, em Brasília, toda vez que mostra o evento. Assim a situação está sempre certa — na lista, no detalhe, no calendário e no portal —, sem depender de alguém lembrar de atualizar.
Publicar
No detalhe de um rascunho, a ação principal é Publicar. A confirmação diz: "Publicar evento?" — "Ele passa a aparecer para o público escolhido. Ninguém é avisado por e-mail: o evento entra na lista de eventos e no calendário."
Nenhuma ação de evento manda e-mail
Publicar, editar, cancelar e excluir eventos não envia e-mail a ninguém. Se o evento for importante, divulgue-o também por um comunicado no Mural ou por outro canal.
Editar
Rascunhos e eventos publicados podem ser editados — dados, público e convidados de uma vez, pelo mesmo formulário. Ao salvar, o evento passa a ser exatamente o que está no formulário:
- Quem saiu do público perde a confirmação. Se você troca o público ou tira um fornecedor ou departamento dos convidados, as presenças confirmadas por quem deixou de ser convidado caem.
- Vagas não descem abaixo das confirmações. A edição recusa um número de vagas menor que o de pessoas que já confirmaram.
- Convidados fora da sua carteira ficam. Se você tem carteira restrita, os fornecedores convidados que estão fora dela nem aparecem no formulário — e por isso continuam convidados quando você salva.
Cancelar
Num evento publicado, use Cancelar evento e informe o Motivo. A confirmação diz: "Cancelar evento?" — "Ele continua visível para quem foi convidado, marcado como cancelado e com o motivo abaixo, e deixa de aceitar confirmações."
Cancelar não é apagar
Um evento cancelado continua aparecendo para o público, com o selo Cancelado e o motivo. Quem tinha confirmado presença precisa ver que o evento não vai acontecer — sumir da tela não é o mesmo que ser avisado.
Excluir (só rascunho)
Só o rascunho pode ser excluído, em Mais ações › Excluir. A confirmação diz: "Excluir rascunho?" — "O rascunho é apagado. Ninguém além de quem gerencia eventos chegou a vê-lo. Não há como desfazer."
Um evento publicado não se exclui: se ele não vai mais acontecer, cancele-o.
Confirmar presença
Quando o evento pede confirmação, cada pessoa do público vê o bloco "Sua presença" no detalhe, com Confirmar presença ou Desmarcar presença.
| Situação | O que a pessoa vê |
|---|---|
| Ainda não confirmou | "Você ainda não confirmou presença." |
| Confirmou | "Você confirmou presença." Ao confirmar: "Presença confirmada." |
| Desmarcou | "Presença desmarcada." |
| Vagas esgotadas | "As vagas se esgotaram." |
| Evento cancelado | "O evento foi cancelado." |
As vagas são conferidas no momento da confirmação: se duas pessoas tentam a última vaga ao mesmo tempo, só uma consegue. Confirmar presença num evento que já terminou é recusado; desmarcar é sempre aceito.
O que cada um vê no detalhe
O detalhe mostra "Quando e onde" (Data, Horário, Formato, Local, Link da reunião) e "Sobre o evento".
- A ficha com Criado por, Criado em e Vagas.
- A lista Presenças confirmadas (vazia: "Nenhuma confirmação ainda").
- A própria presença.
- Data, horário, formato, local e link.
- A própria presença.
- Não vê quem criou ou cancelou o evento, a lista de convidados nem as presenças de outras pessoas.
No portal, o fornecedor tem as abas Próximos, Realizados e Cancelados. Quem representa apenas fornecedores inativos não vê eventos, e o convite dirigido a um fornecedor inativo não chega a quem o representa. Veja Comunicação e equipe.