Centros de custo, departamentos e projetos
Para que servem os cadastros auxiliares, como criar, editar e inativar centros de custo, departamentos e projetos.
Em resumo
- Centros de custo, departamentos e projetos organizam a despesa com fornecedores: são escolhidos na alocação do contrato e seguem para as contas a pagar geradas a partir dele.
- O departamento é a área que contrata e pode sugerir um centro de custo; o projeto tem código e período próprios.
- Inativar tira o cadastro das listas de seleção, mas não mexe no que já o usa. Não há exclusão.
- A mesma tela tem as abas Tipos de documento e Tipos de onboarding, explicadas em páginas próprias.
- Ver exige Ver centros de custo, departamentos e projetos; criar e editar exige Editar cadastros auxiliares.
Para que serve cada cadastro
Onde a despesa é apropriada. Contratos e contas a pagar apontam para ele.
Tem código (ex.: 1.01) e nome.
A área da empresa que contrata fornecedores.
Pode ter um centro de custo padrão, sugerido ao alocar contratos do departamento.
Um recorte com código e período próprios, para alocar contratos e despesas por iniciativa.
Pode apontar para um centro de custo.
Onde eles aparecem
Os cadastros são opcionais no contrato, mas sem eles o custo não aparece quebrado por área nem por projeto. Veja a seção Alocação em Criar um contrato.
A tela de cadastros
Em ConfiguraçõesCadastros, a tela traz cinco abas, cada uma com a contagem de registros: Centros de custo, Departamentos, Projetos, Tipos de documento e Tipos de onboarding. A busca "Buscar cadastro..." procura por código e nome.
| Aba | Colunas | Filtros |
|---|---|---|
| Centros de custo | Código, Nome, Situação, Editar | Situação |
| Departamentos | Nome, Centro de custo, Situação, Editar | Situação e Centro de custo |
| Projetos | Projeto (nome e código), Centro de custo, Período, Situação, Editar | Situação, Centro de custo e Período |
- Situação: "Ativos e inativos", "Ativos" ou "Inativos". O selo mostra Ativo ou Inativo.
- Centro de custo: "Todos os centros", "Sem centro de custo" ou um centro específico (código e nome).
- Período (projetos): "Qualquer período", "Em andamento", "Ainda não começaram", "Encerrados" ou "Sem período definido". Na coluna, o período aparece como "de … a …", "Desde…", "Até…" ou "—" quando não há datas.
Se nenhum registro corresponde aos filtros, a tela avisa e oferece Limpar filtros.
Tipos de documento e tipos de onboarding
As outras duas abas da mesma tela abrem formulários em página própria e têm regras específicas. Veja Tipos de documento (o que a organização pede ao fornecedor e o caminho de cada documento) e Tipos de onboarding (o que o fornecedor envia pelo link de pré-cadastro).
Criar ou editar um cadastro
Escolha a aba e abra o formulário
Na aba do cadastro, clique em Novo centro de custo, Novo departamento ou Novo projeto. Para alterar um registro existente, use Editar na linha dele. O formulário abre num diálogo.
Preencha os campos
- Códigoobrigatório
- Até 30 caracteres. Ex.: 1.01. Existe em centro de custo e projeto; departamento não tem código. Não pode repetir um código já usado.
- Nomeobrigatório
- Até 120 caracteres.
- Centro de custo
- Só em departamento e projeto, com a opção Nenhum. No departamento, é o centro sugerido ao alocar contratos dele. A lista mostra só centros ativos; um centro já escolhido que foi inativado continua aparecendo, marcado (inativo).
- Início e Fim
- Só em projeto. O período do projeto; Fim antes de Início fica marcado como inválido.
- Ativo
- Chave que define se o cadastro é oferecido nas listas de seleção.
Salve
Clique em Criar (ou Salvar alterações, na edição). A tela confirma, por exemplo, "Centro de custo criado." ou "Projeto atualizado.". Para desistir, use Voltar.
| Mensagem | O que significa |
|---|---|
| Já existe um registro com esse código. | O código já está em uso. Escolha outro ou edite o registro existente. |
| Você não tem permissão para editar cadastros. | O seu papel não tem Editar cadastros auxiliares. |
Inativar em vez de excluir
Inativo deixa de ser oferecido; o que já usa continua
Desligue a chave Ativo quando um centro de custo, departamento ou projeto não deve mais ser usado. Ele sai das listas de seleção de contratos e de outros cadastros, mas o que já o usa continua como está: contratos e contas a pagar antigos mantêm a alocação. Assim o histórico de custos não se perde nem muda de lugar.
Para reativar, edite o registro e ligue a chave Ativo de novo.
Quem pode o quê
| Ação | Ver | Criar e editar |
|---|---|---|
| Proprietário e Administrador | ||
| Operacional e Gestor de carteira | ||
| Financeiro | ||
| Leitor |
O botão de novo cadastro só aparece para quem tem Editar cadastros auxiliares.