O portal do fornecedor
O que o fornecedor vê e faz no portal, o que fica só com a organização e como a situação do cadastro muda o que ele pode fazer.
Em resumo
- O portal do fornecedor é a área em que quem representa um fornecedor acompanha contratos, envia faturamento e documentos, assina, acompanha pagamentos e lê a comunicação da organização.
- Só entra quem foi convidado pela organização com o papel de portal e vinculado a um ou mais fornecedores. Não existe cadastro público.
- O fornecedor vê só o que é dele: nunca os outros fornecedores, os dados bancários, os nomes de quem decidiu dentro da contratante nem a trilha interna.
- A situação do cadastro muda o que dá para fazer: bloqueado consulta tudo mas não age; inativo só consulta o que é dele e perde a comunicação.
- Esta seção serve para a organização orientar os fornecedores — e pode ser repassada a eles.
Para que serve
Sem o portal, cada nota fiscal, certidão e comprovante chega por e-mail e alguém da sua equipe precisa digitar e conferir. Com o portal, o próprio fornecedor:
Regra do Afflux
O portal é opcional. O fornecedor existe no Afflux como cadastro da sua organização, com ou sem acesso. Quando ele não tem acesso, a sua equipe registra o faturamento e os documentos que chegarem por outros meios.
Quem acessa
Acessa o portal a pessoa convidada pela organização com o papel Portal do fornecedor e vinculada a um ou mais fornecedores. É sempre uma pessoa física com conta própria — e-mail e senha — que age em nome do fornecedor.
- Uma pessoa pode representar vários fornecedores na mesma organização. Nesse caso ela escolhe com qual vai trabalhar, e cada fornecedor tem o seu próprio endereço no portal.
- A mesma conta serve para várias organizações: quem já atende outra empresa no Afflux usa o mesmo e-mail e a mesma senha, e entra pelo endereço de cada organização.
- Quem acessa o portal não vê o painel da equipe interna, e vice-versa: são dois produtos separados.
Para a organização: como dar acesso
O acesso nasce de um convite enviado pela sua equipe. Convide a pessoa com um papel de portal e escolha quais fornecedores ela representa: o convite já cria o vínculo dela com cada fornecedor escolhido. O passo a passo está em Pessoas e acesso ao portal e em Membros. O que a pessoa faz ao receber o convite está em Primeiro acesso.
O menu do portal
| Grupo | Item | O que o fornecedor encontra |
|---|---|---|
| Portal | Visão geral | O que a organização espera dele agora, com os prazos, os últimos faturamentos e os próximos recebimentos. |
| Portal | Contratos | As condições sob as quais ele presta serviço, com os ciclos de faturamento de cada contrato. |
| Portal | Faturamento › Ciclos | A agenda do que deve ser faturado e até quando. |
| Portal | Faturamento › Faturamentos | O que já foi enviado e em que pé está a análise. |
| Portal | Pagamentos | O que a organização tem a pagar, o que já pagou e o recibo de cada pagamento. |
| Portal | Documentos | Certidões, contratos e comprovantes exigidos, com validade, renovação e assinatura. |
| Portal | Dados cadastrais | Contato, endereço, inscrições e logo, que ele mesmo mantém. |
| Comunicação | Mural, Pesquisas, Eventos | Comunicados, pesquisas e encontros publicados pela organização. |
No topo da barra lateral fica o seletor de fornecedor, com o logo, o nome e o CPF ou CNPJ do fornecedor atual. No rodapé, o menu da pessoa traz Tema escuro, Perfil & Segurança e Sair.
O que o fornecedor não vê
O portal mostra ao fornecedor o andamento do que é dele, e nada além disso.
- Os próprios contratos, ciclos e faturamentos.
- Os documentos dele e as assinaturas pedidas.
- O histórico de cada documento e faturamento: o que mudou, quando e o motivo.
- Os pagamentos, com data, meio e recibo.
- Mural, pesquisas e eventos da organização.
- Os nomes de quem decidiu dentro da contratante: o histórico mostra o que aconteceu, sem dizer quem.
- O resultado da análise por IA que a equipe usa para conferir o faturamento.
- Os dados bancários: a conta de destino é decisão de quem paga.
- Outros fornecedores: só aparecem os que a pessoa representa.
- A trilha de auditoria e as anotações internas.
Avisos fixos na barra lateral
Quando a organização ou o cadastro do fornecedor está numa situação especial, o portal mostra um aviso fixo na barra lateral, em todas as telas.
| Aviso | Quando aparece | Texto na tela |
|---|---|---|
| Somente leitura | A organização contratante está suspensa no Afflux. | "Esta organização está suspensa. Você pode consultar e baixar, mas não registrar novas operações." |
| Cadastro inativo | A organização encerrou a relação comercial com o fornecedor. | "A empresa encerrou a relação comercial com este cadastro. Você pode consultar e baixar, mas não enviar documentos, faturamentos nem alterar os dados." |
| Cadastro bloqueado | A organização pausou as ações do fornecedor. | "A empresa pausou temporariamente o envio de documentos e faturamentos, as assinaturas e a edição dos dados." Em seguida vem a mensagem escolhida pela empresa ou, se ela não escreveu nenhuma, "Fale com a empresa para liberar." |
Os botões continuam na tela
Nas três situações os botões continuam visíveis. Quem tentar enviar, assinar ou salvar recebe a recusa com a explicação. Se isso acontecer, o caminho é falar com a organização.
O que o fornecedor pode fazer em cada situação
| No portal | Ativo | Bloqueado | Inativo |
|---|---|---|---|
| Consultar contratos, faturamentos, documentos e pagamentos | só o que é dele | ||
| Baixar arquivos e recibos | |||
| Enviar faturamento | |||
| Enviar e renovar documentos | |||
| Assinar ou recusar assinatura | |||
| Editar dados cadastrais e logo | |||
| Ler mural, responder pesquisas e ver eventos | |||
| Receber e-mails de aviso |
- A empresa quer conversar antes de o fornecedor agir — muitas vezes por um documento irregular.
- Os ciclos, as filas e os e-mails seguem normalmente, de propósito: se o bloqueio foi esquecido, o fornecedor recebe o aviso, tenta agir, lê a mensagem e avisa a empresa.
- A equipe interna continua registrando, pedindo, aprovando e pagando.
- A empresa encerrou a relação comercial com aquele cadastro.
- O portal vira consulta do que é dele; o grupo Comunicação some do menu.
- O que já era devido continua: o faturamento que chegou antes ainda pode ser aprovado e a conta existente, paga.
Quem representa um fornecedor ativo e outro inativo na mesma organização continua lendo o mural e as pesquisas pelo fornecedor ativo. Convite de evento, porém, só vale pelo fornecedor com relação ativa.
Para a organização
Bloquear, desbloquear e inativar fornecedores é feito no painel, na ficha do fornecedor. A mensagem que aparece no aviso de bloqueio é escrita por quem bloqueia. Veja Situações do fornecedor.
Nesta seção
Primeiro acesso
Aceitar o convite, entrar, recuperar a senha e proteger a conta.
Visão geral e pendências
O que a organização espera do fornecedor agora, com prazos.
Enviar faturamento
Ciclos, envio do faturamento, correção e acompanhamento.
Documentos e assinaturas
Atender solicitações, renovar e assinar eletronicamente.
Pagamentos e dados cadastrais
Recebimentos, recibos, contratos e dados do cadastro.
Mural, pesquisas e eventos
A comunicação da organização com o fornecedor.
Preencher o pré-cadastro
Para quem recebeu o link de pré-cadastro.