Criar um contrato
Passo a passo para cadastrar um contrato, com o significado de cada campo e o efeito dele no faturamento.
Em resumo
- Todo contrato nasce em rascunho: enquanto for rascunho, você edita à vontade e nada é cobrado do fornecedor.
- Os campos de Faturamento decidem o que o sistema vai esperar: qual documento, de quanto em quanto tempo, até quando e com previsão de pagamento em que dia.
- Os ciclos de faturamento só são gerados na ativação — criar o contrato não gera nada sozinho.
- Para criar contratos é preciso a permissão Criar e editar contratos.
Antes de começar
O que você precisa ter em mãos
- O fornecedor já cadastrado e ativo. Cadastros em rascunho ou inativos não aparecem na busca do contrato. Um fornecedor bloqueado aparece: o bloqueio pausa as ações dele no portal, não as da sua equipe.
- O número do contrato, o objeto (o serviço contratado), o valor e as datas de vigência.
- O combinado sobre faturamento: qual documento o fornecedor emite (nota fiscal, recibo…) e até que dia ele envia.
- Opcional: centro de custo, departamento, projeto e o responsável interno — cadastrados em Cadastros.
Passo a passo
Abra o formulário
Vá em Contratos e clique em Novo contrato.
Atalho: na ficha do fornecedor, aba Contratos, o botão Novo contrato abre o formulário com o fornecedor já escolhido.
Preencha a seção Contrato
- Fornecedorobrigatório
- Busque pelo nome, código interno ou CNPJ. Depois que o contrato recebe documentos ou pedidos, o fornecedor não pode mais ser trocado.
- Número do contratoobrigatório
- O identificador que a sua organização usa, como CT-2026-001. É como o contrato aparece em listas, e-mails e no portal.
- Objeto
- O que foi contratado: o serviço, e não o cargo. Ex.: projeto elétrico do galpão B.
- Tipo
- A natureza do fornecedor neste contrato: Pessoa jurídica, Autônomo, Freelancer, MEI ou Cooperativa.
- Regime de valor
- Mensal, Por hora, Por entrega ou Variável. Só o regime Mensal permite ratear o ciclo parcial (veja abaixo).
- Valor
- O valor de referência do contrato. Em contratos periódicos, é o valor esperado de cada ciclo mensal (no quinzenal, metade por quinzena).
- E-mail corporativo
- Um e-mail de referência do contrato, quando houver.
Defina como o contrato é faturado
Esta é a seção mais importante: ela define o que o sistema vai esperar do fornecedor.
- Documento que liquida o cicloobrigatório
- Qual documento fecha cada período: Nota fiscal de serviço, RPA, Recibo ou Outro documento. A tela mostra quem emite cada um — o fornecedor (envia pelo portal), a contratante (registra ela mesma) ou qualquer um dos dois.
- Periodicidade do faturamentoobrigatório
- Mensal, Quinzenal ou Avulsa. Avulsa não gera ciclos: o documento vem quando vier, sem prazo esperado.
- Limite de envio
- No mensal: o dia do mês seguinte ao período até o qual o documento deve chegar. No quinzenal: quantos dias depois do fechamento da quinzena.
- Vencimento
- No mensal: o dia do mês seguinte ao período em que o pagamento está previsto. No quinzenal: quantos dias depois do fechamento. Vira a previsão de pagamento de cada ciclo e a sugestão de vencimento da conta a pagar.
- Inícioobrigatório
- Primeiro dia da vigência. Pode ser no passado: na ativação, os ciclos desde essa data são gerados juntos.
- Fim
- Último dia da vigência. Em branco, o contrato tem prazo indeterminado.
- Ratear ciclo parcial
- Só no regime Mensal e periodicidade não avulsa. Ligado: se o contrato começa ou termina no meio do mês, o valor esperado daquele mês é proporcional aos dias. Desligue para mensalidades indivisíveis.
Aloque o custo (opcional)
Na seção Alocação, escolha Centro de custo, Departamento, Projeto e Responsável interno. Esses dados vão para as contas a pagar geradas a partir deste contrato e alimentam o gráfico de custo por departamento do dashboard.
Salve
Clique em Criar contrato. O contrato aparece com o status Rascunho, na fila "Esperando decisão" da tela de Contratos.
Entendendo os prazos de um ciclo
Os dias informados no contrato viram datas concretas em cada ciclo. Veja um contrato mensal com limite de envio no dia 5 e vencimento no dia 15:
| Periodicidade | Ciclos gerados | Limite de envio | Previsão de pagamento |
|---|---|---|---|
| Mensal | Um por mês civil | Dia N do mês seguinte ao período | Dia N do mês seguinte ao período |
| Quinzenal | Dois por mês (1–15 e 16–fim), metade do valor cada | N dias após o fechamento da quinzena | N dias após o fechamento da quinzena |
| Avulsa | Nenhum | Não há | Definida na aprovação de cada documento |
Contrato que começa no meio do mês
Com Ratear ciclo parcial ligado, um contrato mensal de R$ 9.000 que começa em 16/set espera R$ 4.500 para setembro (15 de 30 dias) e o valor cheio a partir de outubro. O mesmo vale para o último mês, se o fim cair no meio dele.
Quem emite o documento muda quem é cobrado
- O fornecedor envia pelo portal.
- Ele recebe os lembretes de prazo por e-mail.
- Se o documento chegar por fora, a sua equipe pode registrá-lo.
- Quem registra é a sua equipe.
- O fornecedor não recebe lembrete e não tem botão de envio — ele vê "Aguardando RPA da contratante".
- O ciclo aparece no filtro "Aguardando a contratante" da fila de ciclos.
O que dá para mudar depois
Tudo é editável pelo próprio formulário do contrato.
Termos travados. Só a alocação interna muda. Para mudar termos, volte para rascunho.
Alterações pela tela Alterar contrato, com prévia do efeito nos ciclos.
Os detalhes estão em Alterar contrato em vigor.
Quer outro fornecedor?
Um contrato que já recebeu documentos ou pedidos não troca de fornecedor. Cancele-o e crie um contrato novo para o outro fornecedor.