Analisar e aprovar faturamento
Como conferir um documento de faturamento, usar a análise por IA, cumprir a alçada e aprovar — gerando a conta a pagar — ou rejeitar com motivo.
Em resumo
- No detalhe do documento você vê o arquivo, os valores, a alçada, o laudo da IA e todo o histórico antes de decidir.
- Colocar em análise é opcional: sinaliza que alguém está conferindo e encerra a janela de correção.
- A análise por IA confere CNPJs, valor e competência da nota fiscal — e não decide nada por você.
- Aprovar e gerar conta cria a conta a pagar na mesma operação. Com alçada configurada, a conta só nasce quando a última etapa é concluída. Não há como desaprovar.
- Rejeitar exige um motivo, que vai por e-mail ao fornecedor; o ciclo volta a aceitar envio.
O caminho até a decisão
Enquanto estiver Registrada ou Em análise, o documento pode ser rejeitado — e passa a Rejeitada.
O detalhe do documento
Abra o documento pela tela Faturamentos recebidos (FaturamentoFaturamentos), pela aba Faturamento do fornecedor ou pela fila de ciclos.
Cabeçalho: o rótulo ("NF 7"), o selo de status, o selo de origem ("Enviado pelo fornecedor" ou "Recebido externamente"), o tipo por extenso e, abaixo, fornecedor · competência · contrato.
Avisos que podem aparecer no topo:
- "Rejeitada", seguido do motivo da rejeição.
- O aviso de autoaprovação, quando quem está vendo foi quem registrou o documento (veja adiante).
As seções da página:
| Seção | O que tem |
|---|---|
| Arquivo | O PDF ou a imagem, os botões Conferir na prefeitura (quando a nota fiscal tem QR code) e "Abrir" o arquivo, e o código SHA-256 do arquivo. Sem arquivo: "Peça o arquivo antes de aprovar." |
| Alçada deste faturamento | Quantas aprovações o valor exige e o andamento de cada etapa (Aprovada ou Pendente). |
| Análise por IA | O laudo, só nos tipos que passam por IA. |
| Valores | Bruto, retenções, líquido, emissão, cada retenção em detalhe e o aviso de divergência, se houver — ele "não bloqueia a aprovação". |
| Decisões | Quem aprovou ou rejeitou, quando, e o comentário. |
| Histórico | Cada mudança de status, com data, autor e motivo. |
Colocar em análise
Com o documento Registrada, Colocar em análise muda o status para Em análise. Exige Colocar documento em análise.
O passo é opcional — dá para aprovar ou rejeitar direto de "Registrada". O efeito prático é sinalizar que alguém está conferindo e fechar a correção: a partir daqui nem o fornecedor nem a equipe corrigem o documento; se houver erro, o caminho é rejeitar.
Análise por IA
Disponível só para os tipos que passam por IA — hoje, a nota fiscal de serviço. Nos demais, a seção nem aparece.
Peça a análise
Clique em Analisar com IA (ou Analisar de novo). Exige Colocar documento em análise. Antes da primeira análise a tela diz: "Ainda não analisada. A IA confere o CNPJ do emitente e do tomador, o valor contra o contrato e a competência — e não decide nada por você."
Leia o laudo
O laudo traz um resumo e uma de duas conclusões:
Os dados extraídos batem com o cadastro e com o contrato.
"A decisão continua sendo de quem aprova." Abaixo vem a lista de divergências.
Se o arquivo não parece uma nota fiscal, o laudo avisa: "O arquivo anexado não parece ser uma nota fiscal."
Os dados extraídos do arquivo aparecem ao lado: Número no documento, Valor no documento, Competência, CNPJ do emitente, CNPJ do tomador e Emissão.
Limites da análise
- Sem arquivo, não há análise: "A análise compara o documento com o cadastro. Sem arquivo anexado, não há o que comparar."
- Arquivo novo descarta o laudo: quando o documento é corrigido com outro arquivo, a análise anterior é descartada e precisa ser feita de novo.
- A IA não aprova nem rejeita: ela aponta divergências; a decisão é sempre de uma pessoa.
Na lista de Faturamentos recebidos, a coluna Análise IA mostra Não analisada, o número de divergências (2 divergências) ou Conferida.
Alçada de aprovação
A alçada define quantas aprovações um faturamento precisa antes de virar conta a pagar. Ela é configurada em ConfiguraçõesAprovação de faturamentos. Detalhes em Alçada de aprovação.
Sem etapas configuradas, qualquer pessoa com permissão de aprovar conclui o faturamento sozinha, e a conta a pagar nasce na hora.
Cada etapa tem nome (Gestor, Diretoria, Controladoria…), ordem, o valor a partir do qual é exigida e quem decide — um papel interno ou qualquer um com permissão. As etapas são cumpridas em ordem crescente.
No detalhe do documento, a seção Alçada deste faturamento diz: "Pelo valor, este documento exige N aprovações. A conta a pagar só nasce quando a última for concluída." Cada etapa aparece como "Aprovada" ou "Pendente".
Aprovar e gerar conta
Com o documento em "Registrada" ou "Em análise", clique em Aprovar e gerar conta. Exige Aprovar ou rejeitar documentos.
- Vencimento
- A data de vencimento da conta a pagar. Vem preenchida com a previsão de pagamento do ciclo. Sem data, o vencimento vira o último dia do mês seguinte à competência — é o caso típico do documento avulso.
- Observação
- Opcional. Fica registrada nas Decisões.
A confirmação "Aprovar este documento e gerar a conta a pagar?" é explícita: "A conta a pagar é criada na mesma transação e passa a valer como obrigação da organização, com vencimento em … Não há como desaprovar: para reverter, o caminho é o financeiro."
Depois da aprovação final:
- o documento fica Aprovada e o ciclo, Faturado;
- a conta a pagar aparece em Contas a pagar, com o centro de custo, departamento e projeto do contrato;
- o fornecedor recebe o aviso "Documento de faturamento aprovado" e passa a ver no portal a situação do pagamento.
Regra do Afflux
A conta a pagar nasce da aprovação e na mesma operação — ou as duas coisas acontecem, ou nenhuma. Ela não é lançada à mão, para que todo pagamento tenha um documento conferido por trás. E como a aprovação já criou uma obrigação da organização, não existe "desaprovar": a reversão é tratada no financeiro.
Rejeitar
Com o documento em "Registrada" ou "Em análise", clique em Rejeitar. Exige Aprovar ou rejeitar documentos.
A confirmação "Recusar este documento?" explica: "O documento permanece no histórico e o ciclo volta a aceitar envio. O fornecedor recebe o motivo por e-mail."
- Motivo da rejeiçãoobrigatório
- Ex.: valor divergente do contrato. É o que o fornecedor lê no e-mail e no portal — escreva o que ele precisa corrigir.
Confirme em Recusar documento. O documento fica Rejeitada, com o motivo visível nas listas, e o ciclo volta ao status que as datas indicam hoje — Aberto, Vencido se o limite já passou, ou Previsto se o documento tinha sido enviado antes de o período começar. O documento corrigido é então enviado (ou registrado) de novo.
Quem registrou também pode aprovar
Uma mesma pessoa pode registrar um documento e aprová-lo. Nesse caso o detalhe mostra o aviso: "Você registrou este documento. A aprovação continua sendo sua responsabilidade, e a trilha guarda os dois atos com o seu nome."
Avisa, mas não bloqueia
Bloquear a autoaprovação inviabilizaria organizações com uma só pessoa na equipe interna. Em vez disso, o Afflux avisa e registra: a origem do documento, quem registrou, quem aprovou e cada decisão ficam na trilha de auditoria, que ninguém edita. Se a sua organização quer mais de uma aprovação em faturamentos maiores, configure etapas na alçada.
Quem faz o quê nos papéis padrão
| Ação | Proprietário | Administrador | Financeiro | Operacional | Gestor de carteira | Leitor | Portal |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ver documentos de faturamento | só a carteira | só os dele | |||||
| Enviar faturamento pelo portal | |||||||
| Registrar documento recebido fora do portal | só a carteira | ||||||
| Corrigir enquanto Registrada (cada lado só o que cadastrou) | só a carteira | ||||||
| Colocar em análise e analisar com IA | só a carteira | ||||||
| Aprovar ou rejeitar |
| Permissão (como aparece em Papéis e permissões) | O que libera |
|---|---|
| Ver documentos de faturamento | A tela Faturamentos recebidos e o detalhe dos documentos. |
| Registrar documento recebido fora do portal | Registrar faturamento e corrigir o que a equipe registrou. Nunca vai para o papel do portal. |
| Colocar documento em análise | Colocar em análise e pedir a análise por IA. |
| Aprovar ou rejeitar documentos | Aprovar e gerar conta, e rejeitar. |
| Enviar documentos de faturamento | O envio pelo portal. É só do papel do fornecedor. |
Em papéis criados pela organização, essas permissões podem ser combinadas como quiser. Com alçada por etapas, a etapa ainda pode restringir quem decide a um papel específico. A lista completa está em Permissões por papel.