Alterar contrato em vigor
Como corrigir ou renegociar um contrato ativo ou suspenso — o que muda na hora, o que muda a partir de uma competência e o que acontece com cada ciclo.
Em resumo
- Contrato Ativo ou Suspenso se altera pelo botão Alterar contrato, sem precisar encerrar e criar outro.
- Cadastro e alocação mudam na hora e não mexem em ciclo nenhum. Condições comerciais, vigência e periodicidade mudam o que o sistema espera receber — por isso pedem justificativa, mostram uma prévia ciclo a ciclo e pedem confirmação.
- A condição nova vale a partir de uma competência ("Vigora a partir de"). O que já é fato — ciclo faturado, aguardando análise ou com documento — fica como está.
- Mudar condições comerciais exige uma permissão própria, que por padrão só o proprietário e o administrador têm.
- O fornecedor recebe um e-mail com o antes e o depois quando mudam condição ou vigência — nunca por correção de cadastro ou alocação.
Quando usar
| Status do contrato | Como alterar |
|---|---|
| Rascunho | Pelo próprio formulário, na aba Detalhes. Tudo é editável. Veja Criar um contrato. |
| Em formalização | Editar alocação: só a alocação interna muda. Os termos estão travados — para mudá-los, use "Voltar para rascunho" (Formalização e ativação). |
| Ativo e Suspenso | Alterar contrato, no cabeçalho do contrato. |
| Encerrado e Cancelado | Não se alteram. |
O botão exige a permissão Criar e editar contratos. O subtítulo da tela resume a lógica: "Cadastro e alocação mudam na hora. Condições comerciais mudam a partir de uma competência, e só nos ciclos que ainda são expectativa."
Regra do Afflux
O contrato guarda a condição atual; cada ciclo guarda a condição da sua competência. Alterar é trocar a condição atual e refazer o retrato só dos ciclos que ainda são expectativa. Assim, o contrato e os ciclos nunca passam a dizer coisas diferentes em silêncio, e o que já foi faturado continua batendo com o documento recebido.
As quatro classes de campo
A tela é dividida em quatro seções. Cada uma tem um efeito diferente:
| Seção | Campos | Quando vale | Mexe nos ciclos? | Avisa o fornecedor? | Pede justificativa? |
|---|---|---|---|---|---|
| Cadastro | Número do contrato, Tipo, Objeto, E-mail corporativo | Na hora | |||
| Alocação | Centro de custo, Departamento, Projeto, Responsável interno | Na hora | |||
| Condições comerciais | Valor, Regime de valor, Documento que liquida o ciclo, Limite de envio, Vencimento, Ratear ciclo parcial | A partir da competência escolhida | Recalcula os que são expectativa | ||
| Vigência e periodicidade | Início, Fim, Periodicidade | A partir da própria data ou da competência escolhida | Muda a grade de ciclos |
Cadastro
"Vale na hora e não mexe em ciclo nenhum." Número, tipo, objeto e e-mail não mudam o que se fatura. Em formalização, a seção aparece travada: "Travado durante a formalização. Para mudar os termos, volte o contrato para rascunho."
Alocação
Centro de custo, departamento, projeto e responsável interno valem na hora, inclusive em formalização. São dados internos: a ficha do contrato no portal nem os mostra.
A alocação chega às contas a pagar na aprovação
A conta a pagar lê o centro de custo e o projeto no momento em que o faturamento é aprovado. Por isso, um documento que está em análise quando você muda a alocação vira conta a pagar já com a alocação nova. A prévia mostra quantos documentos estão nessa situação.
Se um centro de custo, departamento ou projeto foi desativado depois de escolhido, ele continua aparecendo como a opção atual — salvar a tela não remove a alocação por engano.
Condições comerciais
"Mudam o que o sistema espera receber, a partir da competência que você escolher." Os campos são os mesmos da seção Faturamento do contrato: valor, regime de valor, documento que liquida o ciclo, limite de envio, vencimento e rateio do ciclo parcial.
Mudar condição — e também vigência ou periodicidade — exige a permissão Alterar valor, prazos e tipo de faturamento de contrato em vigor, além de Criar e editar contratos. Sem ela, as seções Condições comerciais e Vigência e periodicidade ficam travadas, e a tela mostra: "Alterar as condições exige permissão própria. Peça a quem administra a organização."
Por que uma permissão própria
Mudar uma condição muda a cobrança, os lembretes e o que o fornecedor vê — o mesmo peso de encerrar um contrato. Por isso, por padrão, só o proprietário e o administrador têm essa permissão, e o portal do fornecedor nunca a tem. Quem pode criar e editar contratos continua corrigindo cadastro e alocação.
Vigência e periodicidade
"Mudam a grade dos ciclos: o que ainda é expectativa se ajusta, e o que já é fato limita até onde dá para ir."
- Início
- Exige a permissão própria de condições. Só muda enquanto nenhum ciclo começou a correr. Nesse caso todos os ciclos saem e são gerados de novo com a data nova.
- Fim
- Em branco = indeterminado. Reduzir não alcança período que já tem documento. Veja Reduzir ou prorrogar a vigência, abaixo.
- Periodicidade
- Muda a partir da competência de efeito, onde os ciclos ainda são só previsão. Exige a mesma permissão própria das condições comerciais. Em contrato avulso aparece Avulsa — passar a periódico exige outro contrato.
Vigora a partir de
Ao mudar uma condição ou a vigência, a tela pede dois campos a mais:
- Vigora a partir deobrigatório
- A competência de efeito. Os ciclos a partir dela passam a esperar a condição nova; os anteriores ficam como estão. É sempre um dia 1, entre o mês de início do contrato e 12 meses à frente. O padrão é a primeira competência que ainda não começou.
- Justificativaobrigatório
- Por que a condição mudou. Fica no histórico do contrato, no evento Contrato alterado. É uma anotação interna: não vai no e-mail ao fornecedor.
- Retroagir é permitido, com aviso: o que retroage é só expectativa. Ciclos já faturados ou com documento não mudam.
- Competências anteriores à de efeito que ainda não tinham ciclo nascem com a condição antiga, para que a rotina diária não as gere depois já com a nova.
- Na vigência, o efeito sai da própria data informada no início ou no fim.
- Em contrato avulso não há ciclos nem competência de efeito: a condição nova vale para o próximo documento.
- Em contrato suspenso não nasce ciclo. O que faltar nasce na reativação, já com a condição vigente — a prévia avisa.
O Afflux não exige termo aditivo
A obrigação jurídica — aditivo, nova assinatura — é decisão da sua organização. O Afflux controla o efeito operacional da mudança. Se houver um aditivo, anexe-o depois na aba Documentos do contrato.
A prévia: o que cada ciclo passa a esperar
Enquanto você preenche, a tela mostra a prévia "O que cada ciclo passa a esperar", uma linha por competência. Ela responde duas perguntas: o que cada ciclo passa a esperar (recálculo) e o que acontece com o período de cada ciclo (grade). A prévia é exatamente o que a alteração vai executar.
| Efeito na prévia | O que significa |
|---|---|
| Recalculado | O ciclo ainda é expectativa e passa a esperar a condição nova. |
| Sai — era só previsão | O ciclo nunca foi tocado (sem documento, sem lembrete) e deixa de existir. |
| Sem faturamento — fora da vigência | O ciclo já tinha sido comunicado ao fornecedor (lembrete, período em curso, documento recusado) e, em vez de sair, deixa de esperar documento. |
| Encurtado | O ciclo que contém o novo fim da vigência passa a ir só até ele. |
| Volta à vigência | Um período que uma redução tinha tirado volta a esperar documento, porque a vigência foi prorrogada. |
| Ciclo novo — completa o período | O último período parcial já estava faturado: nasce um ciclo complementar da mesma competência, com o resto do período. |
| Impede a alteração | O ciclo é fato (faturado, aguardando análise ou com documento) e a mudança o alcançaria. A tela diz até onde dá para ir. |
O que é mantido e o que é recalculado
- Ciclo Faturado.
- Ciclo Aguardando análise.
- Ciclo com documento recebido e válido.
- Ciclo Sem faturamento.
- Ciclo Previsto sem documento.
- Ciclo Aberto ou Vencido sem documento válido. A prévia avisa que o fornecedor pode já estar emitindo o documento.
- Ciclo cujo documento foi recusado: a alteração pode ser justamente o que corrige a recusa.
O status de um ciclo recalculado continua seguindo a data de hoje: ele só alterna entre Aberto e Vencido conforme o novo prazo.
Se um documento chegar entre a prévia e a confirmação, o ciclo dele passa a ser mantido — o lado seguro. A mensagem de conclusão mostra os números reais.
Reduzir ou prorrogar a vigência
- O ciclo que contém o novo fim é encurtado; os de depois deixam de valer.
- Os ciclos nunca tocados saem; os que já foram comunicados ao fornecedor ficam Sem faturamento — fora da vigência. Essa dispensa só se desfaz por uma prorrogação que devolva o período à vigência.
- Não dá para reduzir até um período que já tem documento. A recusa diz o limite, por exemplo: "a vigência não pode terminar antes de 31/08/2026".
Periodicidade e fim na mesma alteração são recusados
Cada uma dessas mudanças mexe na grade de ciclos de um jeito diferente, e a combinação não teria uma prévia confiável. Faça uma alteração de cada vez.
Os ciclos dispensados ou devolvidos por uma mudança de vigência não geram um e-mail por ciclo: o aviso de contrato alterado já diz, uma vez, que a vigência mudou.
O que não se altera
| O que | Por quê | O caminho |
|---|---|---|
| Fornecedor | O contrato, os documentos e o faturamento dele pertencem àquele fornecedor; um contrato que já tem documentos ou faturamento não troca de fornecedor. | Criar um contrato novo para o outro fornecedor. |
| Avulsa ↔ periódica | Os ciclos são contados a partir do início da vigência; transformar um contrato avulso em periódico geraria todo o passado como vencido. | Criar outro contrato. |
| Status | Status muda pelas ações do contrato, cada uma com seus efeitos e confirmação. | Suspender, encerrar e cancelar. |
Salvar a alteração
Abra a tela
No detalhe do contrato, clique em Alterar contrato (ou Editar alocação, em formalização).
Mude os campos
Altere o que for preciso. Se mudar condição ou vigência, escolha Vigora a partir de e escreva a Justificativa.
Confira a prévia
Leia o efeito em cada ciclo. Se alguma linha aparecer como "Impede a alteração", ajuste a data ou a competência até onde a tela permite.
Salve
Clique em Salvar alteração (ou em Voltar sem salvar para desistir).
- Cadastro e alocação salvam direto.
- Condição ou vigência abrem a confirmação "Alterar as condições do contrato?" ou "Alterar a vigência do contrato?", com a consequência em números. Confirme em Alterar contrato.
O evento Contrato alterado entra no histórico, com a justificativa.
O aviso ao fornecedor
O aviso Contrato alterado vai por e-mail ao fornecedor e vem ligado por padrão. Você pode desligá-lo em Notificações.
| O que mudou | Avisa? | Por quê |
|---|---|---|
| Condições comerciais e periodicidade | Sim, com o antes → depois e a competência de efeito | É o que o fornecedor vê e de que depende para faturar. |
| Vigência | Sim, com o antes → depois | Muda até quando ele fatura. |
| Alocação | Não | É interna: o portal nem a mostra. |
| Cadastro | Não | Número, objeto, tipo e e-mail não mudam o que se fatura; um e-mail por correção de digitação seria ruído. |
A justificativa não vai no e-mail: é uma anotação interna. Duas alterações no mesmo contrato geram dois avisos.