Papéis e permissões
O que cada papel padrão pode fazer, como criar um papel próprio e o catálogo completo das permissões, módulo por módulo.
Em resumo
- O papel diz o que a pessoa pode fazer; o alcance do membro diz sobre quais fornecedores — toda a organização ou uma carteira restrita.
- Toda organização tem 7 papéis padrão (Proprietário, Administrador, Financeiro, Operacional, Gestor de carteira, Leitor e Portal do fornecedor). Eles não se editam.
- Você pode criar papéis próprios para a equipe interna: o papel nasce sem nenhuma permissão e você marca as que quiser.
- Algumas permissões mexem com dinheiro, contrato em vigor ou acesso de pessoas: entregue-as com cuidado.
- Ver a tela exige Ver papéis e permissões; criar e editar papéis exige Criar e editar papéis.
Papel e alcance: duas perguntas diferentes
- Um conjunto de permissões: aprovar faturamento, criar contrato, registrar pagamento…
- Decide também qual produto a pessoa usa: um papel de portal leva ao portal do fornecedor; os demais, ao painel.
- Escolhido no convite e alterável na edição do membro.
- Toda a organização: a pessoa enxerga todos os fornecedores.
- Carteira restrita: só os fornecedores escolhidos para ela.
- Definido em Membros, pessoa a pessoa.
Por isso o mesmo papel serve para pessoas com recortes diferentes. A própria tela resume: "um gestor de carteira usa o mesmo papel de um operacional, com alcance restrito".
Mudou o papel, mudou na hora
O Afflux confere o papel e as permissões da pessoa a cada acesso, e não guarda isso no momento do login. Quando você altera o papel de alguém ou as permissões de um papel, a mudança vale já na próxima ação, sem a pessoa sair e entrar de novo.
A tela de papéis
Em ConfiguraçõesPapéis e permissões há duas abas, com contagem: Papéis do sistema e Papéis criados. A busca procura por nome, código ou descrição.
Cada papel aparece num cartão com o nome, os selos Sistema e Portal quando se aplicam, a descrição, quantas permissões ele tem do total do catálogo e quantos membros o usam.
- Botão Ver permissões: mostra só as permissões concedidas, agrupadas por módulo.
- A tela avisa: "Papel de sistema: as permissões são somente leitura."
- Fecha com Fechar permissões.
- Botão Editar permissões: abre caixas de marcação por módulo, cada uma com a descrição da permissão.
- Salve com Salvar permissões ou desista com Cancelar.
- Exige Criar e editar papéis.
Os papéis padrão
Os papéis do sistema são iguais em toda organização e não podem ser editados. Na tela, nomes e descrições aparecem sem acento (por exemplo, "Proprietario").
| Papel | Descrição | O que pode, em resumo |
|---|---|---|
| Proprietário | Controle total, incluindo titularidade e exclusão da organização. | Tudo o que a equipe interna pode fazer, inclusive transferir a titularidade e excluir a organização. |
| Administrador | Controle total, exceto titularidade e exclusão da organização. | O mesmo que o Proprietário, menos transferir a titularidade e excluir a organização. |
| Financeiro | Fluxo fiscal e financeiro completo, leitura dos cadastros. | Analisa, registra, aprova e rejeita faturamentos; vê e cadastra dados bancários; aprova obrigações financeiras, cria lotes e registra pagamentos; marca ciclo sem faturamento. Consulta organização, membros, fornecedores, cadastros, contratos, documentos, auditoria e plano. |
| Operacional | Fornecedores, contratos e documentos. | Cadastra e edita fornecedores, cadastros auxiliares e contratos; marca ciclo sem faturamento; solicita, envia, assina, analisa e aprova documentos; coloca faturamento em análise e registra faturamento recebido fora do portal; cria e edita tarefas. Consulta organização, membros, comunicados e eventos. Não aprova faturamento nem vê o financeiro. |
| Gestor de carteira | Como operacional, restrito aos fornecedores da carteira. | As mesmas permissões do Operacional. A diferença é o alcance: ele é convidado com Carteira restrita. |
| Leitor | Somente leitura. | Todas as permissões de consulta, de todos os módulos. Não altera nada. |
| Portal do fornecedor (selo Portal) | Acesso do fornecedor aos próprios dados. | No portal: envia faturamento e documentos, assina, acompanha contratos, faturamentos e pagamentos, atualiza contato e endereço do próprio cadastro, lê comunicados e eventos. Não vê dados bancários pelo papel. |
Enviar faturamento é só do portal
Nenhum papel da equipe interna tem Enviar documentos de faturamento: quem envia é o fornecedor, pelo portal. Quando o documento chega por fora, a equipe usa Registrar documento recebido fora do portal. Assim fica sempre claro, para cada documento, se foi o fornecedor quem mandou ou a organização quem registrou.
A comparação completa, permissão por permissão, está em Permissões por papel.
Criar um papel próprio
Abra a aba Papéis criados
Em ConfiguraçõesPapéis e permissões, vá à aba Papéis criados e clique em Novo papel.
Dê nome e código
- Nomeobrigatório
- Como o papel aparece nas listas e no convite. Ex.: Compras.
- Códigoobrigatório
- Identificador interno do papel. A tela sugere um a partir do nome, em minúsculas, sem acento nem espaço, com até 30 caracteres.
- Descrição
- Para que serve o papel. Aparece no cartão e ajuda quem for convidar a escolher o papel certo.
Clique em Criar papel.
Marque as permissões
O papel nasce sem nenhuma permissão. No cartão dele, clique em Editar permissões, marque as permissões de cada módulo e clique em Salvar permissões.
Use o papel no convite
O papel novo passa a aparecer no campo Papel do convite e da edição de membros, na aba Membros da organização.
Papel criado é sempre da equipe interna
A tela não tem opção para criar papel de portal: todo papel criado leva ao painel. Para dar acesso ao portal do fornecedor, use o papel padrão Portal do fornecedor.
Catálogo de permissões
São 44 permissões, agrupadas por módulo. A tela mostra os módulos em ordem alfabética. Os códigos de cada permissão estão em Permissões por papel.
Dois cuidados ao ler a tela: o módulo Assinatura trata do plano do Afflux contratado pela organização, e não de assinatura eletrônica — esta fica no módulo Documentos.
Organização, pessoas e configuração
| Módulo | Permissão | O que libera na prática |
|---|---|---|
| Organização | Ver dados da organização | O item Organização no menu, com os campos só para consulta. |
| Organização | Editar dados da organização | Salvar os dados e a logo da organização e gerenciar a integração com o Asaas. |
| Organização | Transferir titularidade | Passar a titularidade da organização. Só o Proprietário tem. |
| Organização | Excluir a organização | Excluir a organização. Só o Proprietário tem. |
| Membros | Ver membros da equipe | O item Membros no menu e a lista de quem tem acesso. |
| Membros | Convidar, editar e remover membros | Convidar, reenviar e revogar convites; editar papel, alcance e situação; remover acessos. |
| Papéis | Ver papéis e permissões | O item Papéis e permissões no menu. |
| Papéis | Criar e editar papéis | Criar papéis próprios e marcar as permissões deles. |
| Cadastros | Ver centros de custo, departamentos e projetos | Os itens Cadastros e Notificações no menu. |
| Cadastros | Editar cadastros auxiliares | Criar e editar centros de custo, departamentos, projetos, tipos de documento e tipos de onboarding. |
| Auditoria | Ver a trilha de auditoria | A tela de Auditoria; junto com a permissão de membros, o Histórico de membros. |
| Assinatura | Ver o plano contratado | O item Plano e assinatura no menu. |
| Assinatura | Alterar plano e forma de pagamento | Reservada para mudança de plano. Hoje a tela de plano é só de consulta: a mudança é feita com a equipe do Afflux. |
Fornecedores e contratos
| Módulo | Permissão | O que libera na prática |
|---|---|---|
| Fornecedores | Ver fornecedores | A lista e a ficha dos fornecedores. |
| Fornecedores | Cadastrar e editar fornecedores | Criar e editar cadastros de fornecedor, inclusive bloquear e desbloquear. |
| Fornecedores | Excluir fornecedores | Excluir cadastros de fornecedor. |
| Fornecedores | Atualizar contato e endereço do próprio cadastro (portal) | No portal, o fornecedor mantém o próprio contato, endereço e logo. |
| Dados bancários | Ver dados bancários | A aba Dados bancários do fornecedor. |
| Dados bancários | Cadastrar dados bancários | Incluir e editar contas bancárias do fornecedor. |
| Contratos | Ver contratos | A tela de contratos e a aba Contratos do fornecedor. |
| Contratos | Criar e editar contratos | Criar contratos e editar o formulário do contrato. |
| Contratos | Encerrar contratos | Encerrar contratos. |
| Contratos | Alterar valor, prazos e tipo de faturamento de contrato em vigor | A tela Alterar contrato, de um contrato ativo. |
| Contratos | Marcar ciclo sem faturamento e reabrir | Os botões Marcar período sem faturamento e Reabrir período. |
Documentos e faturamento
| Módulo | Permissão | O que libera na prática |
|---|---|---|
| Documentos | Ver documentos | As telas de documentos e a aba Documentos do fornecedor. |
| Documentos | Enviar e editar documentos | Enviar documento em nome da organização e gerar o certificado de um documento assinado. |
| Documentos | Assinar documentos | Assinar eletronicamente os documentos em que a pessoa é signatária. |
| Documentos | Solicitar documentos ao fornecedor | O botão Solicitar documento. |
| Documentos | Analisar e aprovar documentos do fornecedor | Aprovar ou recusar os documentos enviados. |
| Documentos | Configurar quem assina: grupos de assinantes e a regra de assinatura dos tipos de documento | Alterar a tela Assinantes e a regra de assinatura de cada tipo de documento. |
| Faturamento | Ver documentos de faturamento | As telas de faturamento e a aba Faturamento do fornecedor; o item Aprovação de faturamentos no menu. |
| Faturamento | Enviar documentos de faturamento | Enviar nota fiscal ou recibo pelo portal. Só o papel de portal tem. |
| Faturamento | Colocar documento em análise | Os botões Colocar em análise e Analisar com IA. |
| Faturamento | Aprovar ou rejeitar documentos | Aprovar o faturamento (o que gera a conta a pagar) ou rejeitá-lo com motivo. |
| Faturamento | Registrar documento recebido fora do portal | Registrar faturamento e corrigir o que a própria organização registrou. |
Financeiro, comunicação e rotina
| Módulo | Permissão | O que libera na prática |
|---|---|---|
| Financeiro | Ver contas a pagar e pagamentos | As telas do financeiro e o item Integrações no menu. |
| Financeiro | Aprovar obrigações financeiras | A aprovação de obrigações financeiras. |
| Financeiro | Criar lotes e registrar pagamentos | Dar baixa em contas, montar e descartar lotes. |
| Comunicação | Ver comunicados e pesquisas | Mural e pesquisas. |
| Comunicação | Criar e publicar comunicados e pesquisas | Criar, publicar e gerenciar comunicados e pesquisas. |
| Eventos | Ver eventos e programações | Eventos e calendário. |
| Eventos | Criar e editar eventos e programações | Criar e editar eventos e compromissos do calendário. |
| Tarefas | Ver tarefas | A tela de tarefas. |
| Tarefas | Criar e editar tarefas | Criar, editar e excluir tarefas. |
Permissões sensíveis
Entregue com cuidado
Estas permissões têm efeito direto em dinheiro, em contratos em vigor ou em quem acessa a organização. Ao montar um papel próprio, marque-as só para quem realmente responde por essas decisões:
- Encerrar contratos — encerra a relação contratual.
- Alterar valor, prazos e tipo de faturamento de contrato em vigor — muda o que o sistema espera do fornecedor nos próximos ciclos.
- Configurar quem assina: grupos de assinantes e a regra de assinatura dos tipos de documento — decide quem assina em nome da organização.
- Criar lotes e registrar pagamentos — dá baixa em contas e movimenta pagamentos.
- Convidar, editar e remover membros — decide quem entra, com que papel, e quem sai.