Grupos de assinantes
Defina quais pessoas da equipe podem assinar pela empresa em cada tipo de documento.
Em resumo
- Um grupo de assinantes reúne as pessoas que podem assinar pela empresa — por exemplo, a Diretoria. No tipo de documento, você escolhe qual grupo assina.
- Sem grupos, qualquer pessoa da equipe com a permissão Assinar documentos assina pela empresa.
- O grupo é de pessoas, não de papéis: quem perde o acesso continua no grupo e só assina quando voltar a ter acesso.
- Ver a tela exige Ver documentos (só equipe interna); editar exige Configurar quem assina: grupos de assinantes e a regra de assinatura dos tipos de documento.
Para que servem
Em muitos documentos, não basta que "alguém da empresa" assine: o contrato social ou uma procuração define quem pode representar a organização. O grupo de assinantes leva essa regra para o Afflux — "só a Diretoria assina o termo de confidencialidade".
- Qualquer pessoa da equipe com a permissão Assinar documentos assina pela empresa.
- É o que a tela diz quando está vazia: "Sem grupos, qualquer pessoa da equipe com permissão de assinar assina pela empresa."
- Só integrantes do grupo assinam aquela assinatura.
- Ainda assim, cada um precisa de acesso ativo e da permissão de assinar.
Grupo é de pessoas, não de papel
Poder de assinar pela empresa é uma questão jurídica (estatuto, procuração), e não de cargo no sistema. Se a regra fosse "o papel Financeiro assina", todo mundo com esse papel viraria signatário. Por isso você escolhe as pessoas, uma a uma. E como "ser da Diretoria" é um fato sobre a pessoa, e não sobre o acesso dela, quem fica sem acesso continua no grupo.
A tela
ConfiguraçõesAssinantes mostra um cartão para cada grupo, os ativos primeiro. Cada cartão traz:
- O nome, com o selo Inativo quando for o caso, e a descrição.
- A contagem "N pessoa(s)" e o uso do grupo: "Nenhum tipo de documento exige este grupo", "Exigido em X e Y" ou "Exigido em N tipos de documento".
- O link Histórico (N), que mostra quem já participou e em que período ("dd/mm/aaaa a dd/mm/aaaa").
- Os integrantes em fichas. Passar o mouse mostra "No grupo desde dd/mm/aaaa".
No rodapé, a tela lembra: "Qual grupo assina cada documento se define no tipo de documento, em Cadastros › Tipos de documento."
Criar um grupo
Abra o diálogo
Clique em Novo grupo no cabeçalho (ou em Criar grupo, se ainda não houver nenhum). O diálogo explica: "Um grupo reúne quem pode assinar pela empresa. No tipo de documento, você escolhe qual grupo assina."
Preencha
- Nomeobrigatório
- Até 80 caracteres. Ex.: Diretoria.
- Descrição
- Opcional. Ajuda a escolher o grupo certo ao configurar um tipo de documento.
Clique em Criar grupo. A tela confirma com "Grupo criado."
Inclua as pessoas
No cartão do grupo, clique em Incluir pessoa. Escolha a pessoa no campo Pessoa da equipe e confirme em Incluir no grupo.
A confirmação lembra: a pessoa passa a assinar pela empresa quando um documento exigir o grupo. "Para assinar, ela ainda precisa de acesso ativo e permissão de assinar."
Quem está sem acesso aparece na lista como "(sem acesso ativo)". Quando toda a equipe interna já está no grupo, o botão fica desabilitado com a dica "Toda a equipe interna já está neste grupo."
Exija o grupo no tipo de documento
Em Tipos de documento, na seção Quem assina, escolha a alçada "do grupo" com o nome do grupo na assinatura da Empresa.
Tirar alguém do grupo
O × na ficha da pessoa tira ela do grupo, com a confirmação "Tirar a pessoa do grupo?" e o botão Tirar do grupo.
- A pessoa deixa de assinar por aquele grupo.
- As assinaturas pendentes designadas a ela por este grupo voltam para o grupo — outro integrante pode assumir.
- A participação fica no Histórico do grupo, com o período em que ela fez parte.
Pessoa "sem acesso"
Quem está no grupo mas não tem acesso ativo à organização aparece com a marca sem acesso e a dica "Continua no grupo, mas só assina quando voltar a ter acesso."
Não é preciso tirar a pessoa do grupo quando o acesso dela é suspenso: ao voltar, ela volta a assinar normalmente. E remover o acesso de alguém nunca é bloqueado por uma assinatura pendente — a assinatura volta para o grupo.
Grupo vazio
Um grupo sem ninguém mostra "Ninguém neste grupo ainda." Se esse grupo é exigido por algum tipo de documento, o aviso fica em destaque: "Ninguém neste grupo. Os documentos que exigem este grupo ficam sem quem assine."
Confira a quantidade de pessoas
Se um tipo de documento pede mais assinaturas do grupo do que o grupo tem de integrantes, a tela do tipo avisa. Cada pessoa assina uma vez por documento: um grupo de 2 pessoas não cobre uma assinatura que pede 3.
Editar e desativar um grupo
Na edição você muda nome e descrição e tem a chave Ativo: "Grupos inativos não aparecem nos tipos de documento." Salve com Salvar alterações ("Grupo atualizado.").
Desativar deixa assinaturas paradas
Ao desativar, a tela avisa: "Assinaturas pendentes deste grupo ficam sem quem assine até ele voltar ou o documento ser cancelado." Antes de desativar, troque o grupo nos tipos de documento que o exigem.
Quem pode o quê
| Ação | Permissão |
|---|---|
| Ver os grupos e os integrantes | Ver documentos (só equipe interna) |
| Criar, editar e desativar grupos; incluir e tirar pessoas | Configurar quem assina: grupos de assinantes e a regra de assinatura dos tipos de documento, além de Ver documentos |
A tela é só da equipe interna: o portal do fornecedor não a vê. A permissão de configurar vem por padrão só no Proprietário e no Administrador, e pode ser dada a outros papéis internos em Papéis e permissões.