Catálogo de e-mails
Todos os e-mails que o Afflux envia, para quem vão, quando saem e quais a organização pode desligar.
Em resumo
- O Afflux avisa por e-mail os acontecimentos (documento recebido, faturamento aprovado, pagamento liquidado) e os prazos (documento e contrato a vencer, lembrete de faturamento).
- A maioria é configurável em Notificações: ligar ou desligar, para o fornecedor e para a equipe.
- E-mails de acesso (convite, recuperação de senha) e os do pré-cadastro ao fornecedor sempre saem — sem eles ninguém entra.
- Publicar no mural, criar pesquisa e publicar ou cancelar evento não enviam e-mail.
Para quem cada e-mail vai
Fornecedor
Vai para as pessoas com acesso ao portal daquele fornecedor. Se ninguém tem acesso ainda, vai para o e-mail do cadastro do fornecedor — por isso vale manter esse e-mail preenchido.
Responsáveis internos
Vai para quem, na equipe, tem a permissão ligada àquele aviso e alcança o fornecedor (toda a organização ou a carteira que o inclui). Quem acabou de registrar um faturamento não recebe o aviso do que ele mesmo digitou.
Organização suspensa ou cancelada não envia e-mail
Enquanto a organização não estiver ativa, nenhum e-mail operacional é enviado.
Documentos
| Fornecedor | Equipe | Quando sai | |
|---|---|---|---|
| Documento solicitado | ligado | — | A equipe pede um documento (ou uma renovação) |
| Documento recebido | — | ligado | Chega um documento que precisa de análise. Vai para quem pode aprovar documentos e alcança o fornecedor |
| Documento aprovado | ligado | — | A equipe aprova um documento que exigia análise |
| Documento recusado | ligado | — | A equipe recusa, com o motivo |
| Assinatura pendente | ligado | ligado | Um documento passa a aguardar assinatura. Cada signatário é avisado uma vez, quando chega a vez dele |
| Assinatura recusada | ligado | ligado | Um lado recusa a assinatura; o outro lado recebe o motivo |
| Documento cancelado | ligado | — | A equipe cancela um documento em curso |
| Documento a vencer | ligado | desligado | Antecedências configuráveis: padrão 30, 15, 7 e 0 dias |
Faturamento
| Fornecedor | Equipe | Quando sai | |
|---|---|---|---|
| Documento de faturamento recebido | — | ligado | Um faturamento chega pelo portal ou é registrado. Vai para quem pode aprovar e alcança o fornecedor — respeitando a primeira etapa da alçada, quando ela existe |
| Documento de faturamento aprovado | ligado | — | A aprovação é concluída |
| Documento de faturamento recusado | ligado | — | A equipe rejeita, com o motivo |
| Lembrete de envio de documento | ligado | — | A partir de 5 dias antes do prazo, repetindo a cada 3 dias enquanto o ciclo estiver aberto ou vencido, até 90 dias depois do prazo |
| Período sem faturamento | ligado | — | A equipe marca uma competência como sem faturamento |
| Período reaberto | ligado | — | A equipe reabre uma competência |
Lembretes a cada 3 dias
Vencido: continuam a cada 3 dias, por até 90 dias
Prazo − 5 dias1º lembrete
Prazo − 2 dias2º lembrete
Prazolimite de envio
Contratos
| Fornecedor | Equipe | Quando sai | |
|---|---|---|---|
| Contrato ativado | ligado | — | O contrato passa a valer |
| Contrato alterado | ligado | — | Mudam condições ou vigência que o fornecedor vê, com o antes e o depois |
| Contrato encerrado | ligado | — | O contrato é encerrado |
| Contrato devolvido para ajustes | ligado | — | Um contrato em formalização volta para rascunho |
| Contrato cancelado | ligado | — | Um contrato em formalização é cancelado (o rascunho o fornecedor nunca viu) |
| Contrato a vencer | desligado | ligado | Antecedências configuráveis: padrão 30, 15, 7 e 0 dias. Por padrão só a equipe: renovar ou encerrar é decisão de quem contrata |
Encerrar um contrato dispensa de uma vez todos os ciclos não faturados — mas o fornecedor recebe um e-mail de contrato encerrado, e não um por ciclo. Mudanças internas (alocação, número, objeto) não geram e-mail.
Financeiro
| Fornecedor | Equipe | Quando sai | |
|---|---|---|---|
| Pagamento liquidado | ligado | — | O pagamento de uma conta é confirmado |
Acesso e pré-cadastro
| Para quem | Configurável? | Quando sai | |
|---|---|---|---|
| Convite de acesso | A pessoa convidada | Não | Ao criar ou reenviar um convite |
| Recuperação de senha | Quem pediu | Não | Ao pedir a redefinição de senha |
| Convite de pré-cadastro | O destinatário do link | Não | Ao solicitar o cadastro ou reenviar |
| Correção de pré-cadastro | O destinatário do link | Não | Quando a equipe pede correção |
| Decisão do pré-cadastro | O destinatário do link | Não | Na rejeição (com o motivo) ou na aprovação sem acesso imediato ao portal — quando o acesso sai na aprovação, quem chega é o convite |
| Pré-cadastro recebido | Equipe (quem cadastra fornecedores) | Sim (ligado) | O fornecedor envia o pré-cadastro para análise |
| Acesso ao portal pendente | Equipe (quem gerencia membros) | Sim (ligado) | Um pré-cadastro foi aprovado por quem não pode enviar o acesso ao portal |
O que não gera e-mail
- Publicar comunicado no mural, criar ou ativar pesquisa.
- Publicar, editar ou cancelar evento — o evento aparece na lista e no calendário.
- Dispensar automaticamente os ciclos de um contrato encerrado ou fora da vigência.
- Alterar a alocação ou os dados de cadastro de um contrato.