Contratos
O que o contrato representa no Afflux, os status pelos quais ele passa e como usar a tela de Contratos e o detalhe de cada contrato.
Em resumo
- O contrato guarda a condição atual do que foi contratado: valor, prazos, documento que liquida cada período e vigência. É ele que faz o sistema saber quando esperar o faturamento de cada fornecedor.
- Cada ciclo de faturamento é o retrato de uma competência: o que se esperava naquele período, com o valor e os prazos daquela época.
- O contrato nasce em Rascunho, pode passar pela Em formalização e só gera ciclos quando fica Ativo.
- A tela Contratos é uma tela de trabalho: mostra o que trava, o que vence e o que parou de faturar. A carteira completa de cada fornecedor fica na ficha dele.
- Encerrar e cancelar mudam o status, mas nada é apagado: o histórico e os documentos continuam consultáveis.
O que o contrato representa
O contrato registra o que foi contratado e como será faturado. A partir dele, o Afflux gera os ciclos de faturamento: um para cada período (competência) dentro da vigência, já com valor esperado, limite de envio e previsão de pagamento.
- Guarda a condição de hoje: valor, regime, documento, dia limite, vencimento, periodicidade e vigência.
- Quando você altera uma condição, é o contrato que muda primeiro.
- É o retrato da sua competência: valor, prazo, previsão de pagamento e tipo de documento daquele período.
- O que já foi faturado fica como está, mesmo que o contrato mude depois.
Regra do Afflux
O contrato guarda a condição atual e cada ciclo guarda a condição do seu período. Assim, mudar o valor a partir de novembro não reescreve o que setembro e outubro já faturaram — o passado continua batendo com os documentos que foram recebidos.
Sem contrato, o fornecedor não gera ciclo de faturamento nem conta a pagar. É por isso que a aba Contratos da ficha do fornecedor avisa, quando está vazia: "Sem contrato, este fornecedor não gera ciclo de faturamento nem conta a pagar."
Ciclo de vida do contrato
Termos em elaboração. Tudo é editável, nada é pedido ao fornecedor e o contrato não aparece no portal.
Termos travados enquanto a organização pede, recebe, confere e assina os documentos do contrato. O fornecedor já vê o contrato no portal.
O contrato vale. Os ciclos de faturamento existem e o sistema espera o faturamento de cada período.
Parado por decisão da organização. Nenhum ciclo novo é gerado; os já abertos continuam valendo.
Fim normal de um contrato que valeu. Os ciclos não faturados foram dispensados. Não reabre.
Contrato que não chegou a valer, desfeito antes da ativação. Não reativa.
Como muda
- RascunhoEm formalização— Iniciar formalização
- RascunhoAtivo— Ativar sem formalização
- RascunhoCancelado— Cancelar contrato
- Em formalizaçãoAtivo— Ativar contrato (só com a documentação completa)
- Em formalizaçãoRascunho— Voltar para rascunho
- Em formalizaçãoCancelado— Cancelar contrato
- AtivoSuspenso— Suspender contrato
- AtivoEncerrado— Encerrar contrato
- SuspensoAtivo— Reativar contrato
- SuspensoEncerrado— Encerrar contrato
Toda mudança de status pede confirmação antes de acontecer e fica registrada no Histórico do contrato. Os detalhes de cada passagem estão em Formalização e ativação e em Suspender, encerrar e cancelar.
O que cada status permite
| Status | Documentos do contrato | O fornecedor vê no portal? | Ciclos e faturamento |
|---|---|---|---|
| Rascunho | Não abre pedido nem envio novo. O que sobrou de uma volta para rascunho continua listado. | Não | Não |
| Em formalização | Pede, recebe, analisa e assina. | Sim, e age (envia e assina) | Não — os ciclos só nascem na ativação |
| Ativo | Continua recebendo. | Sim | Sim |
| Suspenso | Continua recebendo. | Sim | Os ciclos já abertos continuam; nenhum novo é gerado |
| Encerrado | Não recebe mais. O que estava em curso é cancelado; o acervo fica para consulta. | Sim | Não — os ciclos não faturados são dispensados |
| Cancelado | Não recebe mais. O que estava em curso é cancelado; o acervo fica para consulta. | Sim | Não |
Regra do Afflux
O rascunho nunca aparece no portal porque ainda não é um compromisso: os termos podem mudar a qualquer momento. A partir da formalização, o fornecedor passa a ver o contrato, porque é com ele que os documentos vão ser reunidos e assinados.
A tela Contratos
Em Contratos, o subtítulo resume o propósito: "O que trava, o que vence e o que parou de faturar. A carteira de cada fornecedor fica na página dele." Para ver a tela é preciso a permissão Ver contratos; o botão Novo contrato aparece para quem tem Criar e editar contratos.
Cartões do topo
Os três últimos cartões são filtros: com uma fila aberta, aparece "Todas as filas" para voltar à visão completa.
As filas
Cada fila é uma tabela com as colunas Contrato, Fornecedor, Situação e uma coluna de detalhe.
| Fila | O que reúne | O que o detalhe mostra |
|---|---|---|
| Esperando decisão | "Rascunho ou em formalização: não gera ciclo nem faturamento até ser ativado." | "Termos em elaboração", "Pronto para ativar" ou "Em formalização · faltam N itens da documentação" |
| Vigência no fim | "Termina em até 30 dias — renovar ou encerrar." | "até dd/mm" ou "venceu em dd/mm" |
| Faturamento atrasado | "O prazo de envio passou e o faturamento não chegou." | "N ciclos vencidos" |
| Sem ciclo previsto | "Ativo, periódico e não espera nenhum faturamento." | "Faturamento Mensal" ou "Faturamento Quinzenal" |
| Suspensos | "Parados por decisão da organização." | — |
Sem ciclo previsto: o que fazer
Um contrato ativo e periódico deveria sempre ter algum ciclo à frente. Se ele aparece nesta fila, abra o contrato e use Atualizar ciclos em Mais ações para criar os ciclos que faltam.
"Pronto para ativar" e "faltam N itens" são calculados na hora, a partir da situação dos documentos — inclusive dos que vencem com o passar dos dias. Ninguém precisa atualizar essa informação.
Carteira por fornecedor
Abaixo das filas, a seção Carteira por fornecedor ("N fornecedores com contrato") mostra uma linha por fornecedor com as colunas Fornecedor, Ativos, Valor mensal ativo, Faturamento atrasado e Próxima vigência.
Quando não há contratos, a tela mostra "Nenhum contrato ainda" — "O contrato é o que faz o sistema saber quando esperar o faturamento de cada fornecedor." — com o botão Criar contrato. Quando há contratos mas nenhum pendente, aparece "Nada pendente".
O detalhe do contrato
Cabeçalho
- Número do contrato e o selo de status.
- Fornecedor (com link para a ficha) e o objeto.
- Vigência, com um selo de alerta quando o fim está perto; Valor (ou "Valor variável"); Faturamento, no formato tipo de documento · periodicidade · "até o dia N".
- Em contrato encerrado: "Encerrado em dd/mm/aaaa —" seguido do motivo do encerramento.
Abas
- Dados do contrato: em rascunho, para quem pode editar, é o formulário do contrato. Fora do rascunho, uma ficha somente leitura.
- Formalização: o painel de exigências do contrato, em formalização (e em rascunho, quando já há documentos). Veja Formalização e ativação.
- Ciclos de faturamento: com o contrato em vigor, aparecem antes da ficha.
- Histórico: os eventos do contrato.
Ações por status
Há sempre uma só ação principal no topo; as demais ficam em Mais ações. Todas pedem confirmação, e o botão para desistir é sempre "Voltar".
| Status | Ação principal | Em Mais ações | Outros botões |
|---|---|---|---|
| Rascunho | Iniciar formalização | "Ativar sem formalização", "Cancelar contrato" | — |
| Em formalização | Ativar contrato | "Voltar para rascunho", "Cancelar contrato" | Editar alocação |
| Ativo | — | "Atualizar ciclos" (se não for avulso), "Suspender contrato", "Encerrar contrato" | Alterar contrato |
| Suspenso | Reativar contrato | "Encerrar contrato" | Alterar contrato |
| Encerrado / Cancelado | — | — | — |
Ciclos de faturamento
A seção Ciclos de faturamento mostra as competências mais recentes, com as colunas Competência, Limite, Previsão de pagamento, Valor esperado, Situação e Documento, e o link "Ver na fila de ciclos" para a lista completa. Em cada linha há a ação "Registrar documento de …", seguida da competência, para a sua equipe registrar um documento que chegou por fora do portal.
| Situação do ciclo | Significado |
|---|---|
| Previsto | O período ainda não começou. |
| Aberto | O período começou e o documento é esperado. |
| Aguardando análise | O documento chegou e espera conferência. |
| Faturado | O documento do período foi aprovado. |
| Sem faturamento | O período deixou de esperar documento, com o motivo ao lado. |
| Vencido | O limite de envio passou sem documento. |
Quando não há ciclos, a seção explica o porquê: o contrato é de faturamento avulso (não há ciclos, cada documento é registrado quando chega), ainda não foi ativado (os ciclos nascem na ativação) ou nenhum ciclo foi gerado ainda — neste caso, use "Mais ações › Atualizar ciclos".
Marcar um período sem faturamento, reabri-lo e calcular um valor proporcional são ações do ciclo, explicadas em Ciclos de faturamento.
Histórico
O Histórico registra cada acontecimento do contrato, com quem fez e quando. Ele é da equipe interna: o fornecedor não o vê.
| Grupo | Eventos |
|---|---|
| Ciclo de vida | Contrato criado, Formalização iniciada, Contrato ativado, Contrato suspenso, Contrato reativado, Contrato encerrado, Contrato cancelado, Voltou para rascunho |
| Alteração | Contrato alterado |
| Ciclos | Período marcado sem faturamento, Período reaberto |
| Formalização | Exigência dispensada, Exigência voltou a ser exigida |
Sem nada registrado, aparece "Nada registrado ainda".
Permissões envolvidas
| Permissão | O que libera |
|---|---|
| Ver contratos | Ver a tela Contratos e o detalhe de cada contrato. |
| Criar e editar contratos | Criar contratos, editar o rascunho, fazer as transições de status (exceto encerrar) e alterar cadastro e alocação de contrato em vigor. |
| Encerrar contratos | Encerrar um contrato ativo ou suspenso. |
| Alterar valor, prazos e tipo de faturamento de contrato em vigor | Mudar as condições comerciais de um contrato ativo ou suspenso. |
| Marcar ciclo sem faturamento e reabrir | Dispensar e reabrir períodos de faturamento. |
| Ver documentos | Ver a aba Documentos do contrato. |
| Ação | Proprietário | Administrador | Financeiro | Operacional | Gestor de carteira | Leitor |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ver contratos | só a carteira | |||||
| Criar e editar contratos | só a carteira | |||||
| Encerrar contratos | ||||||
| Alterar condições de contrato em vigor | ||||||
| Marcar ciclo sem faturamento e reabrir | só a carteira |
Esses são os papéis padrão. A matriz completa está em Permissões por papel.
Veja também
Criar um contrato
Os campos do contrato e o efeito de cada um no faturamento.
Formalização e ativação
Reúna e assine os documentos antes de o contrato valer.
Alterar contrato em vigor
Mude valor, prazos ou vigência com prévia do efeito nos ciclos.
Suspender, encerrar e cancelar
Como parar ou terminar um contrato sem perder o histórico.