Como funcionam os documentos
Tipo, escopo, exigência, caminho e situações dos documentos de conformidade — e onde encontrar cada um no painel.
Em resumo
- Aqui falamos dos documentos de conformidade — certidões, contrato social, apólices, termos assinados. Nota fiscal, RPA e recibo são documentos de faturamento e seguem outro caminho.
- O tipo de documento decide tudo: se vale para o fornecedor inteiro ou para cada contrato, se passa por análise, se tem validade e se precisa de assinatura.
- Cada documento pertence a uma exigência: a "família" de versões de um mesmo item. "CNH do João" e "CNH da Maria" são duas exigências diferentes, cada uma com o documento atual e o histórico.
- Vigente e vencido são calculados com a data de hoje — ninguém precisa trocar a etiqueta.
- A tela Documentos mostra só o que pede ação (filas). O acervo completo fica na aba Documentos de cada fornecedor e de cada contrato.
Documento de conformidade não é documento de faturamento
O Afflux trata dois tipos de papel bem diferentes, e eles não se misturam:
- Certidões, contrato social, apólice, CNH, termo assinado.
- Prova que o fornecedor está em dia e apto a prestar o serviço.
- Tem tipo definido pela sua organização, validade, renovação e, se o tipo pedir, assinatura eletrônica.
- Fica na tela Documentos e na aba Documentos do fornecedor e do contrato.
- Nota fiscal de serviço, RPA, recibo ou outro documento.
- Cobra um período de serviço (o ciclo) e gera a conta a pagar quando aprovado.
- Os tipos são fixos do sistema; o contrato diz qual deles liquida cada ciclo.
- Fica na área Faturamento.
Se você procura nota fiscal, vá para Como funciona o faturamento.
O tipo de documento decide tudo
Todo documento tem um tipo — não existe documento sem tipo. É a sua organização que cadastra os tipos (CND, FGTS, contrato social, apólice…) em Tipos de documento, e cada tipo carrega quatro decisões:
- Escopo
- Do fornecedor: vale para o fornecedor inteiro (contrato social, certidões). De cada contrato: é pedido e guardado em cada contrato (apólice, termo assinado). Depois que o tipo recebe o primeiro documento, o escopo não muda mais.
- Análise da contratante
- Ligada, alguém da equipe aprova ou recusa o documento antes de ele valer. Desligada, ninguém aprova: o documento segue direto.
- Validade
- Ligada, quem envia informa a data de vencimento — e o tipo pode pedir a renovação automaticamente alguns dias antes.
- Assinaturas
- Ligada, o documento só vale depois de assinado por quem o tipo define: quantas pessoas, de que lado, em que qualidade e em quantas etapas.
Regra do Afflux
O caminho de um documento sai do tipo, e de mais lugar nenhum. Nem quem envia nem quem analisa escolhe se haverá análise ou assinatura: a tela mostra a regra, não a oferece. Assim, um fornecedor não consegue pular o controle que a sua organização definiu.
Os quatro caminhos possíveis
A combinação de análise e assinatura dá quatro caminhos. A tela de envio mostra o caminho em uma frase, por exemplo "Análise da contratante → assinaturas exigidas → passa a valer." ou "Passa a valer assim que é enviado.".
| Análise | Assinatura | O que acontece com cada envio |
|---|---|---|
| Não | Não | Passa a valer assim que é enviado |
| Sim | Não | Análise da equipe → passa a valer |
| Não | Sim | Assinaturas → passa a valer |
| Sim | Sim | Análise da equipe → assinaturas → passa a valer |
No caminho mais completo:
Mudou o tipo? Vale para o próximo envio
Cada versão de documento nasce com o retrato da regra do tipo naquele momento. Se você muda o tipo depois — liga a assinatura, desliga a análise —, a mudança vale para os próximos envios, inclusive renovações. O que já está a caminho segue a regra de quando foi enviado. É isso que impede um documento de ficar preso esperando uma assinatura que ninguém previu.
Exigência: a família de um documento
Uma exigência é o item que a sua organização acompanha ao longo do tempo: "a CND do fornecedor", "a apólice do contrato CT-2026-001", "a CNH do João". Cada exigência guarda as versões enviadas: a atual e o histórico.
- Duas pessoas, duas exigências. "CNH do João" e "CNH da Maria" são do mesmo tipo, mas são exigências independentes, cada uma com seu documento atual e seu histórico. É por isso que um fornecedor pode ter vários documentos vigentes do mesmo tipo.
- A identificação distingue as exigências. Quando já existe uma exigência do tipo, quem envia escolhe em qual entrar ou cria uma nova exigência com uma Identificação ("o nome do motorista, a placa, o estado"). O sistema nunca adivinha pelo texto.
- Uma versão vale por vez. Quando uma nova versão passa a valer, a anterior da mesma exigência vira Substituído. Ela continua no histórico.
- Renovar é enviar uma nova versão para a mesma exigência. Veja Validade, vencimento e renovação.
No acervo, a coluna Versões mostra quantas versões a exigência tem. Clicar no número abre o painel lateral com a lista completa, sem tirar você da tela.
Situações do documento
Cada versão tem uma situação. As de análise e assinatura dependem de alguém agir; Vigente e Vencido são calculadas na hora, comparando a validade com a data de hoje.
Chegou e espera a decisão de quem pode aprovar.
Aprovado (ou sem análise), parado até a última assinatura obrigatória.
Vale. Sem validade, ou com validade ainda não alcançada.
A data de validade passou. É o fim natural de um documento: ele valeu até aquela data, e isso continua sendo prova.
Recusado na análise ou na assinatura, com motivo. A solicitação reabre para o reenvio.
Uma versão mais nova da mesma exigência passou a valer no lugar dele.
Deixou de ter efeito antes de valer, pela empresa ou por mudança no contrato.
Como muda
- Em análiseAguardando assinatura— aprovado, quando o tipo exige assinatura
- Em análiseVigente— aprovado, quando o tipo não exige assinatura
- Em análiseRejeitado— recusado com motivo
- Aguardando assinaturaVigente— última assinatura obrigatória coletada
- Aguardando assinaturaRejeitado— alguém que representa uma parte recusou assinar
- Em análiseCancelado— Cancelar documento, ou o contrato voltou para ajustes, foi cancelado ou encerrado
- VigenteVencido— a data de validade passou
- VigenteSubstituído— uma nova versão da exigência passou a valer
Além da situação, o documento pode ter o selo Certificado: todas as assinaturas foram coletadas e alguém gerou o certificado, que sela o documento. Veja Assinatura eletrônica.
Situações da exigência
A exigência também tem uma situação, que resume o que falta para ela estar em dia. É ela que aparece, por exemplo, no painel de formalização do contrato e no portal do fornecedor.
Há um documento valendo.
O documento atual ainda vale, mas vence em até 30 dias.
Uma versão chegou e espera a decisão da sua equipe.
Uma versão espera assinaturas.
O documento atual perdeu a validade e não há substituto valendo.
O documento foi pedido e a vez é do fornecedor.
Não há nenhuma versão valendo.
Quando a exigência ainda não recebeu nenhum documento, o acervo mostra "Nenhum documento enviado" e o selo "Sem documento".
Filas × acervo: onde encontrar cada documento
O Afflux separa o que pede ação do registro completo:
- Mostram só o que espera alguém: análise, assinatura, vencimento, reenvio e pedidos em aberto.
- Servem para trabalhar: abrir, decidir, cobrar.
- Exigências que a organização não acompanha mais (fornecedor inativo, contrato encerrado, exigência dispensada) ficam de fora.
- Na ficha de cada fornecedor e de cada contrato.
- Mostra todas as exigências, agrupadas, com a versão atual e o histórico.
- Nada some: documentos vencidos, cancelados e substituídos continuam ali.
Por que não existe uma lista de todos os documentos
Uma lista plana de documentos mostraria "duas CNHs vigentes" sem dizer se são duas pessoas ou uma substituindo a outra. Por isso a unidade do acervo é sempre a exigência, e ele é navegado pelo fornecedor ou pelo contrato. A tela Documentos fica com o que é trabalho do dia.
Documentos de escopo do fornecedor aparecem na aba Documentos do fornecedor. Documentos de escopo de cada contrato aparecem na aba Documentos do contrato (e também no acervo do fornecedor).
A tela Documentos
Em Documentos você vê "O que espera decisão, o que vence e o que está com o fornecedor.". No cabeçalho ficam Solicitar documento e Enviar documento, cada um conforme a sua permissão.
Contadores e filas
Os contadores no topo funcionam como filtros: clique em um para abrir a fila correspondente.
| Fila | O que está nela |
|---|---|
| Aguardando análise | Chegaram e esperam uma decisão da sua equipe. |
| Aguardando assinatura | Aprovados, parados até a última assinatura obrigatória. |
| Vencem em 30 dias | Ainda valem. É a janela para pedir a renovação. |
| Vencidos | Perderam a validade e não têm substituto vigente. Fornecedor inativo e exigência dispensada ficam de fora. |
| Recusados | A solicitação foi reaberta e espera o reenvio. |
Cada fila lista Fornecedor, Documento, Validade, Enviado em e Situação.
Aguardando o fornecedor
A seção Aguardando o fornecedor reúne os pedidos em aberto — documentos solicitados que ainda não chegaram. Ela diz "Pedidos em aberto, dentro do prazo." ou quantos "passaram do prazo", e lista Fornecedor, Documento pedido, Prazo, Pedido em e Situação.
Quando não há nada
- "Nenhum documento pendente" significa que nada espera análise, assinatura ou renovação. O acervo completo continua na página de cada fornecedor.
- Com uma fila aberta e vazia, a tela mostra "Nada em" e o nome da fila, com o botão Ver todas as filas.
O acervo do fornecedor e do contrato
Na ficha do fornecedor, aba Documentos (e na aba Documentos do contrato), você encontra:
- A busca "Buscar documento ou tipo..." e os botões Solicitar e Enviar documento.
- O alerta Atenção às validades, com quantos documentos estão vencidos e quantos vencem nos próximos 30 dias.
- A seção Aguardando o fornecedor, com os pedidos em aberto daquele fornecedor ou contrato.
- A seção Exigências, com ordenação (Mais urgente, Nome (A–Z), Movimentação recente), filtros por tipo e por fila e três vistas: tabela, lista e grade.
- No fim, a seção Não exigidas mais, com as exigências que a organização deixou de acompanhar.
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Exigência | Nome da exigência e título do documento atual, ou "Nenhum documento enviado" |
| Situação | Selo da versão atual; se houver uma nova versão em curso, aparece uma segunda linha com ela |
| Validade | Data de validade do documento atual |
| Assinatura | De que lado falta assinar — veja Assinatura eletrônica |
| Renovação | Se a renovação foi pedida ou recebida, ou o botão para pedi-la |
| Versões | Número de versões; abre o painel lateral da exigência |
Contrato em rascunho ou encerrado
A aba Documentos do contrato só oferece Solicitar e Enviar documento quando o contrato está em formalização, ativo ou suspenso. Em rascunho, documentos são pedidos e recebidos a partir da formalização. Encerrado ou cancelado, o contrato não recebe mais documentos — o acervo continua disponível para consulta.
Fornecedor inativo
Sem relação comercial vigente, as exigências do fornecedor saem das filas e da renovação automática, e não entram documento nem pedido novos. O histórico continua como registro. Para voltar a acompanhá-lo, reative o fornecedor — as exigências voltam às filas sozinhas.
Permissões desta área
| Para… | Permissão |
|---|---|
| Ver documentos e filas | Ver documentos |
| Enviar documentos e gerar certificado | Enviar e editar documentos |
| Pedir documentos e renovações, deixar de exigir | Solicitar documentos ao fornecedor |
| Aprovar, recusar, cancelar e designar quem assina | Analisar e aprovar documentos do fornecedor |
| Assinar pela empresa | Assinar documentos |
| Configurar grupos de assinantes e regras de assinatura dos tipos | "Configurar quem assina: grupos de assinantes e a regra de assinatura dos tipos de documento" |
A matriz completa por papel está em Permissões por papel.
Próximos passos
Solicitar e enviar
Peça um documento ao fornecedor ou envie você mesmo.
Analisar, aprovar e cancelar
Decida o que chegou e entenda o detalhe do documento.
Validade e renovação
Avisos de vencimento, renovação automática e deixar de exigir.
Assinatura eletrônica
Etapas, qualidades, grupos de assinantes e certificado.