Validade, vencimento e renovação
Como o Afflux acompanha a validade dos documentos, avisa antes de vencer, pede a renovação e quando deixar de exigir um documento.
Em resumo
- Vigente e vencido são calculados todos os dias pela data de hoje: ninguém precisa atualizar a situação de um documento.
- O fornecedor recebe avisos de vencimento 30, 15, 7 e 0 dias antes — o padrão, que você pode mudar e até ajustar por tipo de documento.
- A renovação é um novo pedido ao fornecedor. Ela pode ser automática (o tipo pede N dias antes do vencimento) ou manual (botão Pedir renovação).
- Quando o fornecedor já enviou o substituto, o aviso muda de lado: para de cobrar o fornecedor e passa a avisar a sua equipe, que precisa analisar.
- Não precisa mais de um documento? Deixe de exigir a exigência, com motivo. Nada é apagado e as filas param de cobrar.
Vigente e vencido são calculados, não marcados
Quando o tipo tem validade, quem envia informa a data de vencimento. A partir daí:
- Até a data de validade, o documento está Vigente.
- No dia seguinte, ele passa a Vencido — sem que ninguém precise fazer nada.
- Perto da data, a exigência aparece como A vencer. Nos 30 dias anteriores, o documento entra na fila Vencem em 30 dias e o detalhe mostra "Vence em N dias" ou "Vence hoje".
Regra do Afflux
O que depende do relógio é calculado na hora, nunca gravado. Uma etiqueta gravada só estaria certa entre duas atualizações; calculada, ela está certa sempre — e a mesma resposta aparece no painel, no portal, no dashboard e nos e-mails.
Vencido é o fim natural de um documento
Um documento vencido valeu até aquela data — e isso continua sendo prova. Por isso não existe "encerrar documento": o que se encerra, quando for o caso, é a exigência (veja Deixar de exigir).
Atenção às validades
No acervo do fornecedor (e no portal), o alerta Atenção às validades resume a situação: quantos documentos estão vencidos e quantos vencem nos próximos 30 dias. Os botões Ver vencidos e Ver os que vencem filtram a lista.
O texto é o mesmo para a sua equipe e para o fornecedor, de propósito: "3 documentos vencidos" descreve o mesmo fato para quem cobra e para quem deve.
Na tela Documentos, as filas Vencem em 30 dias ("É a janela para pedir a renovação.") e Vencidos ("Perderam a validade e não têm substituto vigente.") mostram o mesmo para todos os fornecedores.
Avisos de vencimento
Sem que ninguém configure nada, o Afflux avisa o fornecedor por e-mail antes de cada documento vencer:
Mudar os avisos
Em Notificações, aba Documentos, o aviso Documento a vencer tem uma linha por antecedência:
- Dias antes (de 0 a 365).
- Interruptores Fornecedor e Responsáveis internos — por padrão, só o fornecedor recebe.
- Adicionar antecedência, Remover e Salvar. Sem nenhuma linha, a tela avisa "Nenhum aviso será enviado para este caso." — e, ao salvar, ninguém é avisado (veja Notificações).
Exceção por tipo: em Criar exceção, escolha um tipo de documento e defina antecedências só para ele. A exceção substitui a regra geral para aquele tipo, em vez de somar-se a ela (ela nasce igual à geral). Para desfazer, use Voltar à regra geral.
Se, por algum motivo, os avisos deixarem de sair por alguns dias, o próximo envio manda apenas o aviso mais urgente que já era devido — e não uma rajada com todos os atrasados.
O que o aviso diz depende de onde está a renovação
| Situação da exigência | O aviso… | Quem recebe |
|---|---|---|
| Ninguém pediu renovação ainda | Informa o vencimento. Não traz botão de envio, porque não há pedido a atender. | Conforme a configuração |
| Renovação pedida, esperando o fornecedor | Pede a renovação, com link para o pedido. | Conforme a configuração |
| O fornecedor já enviou o substituto | Avisa que há um documento a analisar. | Só a sua equipe, mesmo com "Responsáveis internos" desligado |
O aviso muda de lado
Continuar cobrando o fornecedor por um documento que ele já enviou seria pior que um e-mail a mais para quem precisa analisar. Por isso, quando o substituto chega, o aviso não some: deixa de ir ao fornecedor e passa a ir à equipe interna, que é quem tem a próxima ação.
Renovação: automática ou manual
Renovar não é um estado do documento: é um pedido ao fornecedor, igual a qualquer solicitação, que diz qual documento está vencendo. O fornecedor atende pelo envio de sempre, o substituto passa pelo mesmo caminho (análise e assinatura, se o tipo exigir) e, quando ele passa a valer, a renovação é concluída e o documento antigo vira Substituído.
- Configurada no tipo de documento: "Pedir renovação [N] dias antes do vencimento" (de 1 a 365).
- A rotina diária abre o pedido sozinha no dia certo, e o fornecedor recebe o aviso.
- Só existe para tipos com validade.
- O campo de renovação do tipo fica em branco.
- Os avisos de vencimento continuam saindo normalmente.
- Alguém da equipe pede a renovação pelo botão, quando achar melhor.
Em branco não significa sem aviso
Deixar a renovação em branco no tipo não desliga os avisos de vencimento. Significa apenas que o sistema não abre o pedido sozinho: o aviso informa, e alguém da equipe decide pedir. A configuração da renovação fica em Tipos de documento; a dos avisos, em Notificações.
Pedir a renovação à mão
Exige Solicitar documentos ao fornecedor e um documento atual na exigência.
Encontre a exigência
No acervo do fornecedor ou do contrato, a coluna Renovação mostra o botão Solicitar. No detalhe do documento, o mesmo pedido fica no painel Renovação, como Pedir renovação.
Confirme
A confirmação "Pedir renovação ao fornecedor?" explica que a exigência passa a aparecer como pendência no portal do fornecedor e que ele recebe um aviso por e-mail. Confirme com Pedir renovação.
Se já existe uma renovação em aberto para a exigência, nada é duplicado — o botão e a rotina diária usam o mesmo pedido.
O que cada lado vê
| Momento | No painel (coluna Renovação) | No portal do fornecedor |
|---|---|---|
| Renovação pedida | "Pedida ao fornecedor", com "até dd/mm" | Necessária, com "até dd/mm" e o botão Enviar |
| Substituto enviado | "Recebida — aguardando sua análise" | Enviada — aguardando análise |
| Sem renovação | Botão Solicitar | — |
No portal, o pedido também aparece em Aguardando você, com o botão Renovar e a orientação "Renovação: envie o substituto do documento que está vencendo".
Recebeu o documento por outro canal? Renove você mesmo
Se a renovação foi pedida e o fornecedor mandou o arquivo por e-mail, abra o painel lateral da exigência (clique no número da coluna Versões) e use Renovar documento. O painel avisa: "A renovação foi pedida ao fornecedor. Recebeu o documento por outro canal? Renove você mesmo: o pedido é atendido e sai do portal dele." O passo a passo do envio está em Solicitar e enviar.
O painel lateral da exigência
Clicar no número da coluna Versões abre o painel da exigência, com "N versões nesta exigência":
- O aviso "Nenhum documento vigente nesta exigência.", quando for o caso.
- Abrir documento atual.
- Uma ação de envio: Renovar documento (há renovação pedida), Substituir documento (há versão valendo) ou Enviar documento (nenhuma versão valendo). Ela não aparece se já houver uma versão em análise ou aguardando assinatura.
- A lista de Versões, com o histórico completo.
- A seção Fim da exigência, com o botão Deixar de exigir.
No detalhe de um documento, o painel Renovação traz as mesmas ações: Abrir a próxima versão, Renovar documento ou Substituir documento, Pedir renovação e Encerrar exigência.
Deixar de exigir
Às vezes um documento deixa de fazer sentido: o fornecedor não faz mais trabalho em altura, o motorista saiu da operação. Em vez de deixar o vencido parado na fila, deixe de exigir a exigência.
Abra o painel da exigência
No acervo, clique no número da coluna Versões. Na seção Fim da exigência, clique em Deixar de exigir. É preciso Solicitar documentos ao fornecedor.
Informe o motivo e confirme
A confirmação "Deixar de exigir esta exigência?" explica o efeito: ela deixa de aparecer nas filas de vencidos e a vencer, a renovação automática para, os pedidos em aberto dela são encerrados e as versões enviadas continuam no acervo. Preencha "Por que ela deixa de ser exigida?" (mínimo de 5 caracteres — por exemplo, "o fornecedor não faz mais trabalho em altura") e confirme.
Há uma versão em andamento?
O botão fica bloqueado enquanto existir uma versão em análise ou aguardando assinatura: "Decida ou cancele essa versão antes de deixar de exigir." Aprove, recuse ou cancele essa versão primeiro.
No detalhe do documento, a mesma decisão aparece como Encerrar exigência, com a confirmação "Encerrar esta exigência?" — a cobrança some do portal do fornecedor e a rotina diária não a reabre, nem quando o documento vencer — e o campo "Por que encerrar a exigência?".
Depois de deixar de exigir
- O painel da exigência mostra "Não é mais exigida desde" e a data, com a nota de que as versões ficam como histórico e não entram nas filas.
- A exigência passa para a seção Não exigidas mais, no fim do acervo do fornecedor e do contrato: "A organização deixou de exigir. Os documentos continuam como histórico e não entram nas filas." Colunas: Exigência, Deixou de ser exigida, Motivo e Versões.
- A rotina diária não volta a pedir a renovação dela.
Pedir ou enviar de novo reativa
Mudou de ideia? Basta a sua equipe pedir ou enviar um documento de novo para aquela exigência: ela volta a ser exigida e retorna às filas. A rotina automática nunca reabre sozinha o que uma pessoa decidiu encerrar.
Quando a exigência sai das filas sem ninguém pedir
As filas só cobram o que a organização ainda acompanha. Além de Deixar de exigir, duas situações tiram exigências das filas e da renovação automática — sem apagar nada:
- Sem relação comercial vigente.
- As exigências dele saem das filas e da renovação automática.
- Não entram documento nem pedido novos.
- O acervo continua como registro.
- Reativado o fornecedor, as exigências voltam às filas sozinhas.
- Contrato encerrado ou cancelado.
- As exigências daquele contrato deixam de ser cobradas.
- "Este contrato não recebe mais documentos. O acervo continua disponível para consulta."
Fornecedor bloqueado continua acompanhado: o bloqueio costuma acontecer justamente por um documento irregular, e a equipe precisa continuar vendo o que falta.