NF, RPA, Recibo e outros
Os tipos de documento de faturamento, quem emite cada um e o que muda na cobrança, no formulário e na análise.
Em resumo
- O documento que liquida um ciclo pode ser Nota fiscal de serviço, RPA, Recibo ou Outro documento. O tipo é definido no contrato.
- Cada tipo decide o que o formulário pede (número, série) e se há link da prefeitura e análise por IA — só a nota fiscal tem os dois.
- O RPA é emitido pela contratante: o fornecedor não recebe lembrete nem tem botão de envio, e a sua equipe o encontra no filtro "Aguardando a contratante".
- O fornecedor nunca escolhe o tipo no portal. A sua equipe pode registrar um tipo diferente do esperado, e isso fica registrado.
- Os tipos são um catálogo do sistema: não há tela para criar tipo novo.
Os quatro tipos
| O tipo… | Nota fiscal de serviço | RPA | Recibo | Outro documento |
|---|---|---|---|---|
| Sigla na tela | NF | RPA | Recibo | Doc |
| Número do documento | obrigatório | obrigatório | opcional | opcional |
| Série | ||||
| Link de validação (QR code da NFS-e) | ||||
| Análise por IA | ||||
| Quem emite | o fornecedor | a contratante | o fornecedor | qualquer um dos dois |
O nome completo do RPA na tela é "RPA — Recibo de Pagamento a Autônomo".
Por que só a nota fiscal tem IA e link da prefeitura
A análise por IA pergunta, entre outras coisas, se o arquivo é uma nota fiscal, e o link de validação é o QR code da nota fiscal de serviço eletrônica. Nos outros tipos essas ferramentas não fazem sentido — e um laudo sem sentido ao lado do botão de aprovar seria pior que nenhum. Por isso o bloco nem aparece.
Como o documento aparece na tela
Um documento identificado aparece sempre pelo tipo real, com a sigla e o número:
| Situação | Como aparece |
|---|---|
| Nota fiscal número 7 | NF 7 (com série: NF 7/1) |
| RPA número 45 | RPA 45 |
| Recibo sem número | Recibo |
| Conta a pagar gerada por um recibo sem número | Recibo · 09/2026 (o tipo e a competência) |
Em títulos, cartões e contagens o sistema usa a palavra Faturamento ("Faturamentos a analisar", "Nenhum faturamento no período"). O menu Documentos é outra coisa: são os documentos de conformidade do fornecedor (certidões, contrato social), explicados em Documentos.
Número único por fornecedor e tipo
O mesmo fornecedor não pode ter dois documentos do mesmo tipo com o mesmo número (e a mesma série, na nota fiscal). A NF 12 e o RPA 12 do mesmo fornecedor são documentos diferentes e convivem sem problema. Recibos e outros documentos sem número não colidem entre si.
Onde o tipo é definido
No contrato
O campo Documento que liquida o ciclo, na seção Faturamento do contrato, diz qual documento fecha cada período. A ajuda do campo mostra quem emite cada tipo: "O fornecedor emite e envia pelo portal", "A contratante emite e registra — o fornecedor não envia" ou "Qualquer um dos dois". Veja Criar um contrato.
Em cada ciclo
Quando o ciclo nasce, ele guarda o tipo da sua competência, junto com o valor esperado e os prazos. É o tipo do ciclo que vale para aquele período.
Em cada documento
O documento registra o tipo com que foi enviado ou registrado. Se o contrato mudar depois, o documento continua sendo o que era.
Mudar o tipo do contrato vale dali para frente
Em um contrato ativo, trocar o tipo é feito em Alterar contrato em vigor, a partir de uma competência. Os ciclos anteriores mantêm o tipo que tinham: se o contrato passa de NF para RPA a partir de novembro, outubro continua esperando a nota fiscal do fornecedor — ele não perde o envio de uma competência que era dele, e a contratante não é cobrada por um documento que não emite.
Quando a competência escolhida é faturada por um tipo diferente do atual, o formulário avisa: "Esta competência é faturada por … — a condição que valia antes da última alteração do contrato." O documento avulso, que não tem ciclo, usa o tipo atual do contrato.
Quando quem emite é a contratante (RPA)
No RPA, quem emite o documento é a própria organização. Cobrar o fornecedor por ele seria cobrar a pessoa errada, então a cobrança muda de lado:
- Não recebe lembrete de envio.
- No portal, o ciclo não aparece nas pendências e não há botão de envio: ele vê "Aguardando RPA da contratante — ela emite e registra."
- O formulário de envio do portal nem lista essas competências.
- O ciclo aparece no filtro "Aguardando a contratante" da fila de ciclos — é ela que substitui o lembrete.
- O documento é registrado pela equipe em Registrar faturamento.
Um contrato que passou a ser faturado por RPA continua aparecendo no portal enquanto uma competência anterior, ainda de nota fiscal, espera documento do fornecedor. O recorte é por ciclo, e não por contrato.
Quem escolhe o tipo
No portal, o documento é enviado sempre no tipo da competência. Não há campo de tipo.
Deixar o fornecedor escolher "Recibo" num contrato de nota fiscal seria deixá-lo contornar a emissão da NFS-e — e a exceção pertence a quem contrata.
Ao registrar, o campo Que documento é este vem com o tipo esperado, mas pode ser trocado: o contrato diz NF e chegou um recibo, por exemplo.
A diferença não é erro, é um fato — e fica registrada no histórico do documento, junto com o tipo que era esperado. A correção feita pela equipe também pode trocar o tipo.
O catálogo de tipos
Os quatro tipos são do sistema e iguais para todas as organizações. Não existe tela para criar, renomear ou excluir tipo de documento de faturamento.
Não confunda com os tipos de documento de conformidade
Em Tipos de documento você cadastra os documentos que pede ao fornecedor (certidões, apólices, contrato social). Eles não têm relação com os tipos de faturamento desta página.