Tipos de onboarding
Monte os modelos do pré-cadastro por link — o que o fornecedor envia e por quantos dias o link vale.
Em resumo
- O tipo de onboarding é o modelo do pré-cadastro por link: ele diz quais documentos o fornecedor envia e por quantos dias o link vale.
- Só podem ser pedidos tipos de documento ativos, do fornecedor e sem assinatura. Nenhum documento também vale: o pré-cadastro fica só cadastral.
- Mudanças valem para os convites enviados depois. Cada pré-cadastro já criado guarda os documentos e o prazo de quando foi enviado.
- Criar e editar exige Editar cadastros auxiliares; quem só tem Ver centros de custo, departamentos e projetos vê uma ficha de leitura.
Para que serve
Quando a sua equipe pede a um fornecedor que preencha o próprio cadastro pelo link de pré-cadastro, ela escolhe um tipo de onboarding. É ele que define o pacote: quais documentos o fornecedor precisa mandar junto com os dados e por quanto tempo o link fica aberto.
Ter tipos diferentes permite pedir a cada perfil só o que faz sentido para ele — e não o mesmo formulário para todo mundo. Sem nenhum tipo, a aba avisa: "O tipo de onboarding diz o que o fornecedor envia pelo link de pré-cadastro e por quantos dias o link vale."
O uso do tipo no dia a dia (solicitar individualmente ou em massa) está em Pré-cadastro por link.
Onde fica
Os tipos de onboarding são uma aba da tela de Cadastros: ConfiguraçõesCadastrosTipos de onboarding.
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Tipo | Nome e descrição |
| Documentos | "Só cadastral" ou "N · M obrigatório(s)". Quando um tipo de documento pedido foi desativado, aparece o alerta "Pede tipo de documento desativado" |
| Validade do link | "N dias" |
| Situação | Ativo ou Inativo |
| Editar / Ver | Abre o tipo para edição, ou só para leitura |
Criar um tipo de onboarding
Abra o formulário
Em ConfiguraçõesCadastros, entre na aba Tipos de onboarding e clique em Novo tipo de onboarding. O formulário abre numa página própria.
Identifique o tipo
- Nomeobrigatório
- Até 120 caracteres. Ex.: Motorista agregado. É o que aparece para quem solicita o cadastro. Dois tipos não podem ter o mesmo nome.
- Descrição
- Opcional, até 500 caracteres. Só a equipe vê — o fornecedor não. Use para explicar quando escolher este tipo.
- O link vale por N dias
- Padrão 14, de 1 a 90 dias. Reenviar o convite ou pedir correção renova o prazo pelo mesmo número de dias.
Escolha os documentos pedidos
A seção Documentos pedidos lista os tipos de documento que podem entrar no pré-cadastro. Marque os que o fornecedor deve enviar e, em cada um, escolha Obrigatório ou Opcional.
Não marcar nenhum também é permitido: o onboarding fica só cadastral, e o fornecedor envia apenas os dados.
Salve
Clique em Criar tipo (na edição, Salvar alterações). Enquanto estiver ativo, o tipo aparece em Solicitar cadastro.
Quais documentos podem ser pedidos
Só entram no pré-cadastro os tipos de documento que cumprem as três condições abaixo. Se nenhum tipo se encaixa, a tela avisa: "Nenhum tipo de documento pode ser pedido no pré-cadastro: só valem os ativos, do fornecedor e sem assinatura."
Tipo desativado não é mais pedido a ninguém — nem no pré-cadastro.
Tipo de escopo "De cada contrato" fica de fora: no pré-cadastro ainda não existe contrato onde guardá-lo.
A assinatura só existe depois que o fornecedor é aprovado e tem cadastro na organização.
Tipo marcado que deixou de valer
Se um tipo de documento já marcado for desativado, mudar de escopo ou passar a exigir assinatura, ele aparece destacado com o motivo e "desmarque para salvar", junto do aviso "Um documento marcado não pode mais ser pedido no pré-cadastro. Desmarque-o para salvar; os convites já enviados continuam pedindo." Na lista, o tipo de onboarding mostra o alerta "Pede tipo de documento desativado".
Mudanças valem para convites novos
Cada pré-cadastro guarda o que foi pedido
"As mudanças valem para os convites enviados depois. Cada pré-cadastro já criado guarda os documentos e o prazo de quando foi enviado." Assim, o fornecedor que recebeu o link nunca vê o pedido mudar no meio do preenchimento.
Desativar e ativar
Na edição, a seção Disponibilidade mostra a situação atual:
Aparece em Solicitar cadastro.
Não aparece em Solicitar cadastro e não recebe destinatários novos.
Como muda
- AtivoDesativado— Desativar tipo de onboarding
- DesativadoAtivo— Ativar tipo de onboarding
- Desativar tipo de onboarding pede confirmação: "O tipo some de Solicitar cadastro e os lotes dele deixam de aceitar destinatários. Os pré-cadastros já enviados continuam valendo, com os documentos e o prazo de quando foram criados."
- Ativar tipo de onboarding confirma com "O tipo volta a aparecer em Solicitar cadastro."
Na lista de Cadastros, a situação aparece como Inativo; na página do tipo, como "Desativado".
Quem só lê
Quem tem acesso aos cadastros mas não pode editá-los vê, no lugar do botão Editar, o botão Ver. Ele abre uma ficha de leitura com a Descrição, a Validade do link e os Documentos pedidos.
Exemplos de tipos
São sugestões de como organizar os modelos. Os documentos de cada um dependem dos tipos de documento que a sua organização cadastrou.
| Exemplo | Documentos pedidos | Link vale por |
|---|---|---|
| Motorista agregado | Certidões e comprovantes do fornecedor, marcados como obrigatórios | 14 dias (padrão) |
| Prestador de projeto | Contrato social obrigatório e certidão negativa opcional | 30 dias |
| Cadastro simplificado | Nenhum — só cadastral | 7 dias |