Documentos e assinaturas
Como o fornecedor acompanha o acervo, atende solicitações, renova documentos e assina eletronicamente pelo portal.
Em resumo
- Em Documentos ficam as certidões, contratos e comprovantes que a organização exige, com validade, renovação e assinatura eletrônica.
- Aguardando você lista o que foi pedido ou precisa ser renovado, por prazo. Atender uma solicitação é enviar o arquivo por ela.
- O tipo do documento define o caminho: passa a valer no envio, ou passa por análise da contratante, assinaturas, ou as duas coisas.
- Para assinar é preciso ter o CPF para assinatura informado em Perfil & Segurança. A assinatura registra quem assinou, em nome de quem, e não pode ser desfeita.
- Recusar uma assinatura interrompe a coleta: as assinaturas já feitas continuam valendo como prova, e um documento novo precisa ser enviado.
O acervo de documentos
Em Documentos fica tudo o que a organização exige de você. No topo:
- a busca por documento ou tipo e o botão Enviar documento;
- o aviso Atenção às validades, quando há documentos vencendo nos próximos 30 dias, com o link para vê-los;
- os contadores, que funcionam como filas clicáveis: Aguardando análise, Aguardando assinatura, Vencem em 30 dias, Vencidos e Recusados.
Aguardando você
Lista as solicitações e renovações em aberto, por prazo, com o botão Enviar ou Renovar. Cada linha diz a origem: "Solicitado pela organização" ou "Renovação: envie o substituto do documento que está vencendo".
Meus documentos
A tabela de todas as exigências — cada documento que a organização espera de você, com o histórico de versões. Ordene por Mais urgente, Nome (A–Z) ou Movimentação recente, e filtre por Tipo de documento e Fila.
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Exigência | O tipo e a identificação do documento. |
| Situação | Em que pé está a exigência (veja abaixo). |
| Validade | Até quando o documento atual vale. |
| Assinatura | O andamento das assinaturas, quando exigidas. |
| Renovação | Necessária com a data limite e o botão Enviar; Enviada, aguardando análise; ou "—". |
| Versões | Quantas versões o documento já teve. |
Situações da exigência
A organização pediu e o arquivo ainda não chegou.
Você enviou e a contratante está conferindo.
Faltam assinaturas — suas ou da contratante.
O documento vale.
Vale, mas a validade está próxima.
A validade passou.
Não há versão que valha para esta exigência.
A situação A vencer e Vencido são calculadas pela data de hoje: ninguém precisa mudar o selo à mão.
Enviar um documento ou atender uma solicitação
Abra o formulário
Clique em Enviar ou Renovar numa solicitação (em Aguardando você, na Visão geral ou na aba Documentos do contrato). A tela se chama Atender solicitação e já vem com o tipo preenchido.
Para enviar um documento que não foi pedido, use Enviar documento no topo de Documentos.
Preencha os campos
- Arquivoobrigatório
- PDF ou imagem.
- Títuloobrigatório
- O nome do documento.
- Tipoobrigatório
- É ele que define se o documento exige aprovação, assinatura e validade. Quando vem de uma solicitação, fica travado.
- Contrato
- Obrigatório quando o tipo é de contrato: escolha a qual contrato ele pertence. Só aparecem contratos em formalização ou vigentes.
- Exigência
- Aparece quando já existe documento do mesmo tipo: escolha uma exigência existente ou Nova exigência.
- Identificação
- Opcional. Use quando houver mais de um documento do mesmo tipo — o nome do motorista, a placa. Obrigatória ao criar uma nova exigência.
- Emissão
- A data de emissão do documento.
- Validade
- Obrigatória quando o tipo exige; em branco significa sem validade.
- Descrição
- Observação livre.
Confira o quadro de regras do tipo
Ao escolher o tipo, um quadro mostra o que vai acontecer com o documento:
| Regra | O que a tela mostra |
|---|---|
| Aprovação | "Obrigatória — a contratante analisa antes de o documento valer" ou "Não exigida". |
| Assinatura | "Obrigatória", com o resumo de quem assina, ou "Não exigida". |
| Validade | "Obrigatória" ou "Opcional". |
E uma frase com o caminho completo, como "Análise da contratante → assinaturas exigidas → passa a valer." ou "Passa a valer assim que é enviado."
Envie
Clique em Enviar documento. Você é levado ao detalhe do documento, onde acompanha a análise e as assinaturas. O arquivo fica visível para você e para a empresa contratante.
Substituir uma exigência ou criar outra
- O documento novo substitui o atual daquela exigência.
- É o caso da renovação: a certidão nova toma o lugar da que está vencendo.
- O documento convive com os demais do mesmo tipo.
- É o caso de vários documentos do mesmo tipo: a CNH de cada motorista, o documento de cada veículo.
- A Identificação é obrigatória, para distinguir uma da outra.
Documento de contrato em rascunho
Se o tipo é de contrato e a tela diz que o fornecedor não tem contrato em formalização nem vigente, ainda não dá para enviar. Contrato em rascunho só recebe documentos depois que a organização inicia a formalização.
O detalhe do documento
O cabeçalho mostra o título, o selo de situação e, quando o documento está encerrado, o selo Certificado. Faltando 30 dias ou menos para a validade, aparece "Vence hoje" ou "Vence em N dias". Abaixo, o tipo, a identificação, quem enviou (empresa ou fornecedor), o link do contrato e a frase do caminho.
O selo de situação do documento pode ser Em análise, Aguardando assinatura, Vigente, Vencido, Rejeitado, Substituído ou Cancelado. O selo diz Rejeitado, mas o contador do acervo e o cartão do detalhe dizem Recusado — é a mesma situação.
- Arquivo — Abrir arquivo e, quando houver, Abrir certificado. A ficha mostra data de envio, emissão e validade, tamanho, nome do arquivo e o código de integridade (SHA-256) do arquivo e do certificado.
- Assinatura eletrônica — o andamento das assinaturas (veja abaixo).
- Histórico — Enviado, Aprovado, Recusado, Assinaturas concluídas, Passou a valer, Substituído, Renovação solicitada, Cancelado e outros eventos, sem os nomes das pessoas da contratante.
Documento recusado
O detalhe mostra "Documento recusado", o motivo e a orientação: "A solicitação foi reaberta: envie o documento corrigido por ela." Volte a Aguardando você e envie pela solicitação.
Documento cancelado
O detalhe mostra "Documento cancelado" com a razão — cancelado pela empresa, o contrato voltou para ajustes, o contrato foi cancelado ou foi encerrado — e o motivo. "Ele não tem mais efeito. Se houver assinaturas, elas continuam registradas como prova do que foi assinado."
Assinar um documento
A seção Assinatura eletrônica mostra quantas assinaturas foram coletadas ("N de M assinaturas coletadas"), com uma barra de progresso. Cada vaga de assinatura traz a qualidade de quem assina, o nome, a alçada e a situação:
| Situação da vaga | O que significa |
|---|---|
| Aguardando a sua assinatura | É a sua vez: o botão Assinar está disponível. |
| Abre depois da etapa N | A assinatura tem ordem. Esta vaga só abre quando a etapa anterior terminar. |
| Pendente | Esperando outra pessoa. |
| Assinada | Com a data e hora da assinatura. |
| Recusada | Com o motivo da recusa. |
| Não será mais coletada | A coleta foi interrompida (por exemplo, por uma recusa). |
As etapas aparecem como "Concluída", "Em andamento" ou "Aguardando a etapa anterior".
Tenha o CPF informado
Sem CPF para assinatura, no lugar do botão aparece Informar CPF para assinar, que leva a Perfil & Segurança. Informe o CPF ali e volte ao documento. O CPF vale só nesta organização.
Clique em Assinar
Na sua vaga, clique em Assinar. Abra o arquivo antes e leia o que vai assinar.
Confira quem assina e em nome de quem
A confirmação "Assinar este documento?" mostra: você assinará com o seu nome e CPF, na qualidade daquela vaga, representando o fornecedor (razão social e CNPJ), com as suas funções. E avisa: "A assinatura é registrada com o hash do arquivo, o seu IP e o dispositivo, e passa a valer como prova. Não há como desfazer."
Confirme
Clique em Assinar documento. A tela confirma "Assinado."
A assinatura prova quem assinou e em nome de quem
Cada assinatura guarda o código de validação, o CPF (mascarado na tela), o IP, o dispositivo, quem foi representado e as funções da pessoa naquele instante. Mudar o CPF, a razão social ou a função depois não altera nenhuma assinatura já feita. Por isso ela não pode ser desfeita.
Quando todas as vagas são assinadas, o rodapé diz "Todas as assinaturas exigidas foram coletadas." Enquanto faltar alguém, diz quem está sendo aguardado e em que etapa.
Pode faltar quem assine
Se aparecer o alerta "Pode faltar quem assine: há menos pessoas elegíveis que assinaturas deste tipo.", avise a organização: há menos pessoas habilitadas a assinar do que assinaturas pedidas.
Recusar a assinatura
Quem representa uma das partes pode recusar, com motivo obrigatório.
Clique em Recusar
Na vaga, clique em Recusar.
Explique o motivo
A confirmação "Recusar este documento?" pede O que impede a assinatura? e avisa: "O documento é recusado: as assinaturas que faltam deixam de ser coletadas, as já feitas continuam registradas como prova, e o outro lado recebe o motivo. Para seguir, um documento novo precisa ser enviado."
Confirme
Clique em Recusar documento. O rodapé passa a mostrar "Assinaturas interrompidas: o documento foi recusado."
Documentos do contrato e formalização
No detalhe de um contrato, a aba Documentos mostra:
- Aguardando você neste contrato — as solicitações daquele contrato, com Enviar ou Renovar;
- Documentos do contrato — o que o contrato exige por escrito, com validade, renovação e assinatura, na mesma tabela da tela Documentos.
Documentos do fornecedor que não são de um contrato específico aparecem só em Documentos.
Contrato em formalização
Enquanto o contrato está Em formalização, o detalhe mostra a faixa Contrato em formalização: "A contratante está reunindo os documentos deste contrato. Ele passa a valer quando ela ativá-lo — e os períodos de faturamento só começam a partir daí." A faixa diz quantos itens faltam do seu lado (ou "A documentação está completa do seu lado.") e quantos estão com a contratante, e lista cada item com Enviar ou Assinar.
Para a organização
Quem define se um tipo exige análise, assinatura e validade é a sua equipe, em Tipos de documento. Quem assina pela contratante é configurado em Assinantes. Pedir documentos, analisar e cuidar da renovação estão em Solicitar e enviar, Analisar documentos e Assinatura eletrônica.