Como funciona o faturamento
Ciclos, competências, prazos e status — o que o Afflux espera de cada contrato e como um documento chega até a conta a pagar.
Em resumo
- Cada contrato periódico ganha ciclos de faturamento: um por competência, já com valor esperado, limite de envio e previsão de pagamento.
- Os ciclos nascem na ativação do contrato e uma rotina diária os mantém em dia — abre o que começou, marca como vencido o que passou do prazo e garante os meses seguintes.
- Cada ciclo termina em um de dois desfechos: Faturado (um documento foi aprovado) ou Sem faturamento (a equipe decidiu que aquele período não tem documento).
- O documento de faturamento — nota fiscal, RPA, recibo ou outro — chega pelo portal ou é registrado pela equipe, é analisado e, ao ser aprovado, gera a conta a pagar.
- Quem deve o documento recebe lembretes automáticos a partir de 5 dias antes do limite.
Ciclo e competência
O ciclo de faturamento é a expectativa de um documento: "deste contrato, para este período, espero um documento de tanto, até tal dia". A competência é o período a que ele se refere — setembro de 2026, ou a primeira quinzena de outubro.
É o ciclo que permite saber do faturamento de setembro antes de alguém precisar cobrar por e-mail. Sem ele, o atraso só aparece quando o financeiro sente falta da nota.
- Existe antes de qualquer documento.
- Guarda valor esperado, limite de envio, previsão de pagamento e o tipo de documento daquela competência.
- Muda de status sozinho com o passar dos dias.
- É o que o fornecedor enviou ou a equipe registrou: NF 7, RPA 45, Recibo.
- Tem número, valores, retenções e arquivo.
- Passa por análise e aprovação; aprovado, vira conta a pagar.
De onde vêm os ciclos
- Ativação do contratoOs ciclos são gerados
Na mesma operação que ativa o contrato, o Afflux cria os ciclos dos próximos 12 meses. Se a vigência começou no passado, os ciclos desde o início também nascem — e os que já passaram do prazo nascem vencidos.
- Todos os diasA rotina mantém a agenda
Abre o ciclo cujo período começou, marca como vencido o que passou do limite sem documento e garante que os próximos meses dos contratos ativos já existam.
- Quando precisarAtualizar ciclos
No detalhe do contrato ativo, Mais ações › Atualizar ciclos cria os ciclos que ainda faltam. Os que já existem são preservados — nada é duplicado.
O ciclo nasce no status que a data de hoje indica: Vencido se o limite de envio já passou, Aberto se o período já começou e Previsto se o período ainda está no futuro.
Regra do Afflux
Um contrato de cinco anos não cria sessenta ciclos na ativação: a geração vai 12 meses à frente e a rotina diária completa o resto com o tempo. A vigência do contrato apenas recorta o primeiro e o último ciclo — um contrato que começa no dia 16 tem a primeira competência de 16 ao fim do mês.
Contrato em rascunho ou em formalização ainda não tem ciclo. Contrato suspenso não gera ciclos novos, mas os que já existiam continuam valendo. Ao encerrar um contrato, os ciclos ainda não faturados são marcados Sem faturamento automaticamente.
Prazos de cada ciclo
Os dias definidos no contrato (Limite de envio e Vencimento) viram datas concretas em cada ciclo. Exemplo de um contrato mensal com limite de envio no dia 5 e vencimento no dia 15:
| Periodicidade | Ciclos | Valor esperado | Limite de envio | Previsão de pagamento |
|---|---|---|---|---|
| Mensal | Um por mês civil | O valor do contrato (proporcional no mês parcial, se o rateio estiver ligado) | Dia N do mês seguinte ao período | Dia N do mês seguinte ao período |
| Quinzenal | Dois por mês (1–15 e 16–fim) | Metade do valor do contrato por quinzena | N dias após o fechamento da quinzena | N dias após o fechamento da quinzena |
| Avulsa | Nenhum | — | Não há | Definida na aprovação de cada documento |
Sem dia de limite no contrato
Se o contrato não informa o Limite de envio, o limite do ciclo é o fim do próprio período. No filtro "Prazo" da fila de ciclos, esses ciclos podem ser encontrados com "Sem data limite".
Contrato avulso
Contrato com periodicidade Avulsa não gera ciclos: o documento vem quando vier, sem prazo esperado e sem lembrete. Cada documento é registrado (ou enviado pelo fornecedor) como documento avulso, ligado ao contrato, com a competência informada na hora. No detalhe do contrato aparece: "Contrato de faturamento avulso: não há ciclos. Cada documento é registrado quando chega."
Status do ciclo
O período ainda não começou. O fornecedor já pode enviar o documento antecipadamente.
O período começou e o limite de envio ainda não passou. Espera documento.
O limite de envio passou e nenhum documento chegou. Aparece como Faturamento atrasado.
Um documento chegou e espera decisão da equipe. O ciclo não aceita outro envio.
O documento foi aprovado e gerou a conta a pagar. É um desfecho definitivo.
A equipe (ou o sistema) decidiu que este período não tem documento. Aparece com o motivo.
Como muda
- PrevistoAberto— o período começa (rotina diária)
- AbertoVencido— o limite de envio passa sem documento
- PrevistoAguardando análise— envio antecipado, antes de o período começar
- AbertoAguardando análise— o fornecedor envia ou a equipe registra o documento
- VencidoAguardando análise— o documento chega atrasado
- Aguardando análiseFaturado— Aprovar e gerar conta
- Aguardando análiseAberto— Rejeitar — o ciclo volta ao que o relógio indicar (Previsto, Aberto ou Vencido)
- AbertoSem faturamento— Marcar período sem faturamento (também a partir de Previsto ou Vencido)
- Sem faturamentoVencido— Reabrir período — volta ao que o relógio indicar (Previsto, Aberto ou Vencido)
Rejeitar e reabrir devolvem o ciclo ao relógio
Quando um documento é rejeitado ou um período é reaberto, o ciclo não volta sempre para "Aberto": ele volta ao status que as datas indicam hoje. Se o limite de envio já passou, volta Vencido; se o período ainda não começou, volta Previsto. Assim ninguém recebe um prazo que já não existe.
Os motivos de "Sem faturamento"
| Motivo | Quem marca | Dá para reabrir? |
|---|---|---|
| Sem prestação de serviço no período | A equipe, na fila de ciclos | Sim |
| Outro motivo (exige observação) | A equipe, na fila de ciclos | Sim |
| Contrato encerrado | O sistema, ao encerrar o contrato | Não |
| Fora da vigência | O sistema, quando a vigência de um contrato em vigor é reduzida | Não |
Os detalhes de como marcar e reabrir estão em Fila de ciclos.
Lembretes ao fornecedor
O Afflux cobra o documento sozinho, por e-mail, de quem deve emiti-lo:
- 5 dias antes do limitePrimeiro lembrete
O fornecedor recebe o lembrete de envio do documento da competência.
- A cada 3 diasLembretes seguintes
O lembrete se repete enquanto o ciclo estiver Aberto ou Vencido, esperando documento — por até 90 dias depois do limite de envio.
- Documento chegaOs lembretes param
Com o ciclo em Aguardando análise, Faturado ou Sem faturamento, ninguém mais é cobrado por aquele período.
- A coluna Último lembrete da fila de ciclos mostra quando o último foi enviado ("Nunca enviado" quando não houve).
- Ciclos cujo documento é emitido pela contratante (o RPA) não geram lembrete ao fornecedor: cobrá-lo seria cobrar a pessoa errada. Eles aparecem para a sua equipe no filtro "Aguardando a contratante" — veja NF, RPA, Recibo e outros.
- O lembrete pode ser desligado em Notificações ("Lembrete de envio de documento").
Do documento à conta a pagar
Regra do Afflux
A conta a pagar nasce da aprovação do documento de faturamento, e não é lançada à mão. Assim, todo pagamento tem um documento conferido por trás. Não há como "desaprovar": para reverter, o caminho é o financeiro.
Status do documento de faturamento
Aparece entre as situações do filtro. O documento enviado pelo portal ou registrado pela equipe já entra como Registrada.
O documento chegou (pelo portal ou registrado pela equipe) e espera análise. Ainda pode ser corrigido por quem o cadastrou.
Alguém da equipe está conferindo. Já não aceita correção.
Aprovado: a conta a pagar foi gerada e o ciclo ficou Faturado.
Recusado com motivo. O documento fica no histórico e o ciclo volta a aceitar envio.
Documento cancelado. Permanece no histórico.
Como muda
- RegistradaEm análise— Colocar em análise
- RegistradaAprovada— Aprovar e gerar conta (não é preciso passar por Em análise)
- Em análiseAprovada— Aprovar e gerar conta
- RegistradaRejeitada— Rejeitar, com motivo
- Em análiseRejeitada— Rejeitar, com motivo
No portal e nas listas, o documento aparece pelo tipo e número — "NF 7", "RPA 45" — e nunca por um nome genérico. Um documento rejeitado fica no histórico com o motivo, e o ciclo volta a aceitar envio: o documento certo é enviado (ou registrado) de novo para a mesma competência.
Onde acompanhar
| Tela | O que mostra |
|---|---|
| FaturamentoCiclos | O que cada contrato deve faturar em cada competência, e o que passou do prazo. |
| FaturamentoFaturamentos | Os documentos que chegaram e o que ainda espera análise. |
| Ficha do fornecedor, aba Faturamento | Os documentos daquele fornecedor. |
| Detalhe do contrato, quadro Ciclos de faturamento | As competências mais recentes do contrato. |
| Dashboard | Os cartões "Ciclos sem documento" e "Faturamentos a analisar", a barra "Faturamento em aberto" e os gráficos do ano. |