Receber e registrar faturamento
Os dois caminhos pelos quais um documento de faturamento entra no Afflux — o envio do fornecedor pelo portal e o registro feito pela sua equipe — e como corrigir cada um.
Em resumo
- O documento entra de dois jeitos: enviado pelo fornecedor no portal ou registrado pela sua equipe quando chegou por fora (a nota fiscal por e-mail, o RPA que a própria organização emite).
- Todo documento pertence a um contrato: a escolha desce de fornecedor para contrato e, dele, para a competência. Vindo da fila de ciclos, tudo já chega escolhido.
- O formulário pede tipo, número, emissão, valores e retenções; o arquivo é opcional — mas peça o arquivo antes de aprovar.
- Ao entrar, o documento fica Registrada e o ciclo deixa de aceitar outro envio. Enquanto estiver assim, quem cadastrou pode corrigir.
- Registrar exige Registrar documento recebido fora do portal.
Dois caminhos de entrada
- O fornecedor envia pelo portal, na competência esperada.
- O documento aparece com o selo de origem "Enviado pelo fornecedor".
- A sua equipe recebe o aviso "Documento de faturamento recebido".
- Se algo estiver errado, a correção é dele — enquanto o documento estiver "Registrada".
- Alguém da sua equipe registra em Registrar faturamento.
- O documento aparece como "Recebido externamente", seguido do nome de quem registrou.
- Serve para o documento que chegou por e-mail, para o fornecedor sem acesso ao portal e para o RPA, que a organização emite.
- A correção é da sua equipe — enquanto o documento estiver "Registrada".
Quem emitiu não é o mesmo que quem cadastrou
Uma nota fiscal emitida pelo fornecedor e registrada pela sua equipe continua sendo nota fiscal do fornecedor — a origem só diz quem a cadastrou no Afflux. Por isso a sua equipe não precisa usar a conta do fornecedor para registrar o que chegou por e-mail: a trilha registra que foi a organização quem cadastrou, e quem foi a pessoa. E a origem não pode ser alterada depois.
O que o fornecedor faz no portal
No portal, o fornecedor usa Enviar faturamento, escolhe o contrato (se tiver mais de um) e a competência esperada — ou "Documento avulso", quando o contrato não tem ciclo em aberto e o documento é emitido por ele. Depois preenche os mesmos campos do formulário abaixo, sem escolher o tipo: o documento vai sempre no tipo da competência.
A confirmação dele diz: "O documento entra na fila de aprovação da contratante e o ciclo deixa de aceitar outro envio."
Algumas regras do lado do portal:
- Entram contratos ativos e suspensos. Contrato em formalização ainda não fatura.
- Competências faturadas por documento que a contratante emite (o RPA) não aparecem para ele.
- Fornecedor bloqueado não envia faturamento — a sua equipe continua podendo registrar.
O passo a passo do lado do fornecedor está em Faturamento no portal.
Registrar faturamento: passo a passo
Título da tela: Registrar faturamento — "Use quando o documento não veio pelo portal: a nota fiscal que chegou por e-mail, e o RPA que a própria organização emite. A trilha registra que foi a organização quem cadastrou, e quem foi a pessoa."
Escolha por onde entrar
Há três portas para a mesma tela. A melhor é a que já sabe mais:
| De onde | Botão | O que já vem escolhido |
|---|---|---|
| Fila de ciclos, na linha do ciclo | Registrar documento desta competência | Fornecedor, contrato e competência |
| Ficha do fornecedor, aba Faturamento | Registrar faturamento | O fornecedor |
| FaturamentoFaturamentos | Registrar faturamento | Nada |
O quadro Ciclos de faturamento do detalhe do contrato também tem, em cada linha, "Registrar documento de …".
Escolha o fornecedor
No campo Fornecedor, digite nome, código ou CNPJ de quem emitiu o documento. Fornecedores em rascunho não são oferecidos.
Escolha o contrato
"A competência e o tipo do documento vêm dele." Se o fornecedor tem um contrato só, ele aparece direto como contexto.
Se não houver contrato, a tela avisa "Nenhum contrato ativo": todo documento de faturamento pertence a um contrato. Crie e ative o contrato antes.
O contrato vem antes da competência por um motivo prático: com dois contratos, a mesma competência ("agosto de 2027") apareceria repetida sem dizer de qual contrato é — e trocar a competência poderia trocar o tipo do documento sem explicação.
Escolha a competência
O quadro Contrato mostra "Faturado por" e o tipo esperado. No campo Competência, escolha o ciclo. A lista começa pelas competências mais urgentes — as vencidas, depois as abertas, depois as previstas.
Se o contrato não tem ciclo em aberto (ou é avulso), escolha Documento avulso: aparece outro campo Competência, uma data — "Qualquer dia do mês de referência."
Se a competência escolhida é faturada por um tipo diferente do atual do contrato, aparece o aviso "Esta competência é faturada por … — a condição que valia antes da última alteração do contrato."
Preencha o documento
Veja os campos na seção seguinte.
Registre
Clique em Registrar documento. A confirmação "Registrar este documento?" explica: "O documento entra na fila de análise e o ciclo deixa de aceitar outro envio. A trilha vai registrar que foi a organização quem cadastrou, e quem foi a pessoa." Se houver divergência no valor líquido, ela é repetida aqui.
O documento nasce Registrada e o ciclo passa a Aguardando análise.
Campos do formulário
- Que documento é esteobrigatório
- O tipo: Nota fiscal de serviço, RPA, Recibo ou Outro documento. Vem com o tipo esperado pela competência, mas a equipe pode trocar se recebeu outra coisa — a diferença fica registrada. No portal este campo não existe.
- Número do documentoobrigatório
- Obrigatório em nota fiscal e RPA. Em Recibo e Outro documento vira Número (opcional), porque esses documentos podem não ter numeração.
- Série
- Só aparece na nota fiscal.
- Data de emissãoobrigatório
- A data em que o documento foi emitido.
- Arquivo do documento
- PDF ou XML. Opcional. Na nota fiscal, o Afflux lê o QR code: «Lendo o QR code da nota…» e depois «QR code lido: a organização poderá conferir este documento direto no site da prefeitura.»
- Descrição do serviço
- O que foi faturado.
- Valor bruto
- O valor total do documento.
- Retenções
- ISS, IRRF, INSS, PIS, COFINS e CSLL, cada uma em seu campo.
- Valor líquido
- O que será pago. A ajuda mostra o cálculo: Bruto menos retenções: R$ …
Líquido diferente do cálculo
Quando o líquido informado não bate com o bruto menos as retenções, o formulário avisa: "O líquido informado difere do cálculo em R$ …. Você pode enviar assim se houver outras deduções." O aviso não bloqueia o registro nem a aprovação — mas aparece de novo na confirmação e no detalhe do documento, para quem for aprovar.
Por que o arquivo é opcional
O envio sem arquivo é permitido de propósito: o documento pode ser lançado antes de o arquivo sair — no portal, o fornecedor é orientado a enviar o arquivo à organização assim que ele sair. Mas, no detalhe, o documento sem arquivo mostra: "Este documento foi enviado sem arquivo. O envio sem anexo é permitido de propósito. Peça o arquivo antes de aprovar." Sem arquivo também não há o que a análise por IA comparar.
Quem é avisado
O registro dispara o aviso "Documento de faturamento recebido" para a equipe interna — menos para quem acabou de registrar. Quem digita quarenta documentos não precisa de quarenta e-mails sobre o que acabou de fazer.
Corrigir um documento
A correção substitui os dados do documento, que segue na fila de análise. Quem corrige é sempre o lado que cadastrou:
| Pode corrigir? | Registrada | Em análise em diante |
|---|---|---|
| Documento registrado pela equipe — a equipe corrige | ||
| Documento enviado pelo fornecedor — o fornecedor corrige no portal | ||
| Documento enviado pelo fornecedor — a equipe corrige |
Abra o documento
No detalhe de um documento registrado pela equipe e ainda Registrada, clique em Corrigir. Exige Registrar documento recebido fora do portal.
Ajuste os dados
A tela Corrigir (com o rótulo do documento, como "Corrigir NF 7") usa o mesmo formulário. Dá para trocar inclusive o tipo — registrar um recibo como NF é um engano de digitação como errar o número.
No arquivo: "Deixe em branco para manter o arquivo atual. Um arquivo novo substitui o atual e descarta a análise por IA."
Salve
Clique em Salvar correção e confirme "Salvar a correção deste documento?".
Quando a correção é recusada
- "Este documento não foi registrado por aqui" — o fornecedor enviou pelo portal, e a correção é dele. Se algo está errado, rejeite o documento com o motivo: ele recebe o motivo por e-mail e envia de novo.
- "Este documento não pode mais ser corrigido" — a análise já começou. O caminho também é rejeitar.
A tela Faturamentos recebidos
No menu FaturamentoFaturamentos abre a tela Faturamentos recebidos — "Notas fiscais, recibos e RPAs que chegaram, e o que ainda espera análise." Ela exige Ver documentos de faturamento.
No cabeçalho: busca ("Buscar documento ou fornecedor..."), Exportar CSV e Registrar faturamento.
- Mês e Ano
- A competência do documento.
- Situação
- A tratar, Rascunho, Registrada, Em análise, Aprovada, Rejeitada ou Cancelada.
- Contrato
- Um contrato, ou Sem contrato.
- Origem
- Enviado pelo fornecedor ou Recebido externamente.
- Tipo
- Nota fiscal de serviço, RPA, Recibo ou Outro documento.
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Documento | O rótulo ("NF 7", "RPA 45"), o arquivo ou "Sem arquivo" e, se registrado pela equipe, "Recebido externamente" com quem registrou. |
| Fornecedor | Quem emitiu. |
| Competência | A competência e a data de emissão. |
| Faturamento | O contrato (ou "Sem contrato") e o status do ciclo (ou "Sem ciclo"). |
| Valor | O bruto, o líquido e a diferença, quando há divergência. |
| Análise IA | "Não analisada", o número de divergências encontradas ou "Conferida". Só nos tipos que passam por IA. |
| Status | O selo do documento e, se rejeitado, o motivo. |
Em cada linha, Conferir na prefeitura (quando a nota fiscal tem link de validação) abre a consulta no site da prefeitura, e Abrir documento leva ao detalhe.
Na ficha do fornecedor
A aba Faturamento da ficha do fornecedor mostra a mesma lista só com os documentos dele, com busca ("Buscar número, contrato ou motivo..."), filtros de Mês de competência, Ano de competência, Situação e Contrato, e o botão Registrar faturamento com o fornecedor já escolhido. Sem nada no mês, o link "Ver o ano inteiro" amplia o recorte.