Primeiros passos
A ordem recomendada para implantar o Afflux na sua organização, com checklist que guarda o seu progresso.
Em resumo
- A organização é criada pela equipe do Afflux. Quem vai administrá-la recebe um convite por e-mail e entra pelo endereço próprio da organização.
- Configure primeiro o que as outras telas usam (equipe, cadastros, tipos de documento, alçadas), depois fornecedores e contratos, e por último convide os fornecedores para o portal.
- A checklist abaixo guarda o progresso neste navegador — volte quando quiser.
- Uma implantação típica cabe em poucos dias; os cadastros de apoio podem ser refinados com o sistema já em uso.
Antes de tudo: o seu acesso
Aceite o convite
Você recebe um e-mail com o convite para a organização. Abra o link, informe seu nome, crie uma senha (no mínimo 8 caracteres, com uma letra e um número) e aceite os Termos de Uso. Se você já usa o Afflux em outra empresa, entra com a senha que já tem.
Guarde o endereço da organização
O Afflux não tem uma tela de login geral: cada organização tem o seu endereço, no formato app.afflux.com.br/sua-organizacao/login. Salve esse endereço nos favoritos e divulgue-o para a sua equipe.
Ative a verificação em duas etapas
Em Menu do usuárioPerfil & Segurança, adicione um aplicativo autenticador. É opcional, mas recomendado para quem aprova pagamentos e gerencia membros.
Tudo sobre acesso e segurança →
Checklist de implantação
- 1.Confira os dados da organização
Razão social, CNPJ (necessário para cobrança pelo Asaas), contato, endereço e logo — o logo aparece na tela de login.
Ver o guia → - 2.Convide a equipe interna e defina os papéis
Quem é financeiro, quem é operacional, quem só consulta. Use carteira restrita para quem cuida só de alguns fornecedores.
Ver o guia → - 3.Revise papéis e permissões
Os papéis padrão cobrem a maioria dos casos. Crie papéis próprios só se precisar de um recorte diferente.
Ver o guia → - 4.Cadastre centros de custo, departamentos e projetos
Eles alocam contratos e contas a pagar e alimentam o custo por departamento no dashboard.
Ver o guia → - 5.Crie os tipos de documento que você exige
Certidões, contrato social, apólices, termos. Para cada tipo: escopo, se exige análise, validade, renovação e assinatura.
Ver o guia → - 6.Monte os grupos de assinantes (se usar assinatura)
Defina quem pode assinar pela empresa, como a Diretoria.
Ver o guia → - 7.Defina as alçadas de aprovação de faturamento
Quantas aprovações um faturamento precisa, a partir de que valor e de quem.
Ver o guia → - 8.Revise os e-mails automáticos
Ligue e desligue avisos e ajuste as antecedências de vencimento.
Ver o guia → - 9.Conecte o Asaas (opcional)
Só se você quiser pagar vários fornecedores com uma cobrança consolidada. Sem ele, o pagamento é manual, com comprovante.
Ver o guia → - 10.Cadastre os fornecedores
Diretamente, ou por pré-cadastro: o fornecedor preenche os dados e envia os documentos por um link.
Ver o guia → - 11.Crie, formalize e ative os contratos
A ativação gera os ciclos de faturamento — é a partir dela que o sistema passa a esperar as notas.
Ver o guia → - 12.Convide os fornecedores para o portal
Quem tiver acesso envia faturamento e documentos, assina e acompanha pagamentos sozinho.
Ver o guia →
Por que nesta ordem
Cada etapa usa o que a anterior criou: o contrato pede um fornecedor ativo e pode ser alocado a um centro de custo; a solicitação de documento pede um tipo de documento; o convite ao portal pede o fornecedor e a pessoa. Seguir a ordem evita voltar atrás.
Já tem muitos fornecedores?
Use o pré-cadastro em massa: cole do Excel (nome e e-mail) até 500 destinatários de uma vez. Cada fornecedor preenche o próprio cadastro e envia os documentos; a sua equipe só revisa e aprova. Veja Pré-cadastro por link.
Uma rotina que funciona
Depois de implantado, o Afflux pede pouca atenção — as filas mostram o que precisa de alguém.
| Quando | O quê | Onde |
|---|---|---|
| Todo dia | Faturamentos a analisar e documentos a analisar | Dashboard, Faturamentos, Documentos |
| Todo dia | Contas que vencem nos próximos dias | Contas a pagar |
| Toda semana | Ciclos vencidos sem documento (faturamento atrasado) | Fila de ciclos |
| Toda semana | Documentos vencidos e a vencer em 30 dias | Documentos |
| Todo mês | Contratos com vigência no fim e contratos esperando decisão | Contratos |
| Quando precisar | Quem fez o quê, e quando | Auditoria |