Enviar faturamento
Como o fornecedor acompanha os ciclos, envia o documento de faturamento de cada competência, corrige e acompanha a análise e o pagamento.
Em resumo
- O ciclo de faturamento é o que a organização espera receber, e até quando. Ele nasce do contrato ativo — você não precisa adivinhar o que faturar.
- Você envia o documento no tipo que o contrato define (nota fiscal, recibo ou outro). Quando o documento é emitido pela contratante, como o RPA, não há envio do seu lado.
- Depois do envio, o documento vai para a fila de aprovação da contratante e o ciclo não aceita outro envio.
- Dá para corrigir enquanto o documento está Registrada. Se ele for Rejeitada, você envia de novo pela mesma competência.
- O detalhe de cada faturamento mostra o pagamento daquele faturamento: previsão, conta lançada ou pago com recibo.
Do ciclo ao pagamento
Ciclos: a agenda do faturamento
Em FaturamentoCiclos fica a tela Ciclos de faturamento: "O que a organização espera receber, e até quando. É o que permite saber do faturamento de setembro antes de alguém cobrar por e-mail." A tela abre no ano corrente.
Busque por competência, contrato ou documento, e filtre por Mês, Ano, Situação e Contrato. Os indicadores do topo resumem o recorte:
| Indicador | O que mostra |
|---|---|
| A enviar | Ciclos esperando documento. Mostra também quantos são emitidos pela contratante. |
| Vencidos | Ciclos que passaram da data de envio sem documento. |
| Aguardando análise | Ciclos cujo documento já foi enviado e espera decisão. |
| Esperado no recorte | Soma em R$ do valor esperado. Não soma ciclos sem faturamento. |
Cada linha traz a Competência, o Contrato, os Prazos ("Enviar até" — em vermelho se atrasado — e "Pagamento"), o Valor esperado, os Documentos já enviados (até dois links e "+N", ou "Nenhum"), a Situação e as ações: o ícone Calcular proporcional e o botão Enviar.
Situações do ciclo
O período ainda não começou. Já dá para enviar o documento antecipadamente.
O período começou e o documento é esperado até a data de envio.
Passou a data de envio sem documento. Ainda dá para enviar; a linha mostra Envio atrasado.
O documento chegou e a contratante está analisando.
O documento foi aprovado.
A contratante informou que não há faturamento neste período.
Como muda
- PrevistoAberto— o período começa
- PrevistoAguardando análise— você envia antes de o período começar
- AbertoVencido— passa a data de envio sem documento
- AbertoAguardando análise— você envia o documento
- VencidoAguardando análise— você envia, mesmo atrasado
- Aguardando análiseFaturado— a contratante aprova
Duas notas podem aparecer na coluna Situação:
- "A contratante informou que não há faturamento neste período." — não há o que enviar nesta competência.
- "Aguardando" seguido do tipo do documento e "da contratante — ela emite e registra." — o documento deste ciclo é emitido pela própria contratante (caso do RPA). Não há botão de envio, e você não recebe lembrete.
Calculadora proporcional
O ícone Calcular proporcional abre uma simulação para combinar o valor de um período parcial. Informe a Base de cálculo (dias) — quantos dias valem o valor cheio — e os Dias considerados. O resultado mostra o Valor proporcional, quantos dias de quantos e o percentual do valor esperado, e o que ficou fora da conta.
A calculadora não grava nada
É só uma simulação: o ciclo e o valor esperado seguem como estão. O documento pode ser emitido com outro valor — a organização analisa e decide como sempre.
Sem nenhum ciclo: "Nenhum ciclo previsto — Os ciclos nascem dos contratos ativos. Assim que um contrato passar a valer, o calendário de faturamento aparece aqui."
Enviar o documento de faturamento
Comece o envio
Use qualquer um destes caminhos:
- Enviar faturamento numa pendência da Visão geral;
- Enviar na linha do ciclo, em Ciclos ou no detalhe do contrato;
- Enviar faturamento no topo de FaturamentoFaturamentos;
- Enviar documento no cabeçalho do detalhe do contrato, que abre o ciclo em aberto mais antigo daquele contrato.
A tela se chama Enviar documento de faturamento.
Escolha o contrato
Com mais de um contrato, escolha em Contrato primeiro: a competência e o tipo do documento vêm dele. Entram contratos Ativos e Suspensos; contrato em formalização ainda não fatura.
Um bloco de contexto mostra o contrato e "Faturado por" seguido do tipo. Se o contrato mudou de tipo recentemente, a tela avisa que aquela competência é faturada pelo tipo que valia antes da alteração.
Escolha a competência ou envie como avulso
Em Competência, escolha o período esperado na lista (competência e período). Se o serviço não tem periodicidade, ou não há ciclo em aberto, escolha Documento avulso e informe a data em Competência — qualquer dia do mês de referência.
Sem ciclo em aberto, a tela avisa: "Este contrato não tem ciclo em aberto. Registre como documento avulso."
Preencha os dados do documento
- Número do documentoobrigatório
- O número do documento. Em Recibo e Outro documento vira Número (opcional), porque esses tipos podem não ter numeração.
- Série
- Só aparece quando o tipo tem série (nota fiscal).
- Data de emissãoobrigatório
- A data em que o documento foi emitido.
- Valor bruto
- O valor total do documento, antes das retenções. Ex.: 12.000,00.
- Retenções
- ISS, IRRF, INSS, PIS, COFINS e CSLL, conforme o documento.
- Valor líquido
- O que deve ser pago. A ajuda mostra o cálculo: bruto menos retenções.
- Arquivo do documento
- PDF ou XML, opcional. Se for uma nota fiscal com QR code, o Afflux tenta lê-lo.
- Descrição do serviço
- O que foi prestado no período.
Se o líquido informado não bater com bruto menos retenções, aparece o aviso "O líquido informado difere do cálculo em" e a diferença em R$. Você pode enviar assim se houver outras deduções — a diferença fica visível para a contratante.
Ao anexar um arquivo, a tela mostra "Lendo o QR code da nota…" e, se conseguir, "QR code lido: a organização poderá conferir este documento direto no site da prefeitura."
Confira e envie
Clique em Enviar documento. A confirmação "Enviar este documento?" explica: "O documento entra na fila de aprovação da contratante e o ciclo deixa de aceitar outro envio." Se houver divergência no líquido, ela repete quanto o líquido está acima ou abaixo do cálculo. Confirme com Enviar documento.
Você não escolhe o tipo do documento
O portal envia sempre no tipo definido no contrato. Se o contrato pede nota fiscal, o envio é de nota fiscal. Deixar o fornecedor trocar por recibo permitiria contornar a emissão da nota; quando há exceção, quem decide é a contratante.
Pode enviar sem arquivo
O envio sem anexo é permitido de propósito: às vezes os dados do documento saem antes do PDF. O detalhe mostra "Este documento foi enviado sem arquivo." Envie o arquivo à organização assim que ele sair.
Quando não há nada a faturar
Se nenhum contrato precisa de documento seu, a tela mostra "Nada a faturar agora": "Não há contrato ativo que você precise documentar. Contrato faturado por documento que a contratante emite não entra aqui — ela registra por vocês dois."
- Você envia pelo portal.
- Você recebe os lembretes de prazo por e-mail.
- O ciclo aparece na fila Precisa de você.
- A contratante registra o documento.
- Não há botão de envio nem lembrete.
- O ciclo mostra "Aguardando" o tipo "da contratante".
Acompanhar os faturamentos
Em FaturamentoFaturamentos fica tudo o que já foi faturado para a organização, e em que pé está a análise de cada um. A tela abre no ano corrente; busque por número, contrato ou motivo, e filtre por Mês, Ano, Situação e Contrato.
Os indicadores mostram Em análise, Aprovados, Rejeitados e o Líquido no recorte. As colunas: Documento (ex.: NF 7/1, com o motivo da rejeição em vermelho), Competência e período, Contrato (ou "Avulsa"), Emissão, Valor líquido e Situação.
Situações do faturamento
Enviado. A organização ainda não começou a análise — dá para corrigir.
A organização está conferindo. Não dá mais para corrigir.
Aprovado. O lançamento a pagar foi criado.
Recusado, com o motivo. Envie de novo pela mesma competência.
Como muda
- RegistradaEm análise— a organização começa a análise
- RegistradaAprovada— a organização aprova direto
- RegistradaRejeitada— a organização rejeita direto, com motivo
- Em análiseAprovada— a organização aprova
- Em análiseRejeitada— a organização rejeita com motivo
Corrigir um faturamento enviado
Enquanto o documento está Registrada, o detalhe mostra o botão Corrigir: "Dá para ajustar número, datas, valores e anexo enquanto a organização ainda não analisou."
Abra a correção
No detalhe do faturamento, clique em Corrigir. A tela Corrigir mostra a competência e o contrato, que não mudam numa correção.
Ajuste os campos
Os campos são os mesmos do envio. Para manter o arquivo atual, deixe o campo de arquivo em branco. Um arquivo novo substitui o atual.
Salve
Clique em Salvar correção e confirme: "A correção substitui os dados do documento e ele volta para a fila de análise da contratante."
Depois que a análise começou
Fora de Registrada, a tela responde "Este documento não pode mais ser corrigido": "A organização já começou a tratá-lo. Se algo está errado, peça a rejeição — o documento volta para você com o motivo, e aí pode ser reenviado."
Faturamento rejeitado
O detalhe mostra o cartão "Rejeitada" com o motivo. Corrija o que foi apontado e envie de novo pela mesma competência, seguindo o passo a passo de envio.
O detalhe do faturamento
O cabeçalho mostra o documento (ex.: NF 7), o selo de situação, a competência e o contrato. Abaixo:
- Arquivo — o botão de abrir o arquivo (com o nome dele) e, quando o QR code foi lido, Conferir na prefeitura. O PDF ou a imagem aparece na própria página.
- Valores — bruto, retenções (com o detalhe de cada uma), líquido, emissão e descrição. Se houver divergência, ela é repetida aqui.
- Pagamento — o que aconteceu com o dinheiro deste faturamento (veja abaixo).
- Histórico — cada mudança de situação, com a data e o motivo, sem os nomes das pessoas da contratante.
O pagamento deste faturamento
A seção Pagamento responde "e o pagamento deste faturamento?" em três momentos:
- Mostra a Previsão de pagamento do ciclo (ou "Sem previsão no ciclo").
- Situação: "Ainda não lançado no financeiro".
- O lançamento nasce quando a organização aprova o documento.
- Mostra a Situação da conta, o Vencimento e o Valor.
- Vencimento passado sem pagamento aparece como Vencida.
- Mostra Pago em, Valor pago e Meio: PIX, TED, Boleto, Asaas (split) ou Outro.
- Botão Ver comprovante.
O botão Ver em Pagamentos leva à visão completa de todos os recebimentos.
Para a organização
O que o fornecedor vê aqui depende das ações da sua equipe: colocar em análise, aprovar ou rejeitar com motivo, e registrar o pagamento com comprovante. Um motivo de rejeição claro evita um segundo envio errado. Veja Analisar e aprovar e Receber e registrar faturamento.