Analisar e aprovar pré-cadastros
A fila de pré-cadastros, o detalhe de cada um, o que acontece na aprovação e como pedir correção, rejeitar, reenviar, cancelar e acompanhar lotes.
Em resumo
- Os pré-cadastros ficam em FornecedoresPré-cadastros, em quatro abas: Em andamento, Lotes, Expirados e Encerrados.
- Quando o fornecedor envia, o pré-cadastro fica Em análise: você aprova, pede correção ou rejeita.
- Aprovar faz três coisas, nesta ordem: cria o fornecedor ativo com o contato, importa os documentos já aprovados e envia o convite ao portal. Nenhum passo desfaz o anterior.
- Sem vaga no plano, nada acontece: o pré-cadastro continua em análise, sem fornecedor criado.
- Não existe aprovação em massa: cada decisão é individual. No lote, as ações em massa são só reenviar, renovar o prazo e cancelar.
Onde ficam
Abra Fornecedores e use o indicador Pré-cadastros em análise, no topo, ou vá direto à tela "Pré-cadastros — Fornecedores convidados a preencher o próprio cadastro por link. O fornecedor só nasce quando alguém da equipe aprova." O botão Solicitar cadastro também fica aqui.
A tela é para quem tem Cadastrar e editar fornecedores. Quem tem só Convidar, editar e remover membros vê apenas a seção "Acesso ao portal pendente" — o que lhe cabe resolver.
As situações de um pré-cadastro
O convite saiu e o fornecedor ainda não salvou nada.
O fornecedor já começou a preencher, mas ainda não enviou.
O fornecedor enviou. A decisão é da sua equipe.
A equipe devolveu para ajustes. O fornecedor pode editar de novo.
O prazo do link passou antes do envio. Só um reenvio reabre.
Decisão tomada: o fornecedor foi criado. Encerrado.
Recusado pela equipe, com motivo. Encerrado.
Convite invalidado pela equipe antes do envio. Encerrado.
Como muda
- Não iniciadoEm preenchimento— o fornecedor salva pela primeira vez
- Em preenchimentoEm análise— o fornecedor envia, com os obrigatórios
- Em análiseAprovado— Aprovar, com permissão e vaga no plano
- Em análiseEm correção— Pedir correção, com motivo
- Em análiseRejeitado— Rejeitar, com motivo
- Em correçãoEm análise— o fornecedor reenvia, com os documentos marcados substituídos
- Em preenchimentoExpirado— o prazo do link passa
- Em correçãoExpirado— o prazo do link passa
- Não iniciadoCancelado— Cancelar convite
- Em preenchimentoCancelado— Cancelar convite
- Em correçãoCancelado— Cancelar convite
Detalhes que valem lembrar
- Expirado é calculado pela data: um pré-cadastro não iniciado, em preenchimento ou em correção expira quando o prazo do link passa. Renovar prazo e reenviar manda um link novo e o devolve à situação em que estava.
- Em análise não se cancela. Se o fornecedor já enviou, a saída é decidir: aprovar, pedir correção ou rejeitar — com motivo.
- Aprovado, Rejeitado e Cancelado são finais. Para continuar com alguém rejeitado ou cancelado, envie um convite novo.
A fila
O que ainda pede trabalho, em seções que só aparecem quando têm itens:
| Seção | O que reúne | Detalhe |
|---|---|---|
| Em análise | O fornecedor enviou: aprovar, pedir correção ou rejeitar. | Enviado em |
| Acesso ao portal pendente | Aprovado, mas o contato ainda não recebeu o convite ao portal. | Aprovado em |
| Documentos pendentes de importação | Aprovado, mas algum documento não chegou ao cadastro do fornecedor. | N documentos |
| Aguardando fornecedor | Não iniciado, em preenchimento ou em correção, com o link ainda valendo. | Até (a data de expiração) |
Colunas: Fornecedor (razão social ou nome do destinatário, e e-mail), Origem (tipo de onboarding · lote), a coluna de detalhe e Situação.
Sem nada pendente: "Nada pendente — Nenhum pré-cadastro espera a equipe ou está com o fornecedor. Expirados e encerrados ficam nas abas próprias."
O detalhe de um pré-cadastro
Cabeçalho
O nome, o selo da situação, "Pré-cadastro enviado para" e o e-mail, e "Link vale até …" ou "Expirou em …".
Avisos que podem aparecer
Já existe fornecedor com este CPF/CNPJ
O aviso traz o link para o fornecedor já cadastrado e diz: a aprovação será recusada — rejeite ou peça correção. O fornecedor, no link dele, nunca fica sabendo dessa coincidência; ela só aparece para quem analisa.
- Acesso ao portal pendente: o contato ainda não recebeu o convite. Use Enviar acesso ao portal — ou, se você não tem a permissão, peça a alguém que pode gerenciar membros.
- N documentos ainda não foram importados para o fornecedor: use Importar documentos pendentes.
- Motivo da correção ou Motivo da rejeição, quando houver.
Seções
- Dados do fornecedor
- CPF/CNPJ, nome ou razão social, nome fantasia, e-mail, telefone, inscrições e endereço. Antes do preenchimento: O fornecedor ainda não começou a preencher.
- Contato
- Nome, cargo, e-mail e telefone da pessoa com quem a organização vai falar.
- Documentos
- Cada documento pedido, marcado obrigatório ou opcional (e marcado para substituir, se você pediu correção), com o arquivo, o tamanho, a validade, a data de envio, se já foi importado e o link Visualizar. Sem documentos: Este pré-cadastro não pede documentos.
- Origem
- Tipo de onboarding, lote (Convite individual quando não há lote), data de envio e, depois de aprovado, Abrir fornecedor.
- Histórico
- A linha do tempo do pré-cadastro, do convite à decisão.
O Histórico registra: convite criado e enviado, link reenviado (o anterior deixou de valer), fornecedor começou a preencher, enviado para análise, correção solicitada, reenviado depois da correção, rejeitado, aprovado, fornecedor criado, documento importado para o fornecedor, convite cancelado, convite ao portal enviado e convite ao portal aceito.
Ações disponíveis em cada situação
As ações ficam no topo — uma principal e as demais em Mais ações — e todas pedem confirmação.
| Situação | Ações |
|---|---|
| Em análise | Aprovar · Pedir correção · Rejeitar |
| Não iniciado, Em preenchimento, Em correção | Reenviar convite · Cancelar convite |
| Expirado | Renovar prazo e reenviar · Cancelar convite |
| Aprovado | Importar documentos pendentes · Enviar acesso ao portal (quando houver pendência) |
Aprovar
Quem pode aprovar
| Permissão | Para aprovar |
|---|---|
| Cadastrar e editar fornecedores | sempre |
| Enviar e editar documentos | sempre |
| Analisar e aprovar documentos do fornecedor | se algum documento pedido exige aprovação |
| Convidar, editar e remover membros | só para o convite ao portal sair na hora |
Sem a permissão de aprovar documentos, quando algum documento a exige, o diálogo vira "Você não pode aprovar este pré-cadastro" e pede que alguém com permissão para aprovar documentos o faça.
Passo a passo
Revise os dados e os documentos
Confira os dados do fornecedor, o contato e cada documento (use Visualizar). Lembre-se: quem tem o link consegue usá-lo — a sua revisão é o que garante que os dados são do fornecedor certo.
Clique em Aprovar e ajuste as opções
A confirmação diz que o fornecedor é criado como ativo, com o contato como contato principal, que os documentos enviados entram no cadastro dele e que o cadastro ocupa uma vaga do plano. Duas opções:
- Funções do contato no fornecedor: Representante legal, Sócio, Responsável financeiro, Responsável operacional. "Sem função, a pessoa fica como contato."
- Não enviar acesso ao portal agora: desligado por padrão. Marque só se o contato não deve receber o portal neste momento.
Confirme
Clique em Aprovar e criar fornecedor. Um painel mostra o resultado de cada passo: "Fornecedor criado.", "X de Y documentos importados." e o resultado do acesso ao portal.
O que acontece, em três passos
Regra do Afflux
Os três passos têm consequências diferentes e nenhum desfaz o anterior. Um documento que falhou na importação não apaga o fornecedor criado; um convite que não saiu não desfaz a aprovação. O que ficou para trás aparece como pendência, com o botão para concluir.
Acesso ao portal pendente
O acesso pendente aparece no resultado da aprovação, no detalhe, na seção "Acesso ao portal pendente" da fila, na aba Pessoas do fornecedor e numa notificação a quem pode convidar. Para resolver, alguém com Convidar, editar e remover membros usa Enviar acesso ao portal no detalhe: um convite vai para o e-mail do contato, com acesso a este fornecedor.
Documentos pendentes de importação
No detalhe, Importar documentos pendentes copia para o cadastro do fornecedor os arquivos que faltaram. Pode repetir sem medo: o que já foi importado não se duplica.
Pedir correção
Use quando algo precisa ser ajustado pelo fornecedor — um dado errado, um documento ilegível.
Escreva o motivo
Em Pedir correção, preencha Motivo (obrigatório). Ele vai no e-mail ao fornecedor: escreva para ele.
Marque os documentos a substituir
Em Documentos a substituir, marque os que precisam de arquivo novo. O fornecedor só consegue reenviar depois de substituí-los.
Confirme
O fornecedor recebe o motivo por e-mail e o link volta a valer pelo número de dias do pré-cadastro. A situação muda para Em correção.
O pré-cadastro guarda só o arquivo mais recente de cada documento: ao substituir, o anterior sai. O histórico registra o pedido de correção e o novo envio. O controle de versões dos documentos começa depois da aprovação, no acervo do fornecedor.
Rejeitar
Rejeitar pede o Motivo da rejeição (obrigatório). O link deixa de valer e o fornecedor recebe o motivo por e-mail. Não há como desfazer: para continuar, envie um convite novo.
Reenviar e cancelar
- Reenviar convite (ou Renovar prazo e reenviar, se expirado): um link novo vai para o mesmo e-mail, válido pelo número de dias do pré-cadastro. O link anterior deixa de valer.
- Cancelar convite: o link deixa de valer e o pré-cadastro vai para o acervo (aba Encerrados). Não há como desfazer: para continuar, envie um convite novo. Só vale enquanto o fornecedor não enviou — em análise, rejeite.
Lotes
Abra um lote pela aba Lotes. O detalhe mostra:
- Título: o nome do lote, com o tipo de onboarding e a data de criação. Se o tipo foi desativado, aparece "(desativado — não recebe destinatários novos)".
- Resumo: "Faltam N de M" (ou "Nenhum pendente de M"), a contagem por situação e a linha de capacidade do plano.
- Tabela: Destinatário, Prazo ("Vale até", "Expirou em", "Enviado em" ou "Decidido em"), Situação e Resultado ("Feito" ou o erro).
- Adicionar destinatários: só com o tipo de onboarding ativo.
Ações em massa
Selecione os destinatários e escolha:
- Reenviar convite
- Cada destinatário recebe um link novo, com o prazo renovado; o link anterior deixa de valer.
- Renovar prazo e reenviar
- Só para os expirados.
- Cancelar
- Os links deixam de valer e os pré-cadastros vão para o acervo. Não há como desfazer.
Cada linha mostra o próprio resultado na coluna Resultado. Se uma falhar, as que deram certo continuam valendo.
Por que não existe aprovação em massa
Cada pré-cadastro tem dados e documentos próprios — e o link pode ter sido usado por alguém além do destinatário. Aprovar é dizer "conferi e este é o fornecedor certo", e isso só se faz olhando um por um. Por isso aprovar, pedir correção e rejeitar são sempre individuais; em massa, só as ações operacionais: reenviar, renovar o prazo e cancelar.