Solicitar e enviar documentos
Como pedir um documento ao fornecedor com prazo, e como a sua equipe envia um documento recebido por outro canal.
Em resumo
- Solicitar cria uma pendência no portal do fornecedor e envia um aviso por e-mail: o sistema passa a saber que o documento é esperado antes de ele existir.
- Enviar é para quando o arquivo já está com você — chegou por e-mail, por exemplo. O caminho (análise, assinatura) continua sendo o do tipo.
- Se você tem permissão de aprovar e o tipo exige análise, o seu próprio envio já sai aprovado — não é preciso abrir a fila para aprovar o que você acabou de mandar.
- Quando já existe uma exigência do mesmo tipo, você escolhe entrar nela (substitui o documento atual) ou criar uma nova exigência, com uma identificação.
- Arquivos aceitos: PDF, JPEG, PNG ou WebP, de até 20 MB.
Solicitar ou enviar?
- O arquivo ainda não existe ou está com o fornecedor.
- O pedido aparece no portal dele, com prazo.
- Ele recebe um e-mail e envia pelo portal.
- Exige Solicitar documentos ao fornecedor.
- O arquivo já está com a sua equipe.
- Você mesmo anexa e preenche os dados.
- Se havia um pedido em aberto para aquela exigência, ele é atendido e sai do portal do fornecedor.
- Exige Enviar e editar documentos.
Solicitar um documento
Você pode solicitar a partir de vários lugares:
- Na tela Documentos, botão Solicitar documento.
- Na ficha do fornecedor, aba Documentos, botão Solicitar (não aparece se o fornecedor estiver inativo).
- No contrato, aba Documentos, seção "Exigências do contrato", botão Solicitar (só com o contrato em formalização, ativo ou suspenso).
- No painel de formalização do contrato, com Solicitar documento ou Solicitar tudo o que falta (N) — veja Formalização e ativação.
Abra o formulário
Clique em Solicitar documento. A tela explica: "A solicitação aparece no portal do fornecedor e no painel como pendência — o sistema passa a saber que o documento é esperado antes de ele existir."
Preencha o pedido
- Fornecedor
- A quem o documento é pedido.
- Tipo de documento
- O que está sendo pedido. Tipos inativos não aparecem em novas solicitações.
- Contrato
- Necessário quando o tipo é de escopo De cada contrato: o pedido fica ligado àquele contrato.
- Exigência
- Aparece quando já existe exigência do mesmo tipo. Escolher uma existente pede a renovação dela; uma nova convive com as demais.
- Identificação
- Como distinguir a nova exigência das que já existem: o nome do motorista, a placa, o estado.
- Prazo
- Até quando o fornecedor deve enviar. Depois disso a solicitação aparece como atrasada.
- Observação
- Uma orientação para o fornecedor sobre o que você espera receber.
Confirme
Clique em Solicitar documento. A confirmação "Solicitar este documento ao fornecedor?" avisa que a exigência passa a aparecer como pendência no portal do fornecedor e que ele recebe um aviso por e-mail, com o prazo informado.
O que acontece depois
Enquanto o pedido está aberto, a coluna Prazo da seção "Aguardando o fornecedor" mostra a data e quanto falta: "em N dias", "vence hoje" ou "atrasada há N dias" ("Sem prazo" quando você não informou um). No topo da seção, a tela resume se os pedidos estão "dentro do prazo" ou quantos "passaram do prazo".
Pedido não duplica
Se já existe uma renovação em aberto para a mesma exigência, pedir de novo não cria um segundo pedido: o sistema reaproveita o que já existe.
O e-mail ao fornecedor é o aviso "Documento solicitado", ligado por padrão. Você pode desligá-lo em Notificações — a pendência no portal continua aparecendo.
Sem tipos cadastrados
Se a organização ainda não cadastrou nenhum tipo, a tela mostra "Nenhum tipo de documento cadastrado." — "Cada organização define os seus — CND, FGTS, contrato social." — com o botão Cadastrar tipos, que leva a Tipos de documento.
Enviar um documento pela equipe
Use quando o arquivo já está com você. Abra pelo botão Enviar documento da tela Documentos, da aba Documentos do fornecedor ou da aba Documentos do contrato — ou pelo painel lateral de uma exigência, onde o botão se chama Renovar documento, Substituir documento ou Enviar documento, conforme o caso.
O arquivo fica guardado em armazenamento privado, acessível apenas por quem tem acesso à sua organização (e ao fornecedor dono do documento, pelo portal).
Anexe o arquivo
Arquivos em PDF, JPEG, PNG ou WebP, de até 20 MB. Os formatos aceitos e o tamanho máximo aparecem no próprio campo — se um dia mudarem, vale o que a tela mostra.
Preencha os dados
- Arquivoobrigatório
- O documento em si.
- Fornecedor
- Busque o fornecedor. Fica travado quando você abriu o envio a partir do fornecedor ou de uma solicitação.
- Títuloobrigatório
- Como o documento aparece nas listas. Ex.: CND federal 2026.
- Tipoobrigatório
- É ele que define se o documento exige aprovação, assinatura e validade. Sem tipo, o envio é recusado.
- Contrato
- Obrigatório se o tipo for de escopo De cada contrato: escolha a qual contrato ele pertence. Só aparecem contratos em formalização ou vigentes.
- Exigência
- Aparece quando já existe exigência do mesmo tipo. Opções: as existentes e Nova exigência. Entrar numa delas substitui o documento atual dela; uma nova convive com as demais.
- Identificação
- Obrigatória ao criar uma nova exigência: como distingui-la da que já existe — o nome do motorista, a placa, o estado.
- Emissão
- Data em que o documento foi emitido.
- Validade
- Data de vencimento. Em branco = sem validade. Obrigatória se o tipo exigir validade.
- Descrição
- Observações sobre o documento.
Confira o quadro de regras do tipo
Ao escolher o tipo, a tela mostra o que vai acontecer com este envio:
| Regra | O que pode aparecer |
|---|---|
| Aprovação | "Não exigida", "Obrigatória — registrada no seu envio, porque você pode aprovar" ou "Obrigatória — vai para a análise de quem pode aprovar" |
| Assinatura | "Obrigatória", com o resumo de quem assina, ou "Não exigida" |
| Validade | Obrigatória ou Opcional |
| Caminho | Uma frase, como "Análise da contratante → assinaturas exigidas → passa a valer." ou "Passa a valer assim que é enviado." |
Você não escolhe o caminho: ele é a regra do tipo. Veja os quatro caminhos.
Envie
Clique em Enviar documento. O documento entra no caminho mostrado no quadro.
Quem pode aprovar aprova no envio
Regra do Afflux
Se o tipo exige análise e você tem Analisar e aprovar documentos do fornecedor, o seu envio já sai aprovado em seu nome, com data — no histórico aparece "Aprovado no envio". Obrigar você a abrir a própria fila para aprovar o que acabou de mandar acrescentaria um clique, não um controle. Se o tipo não exige análise, ninguém aprova, nem implicitamente.
Sem essa permissão, o documento vai para a fila Aguardando análise como qualquer outro.
Exigência existente ou nova exigência
Quando o fornecedor já tem uma exigência do mesmo tipo, o campo Exigência aparece e você decide:
- O novo documento é a próxima versão dela.
- Quando passar a valer, substitui o atual, que vira Substituído.
- Exemplo: a CND nova que substitui a que vai vencer.
- Cria uma nova família, que convive com as demais.
- Exige uma Identificação para distingui-la.
- Exemplo: a CNH de um segundo motorista.
Ao enviar para uma exigência existente, o título da tela vira Renovar documento (há renovação pedida), Substituir documento (há uma versão valendo) ou Enviar documento (nenhuma versão valendo), e a tela mostra a Versão atual para conferência.
Recebeu por outro canal?
Se a renovação foi pedida ao fornecedor e o documento chegou por e-mail, renove você mesmo pelo painel lateral da exigência: o pedido é atendido e sai do portal dele.
Documentos de contrato
Para um tipo de escopo De cada contrato, o campo Contrato é obrigatório e só oferece contratos em formalização, ativos ou suspensos. Se o fornecedor não tiver nenhum, a tela avisa que ele "não tem contrato em formalização nem vigente. Contrato em rascunho recebe documentos depois de iniciar a formalização."
Quando o envio é impedido
| Mensagem | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| "Já há uma nova versão a caminho" | A exigência já tem uma versão em análise ou aguardando assinatura. | Use Abrir a versão em andamento e decida ou cancele essa versão primeiro. |
| "O tipo … está desativado" | O tipo foi desativado e não recebe novos envios. | Reative o tipo em Tipos de documento ou use outro. |
| "O contrato desta exigência não recebe documentos" | O contrato está em rascunho, encerrado ou cancelado. | Inicie a formalização, ou trate o documento em outro contrato. |
| "Este fornecedor não recebe documentos no status atual" | A situação do fornecedor não permite novos documentos — por exemplo, inativo, sem relação comercial. | Se a relação voltou, reative o fornecedor. |
| "Escolha o tipo do documento. É ele que define se o documento exige aprovação, assinatura e validade." | O envio foi feito sem tipo. | Escolha o tipo. |
Uma versão a caminho por vez
Cada exigência aceita uma versão em andamento. Isso evita duas versões concorrendo pelo mesmo lugar — e uma decisão de análise que fica sem efeito porque outra chegou antes.
Como o fornecedor envia
Pelo portal, o fornecedor vê os pedidos em Aguardando você, com os botões Enviar ou Renovar, e também pode enviar um documento por conta própria. O formulário é o mesmo — arquivo, título, tipo, contrato, exigência, identificação, emissão, validade e descrição —, com o mesmo quadro de regras do tipo. Quando o envio atende um pedido, o tipo vem travado ("Vem da solicitação que este envio atende.").
Se o tipo exige análise, a sua equipe recebe o aviso Documento recebido e o documento entra na fila Aguardando análise. O passo a passo do lado do fornecedor está em Documentos e assinaturas no portal.