Alçadas de aprovação de faturamento
Defina quantas aprovações um faturamento precisa, conforme o valor, antes de virar conta a pagar.
Em resumo
- Sem etapas configuradas, a aprovação é única: qualquer pessoa com permissão de aprovar conclui o faturamento sozinha e a conta a pagar nasce na hora.
- Com etapas, cada uma vale a partir de um valor e pode ser decidida por um papel interno específico. As etapas são cumpridas em ordem crescente.
- A conta a pagar só nasce quando a última aprovação exigida é concluída.
- Ver a tela exige Ver documentos de faturamento; editar exige Editar cadastros auxiliares.
Onde fica
Abra ConfiguraçõesAprovação de faturamentos. A página abre com o título "Aprovação de faturamentos" e o subtítulo "Quantas aprovações um faturamento precisa antes de virar conta a pagar."
A tela trata da alçada de aprovação dos documentos de faturamento — nota fiscal, RPA, recibo e outros. Ela não tem relação com a análise de documentos de conformidade (certidões, termos), que fica em Documentos.
Aprovação única ou por etapas
- É o comportamento quando nenhuma etapa foi criada.
- A tela mostra o cartão "Aprovação única".
- Qualquer pessoa com a permissão Aprovar ou rejeitar documentos aprova sozinha, e a conta a pagar nasce na hora.
- Cada faturamento exige as etapas cujo valor mínimo ele alcança.
- As etapas são cumpridas em ordem: a 2 só depois da 1.
- A conta a pagar nasce só na última aprovação.
A conta a pagar nasce da última aprovação
A conta a pagar não é lançada à mão: ela é criada quando o faturamento recebe a última aprovação que o valor dele exige. Assim, todo pagamento tem um documento aprovado por trás, por quem a sua organização definiu. No detalhe do faturamento, a seção "Alçada deste faturamento" mostra quantas aprovações ele exige e quais já estão Aprovada ou Pendente.
Criar uma etapa
Abra o editor
Clique em Nova etapa.
Preencha os campos
- Nome da etapaobrigatório
- Ex.: Gestor, Diretoria, Controladoria.
- Ordemobrigatório
- De 1 a 9. As etapas são cumpridas em ordem crescente.
- Exigida a partir de
- Valor em R$. Faturamentos abaixo deste valor não passam por esta etapa. Zero = todos.
- Quem decide
- Qualquer um com permissão (quem tem Aprovar ou rejeitar documentos) ou um papel interno específico. Papéis de portal não aparecem: o fornecedor nunca aprova o próprio faturamento.
- Etapa ativa
- Caixa de marcação. Desmarcada, a etapa deixa de ser exigida nas aprovações e aparece na lista com o selo Inativa. Use para pausar uma etapa sem perder a configuração.
Salve
Clique em Salvar etapa, ou em Cancelar para desistir.
Cada etapa salva aparece numa linha como "Etapa 1 · Conferência financeira", seguida de "Exigida a partir de R$ X · decidida por" e o papel — ou "qualquer um com permissão". Os botões Editar e a lixeira ficam ao lado.
A linha mostra o código do papel
Quando a etapa é decidida por um papel, a linha mostra o código do papel, em minúsculas e sem acento (por exemplo, "decidida por financeiro" ou "decidida por proprietario"), e não o nome como aparece em Papéis e permissões.
Exemplo prático
Um exemplo de política (os valores são ilustrativos): faturamentos de até R$ 20.000 passam por uma conferência; a partir de R$ 20.000, também pela diretoria.
| Etapa | Ordem | Exigida a partir de | Quem decide |
|---|---|---|---|
| Conferência financeira | 1 | R$ 0 | Qualquer um com permissão |
| Alçada de diretoria | 2 | R$ 20.000 | Proprietário |
Com essa configuração:
- Um faturamento de R$ 8.000 precisa só da Conferência financeira. Aprovada ali, a conta a pagar nasce.
- Um faturamento de R$ 35.000 passa pela Conferência financeira e depois pela Alçada de diretoria, que só o papel Proprietário decide. A conta a pagar nasce quando a diretoria aprova.
Remover uma etapa
A lixeira pede confirmação: "Remover a etapa N da alçada?", com o texto "Faturamentos a partir de R$ X deixam de exigir esta etapa (e a decisão do papel, quando houver). As aprovações já registradas permanecem no histórico." Confirme em Remover etapa.
Remover não apaga o passado: os faturamentos já aprovados por aquela etapa continuam mostrando a aprovação no histórico.
Quem pode o quê
| Ação | Permissão |
|---|---|
| Ver a tela e as etapas da alçada | Ver documentos de faturamento |
| Criar, editar e remover etapas | Editar cadastros auxiliares, além do acesso à tela |
Quem aprova os faturamentos em si precisa de Aprovar ou rejeitar documentos — e, na etapa decidida por um papel, ter esse papel.