Assinatura eletrônica
Quem assina cada documento, em que qualidade e em que ordem — e como assinar, designar, declinar, recusar e certificar.
Em resumo
- Um documento pede assinatura quando o tipo exige. O tipo define as vagas: quantas pessoas, de que lado (empresa ou fornecedor), em que qualidade e em qual etapa.
- A empresa pode restringir quem assina por ela a um grupo de assinantes (a alçada, como "Diretoria"); o fornecedor pode ter de assinar por alguém com uma função, como representante legal.
- Para assinar, a pessoa precisa de CPF cadastrado no Perfil. A assinatura registra nome, CPF, qualidade, quem ela representa, o código do arquivo, o IP e o dispositivo — e não se desfaz.
- Quem representa uma parte pode recusar: o documento é recusado e o outro lado é avisado. Testemunha nunca veta.
- Com todas as assinaturas coletadas, Gerar certificado sela o documento com a trilha completa.
Quando um documento pede assinatura
A assinatura é uma regra do tipo de documento — quem envia não escolhe. Quando o tipo tem a chave Assinaturas ligada, cada documento enviado nasce com as vagas de assinatura que o tipo define naquele momento, e só passa a valer depois da última assinatura obrigatória.
Se o tipo também exige análise, a ordem é sempre esta:
A regra se configura em Tipos de documento, por quem tem a permissão "Configurar quem assina: grupos de assinantes e a regra de assinatura dos tipos de documento". Ao ligar as assinaturas, o tipo já vem com a regra mais comum: etapa 1, a empresa assinando como Contratante e o fornecedor como Contratada, uma pessoa de cada lado.
Mudanças valem para os próximos envios
Cada documento guarda o retrato da regra de quando foi enviado. Alterar as assinaturas do tipo vale para os próximos envios, inclusive renovações; o que já está em assinatura segue como estava.
Vagas: lado, qualidade e quantidade
Cada vaga é uma frase: [Empresa ou Fornecedor] assina como [qualidade], com uma quantidade de 1 a 5 pessoas e uma condição de quem pode ocupá-la.
| Qualidade | Quem pode ter | O que significa |
|---|---|---|
| Contratante | Empresa | Assina como a parte contratante, em nome da sua organização. |
| Contratada | Fornecedor | Assina como a parte contratada, em nome do fornecedor. |
| Interveniente anuente | Empresa ou fornecedor | Declara ciência e concordância em nome de quem representa, sem ser parte. Como representa alguém, também pode recusar. |
| Testemunha | Empresa ou fornecedor | Testemunha o ato. Não representa ninguém e não pode recusar o documento. |
Testemunha é escolha da sua empresa
A lei não exige testemunha em documento eletrônico com integridade conferida — por isso ela não vem na regra padrão. Inclua testemunhas se a política do seu jurídico pedir. No certificado, a testemunha aparece sem representar nenhuma das partes.
Quem pode ocupar a vaga
- "com permissão de assinar": qualquer pessoa da equipe com Assinar documentos.
- "do grupo X": só as pessoas do grupo de assinantes escolhido — e que também tenham acesso ativo e a permissão de assinar.
- "com acesso ao portal": qualquer pessoa do fornecedor com acesso ao portal e permissão de assinar.
- "que seja representante legal" (ou sócio, responsável financeiro, responsável operacional): só quem tem essa função cadastrada no fornecedor.
As funções do fornecedor são cadastradas pela sua equipe nas pessoas do fornecedor — veja Pessoas e acesso ao portal.
Grupos de assinantes: a alçada da empresa
Um grupo de assinantes reúne as pessoas que podem assinar pela empresa em certos documentos — por exemplo, "Diretoria". Ele é criado em Assinantes e escolhido em cada vaga do tipo de documento.
- Sem grupo, qualquer pessoa da equipe com permissão de assinar assina pela empresa.
- Com grupo, só as pessoas do grupo assinam aquela vaga. Ter permissão de assinar é necessário, mas não basta.
- Quem perde o acesso continua no grupo e só volta a assinar quando o acesso voltar.
- Um grupo desativado deixa as assinaturas pendentes dele sem quem assine, até ele voltar ou o documento ser cancelado.
Por que grupo, e não papel
Poder assinar pela empresa é uma questão jurídica — estatuto, procuração —, não de função no sistema. Se a alçada fosse um papel, todo mundo do financeiro viraria signatário. O grupo é de pessoas, escolhidas a dedo.
Pessoas suficientes no grupo
Cada pessoa assina uma vez por documento. Se uma vaga pede 3 pessoas e o grupo tem 2, o editor do tipo avisa: "O grupo X tem 2 pessoa(s), e esta assinatura pede 3."
Etapas: quem assina primeiro
Assinaturas da mesma etapa correm juntas, em qualquer ordem. A próxima etapa só abre quando a anterior termina. Um tipo pode ter até 9 etapas.
- Etapa 1Fornecedor assina como Contratada
Enquanto isso, as vagas da etapa 2 mostram Abre depois da etapa 1.
- Etapa 2Diretoria assina como Contratante
Abre assim que a etapa 1 é concluída.
- Etapa 3Testemunhas
Opcional, se a sua política pedir.
- FimDocumento vigente
A última assinatura obrigatória faz o documento passar a valer.
No detalhe do documento, a seção Assinatura eletrônica mostra "X de Y assinaturas coletadas" e cada etapa como Concluída, Em andamento ou Aguardando a etapa anterior. Cada vaga mostra a qualidade, o grupo ou a função exigida, a pessoa designada (se houver) e a situação:
| Situação da vaga | Significado |
|---|---|
| Aguardando a sua assinatura | A vez é sua: você pode assinar esta vaga agora. |
| Abre depois da etapa N | A etapa anterior ainda não terminou. |
| Pendente | Aguarda alguém elegível assinar. |
| Assinada | Assinatura coletada, com data. |
| Recusada | Alguém recusou o documento, com o motivo. |
| Não será mais coletada | O documento foi recusado ou cancelado, e esta vaga deixou de ser necessária. |
| Não exigida | A vaga não precisa ser assinada. |
CPF: obrigatório para assinar
Toda assinatura, dos dois lados, registra o CPF de quem assina. Sem CPF cadastrado, o botão de assinar dá lugar a Informar CPF para assinar, que leva ao Perfil & Segurança.
- Nome completoobrigatório
- Da sua conta: vale em todas as organizações de que você participa, e é o nome que assina.
- CPF para assinatura
- Necessário para assinar documentos eletronicamente, e só para isso. Vale só nesta organização e fica registrado no certificado de cada assinatura.
- Você representa
- Somente leitura: mantido pela organização, é o que vai para o certificado quando você assina. Se algo estiver errado, fale com ela.
Assinar
Abra o documento
Quando é a sua vez, a vaga mostra "Aguardando a sua assinatura" e o botão Assinar. Leia o arquivo antes.
Confira a confirmação
"Assinar este documento?" mostra exatamente o que vai ficar registrado: você assinará com o seu nome e CPF, na qualidade da vaga (Contratante, Contratada…), representando a empresa ou o fornecedor (razão social e CNPJ) e, quando houver, com as suas funções. "A assinatura é registrada com o hash do arquivo, o seu IP e o dispositivo, e passa a valer como prova. Não há como desfazer."
Assine
Clique em Assinar documento. A tela confirma "Assinado.". A assinatura passa a mostrar o Código de validação, o CPF mascarado, o IP, o dispositivo e quem você representa.
Uma pessoa, uma assinatura por documento
A mesma pessoa não ocupa duas vagas do mesmo documento — nem assinando, nem designada em duas vagas pendentes. Se uma vaga pede duas pessoas, são duas pessoas diferentes.
O que foi assinado não muda depois
A assinatura guarda uma fotografia do momento: nome, CPF, razão social, CNPJ e funções daquele instante. Se depois a pessoa trocar o CPF, o fornecedor mudar a razão social ou a função mudar, as assinaturas passadas continuam exatamente como foram feitas. Nenhuma assinatura pode ser alterada ou apagada — nem por quem administra o sistema.
Designar, declinar e recusar
| Ação | Quem pode | Em que vagas | Efeito |
|---|---|---|---|
| Designar / Trocar designação | Quem tem Analisar e aprovar documentos do fornecedor | Só vagas da empresa | Só a pessoa designada poderá assinar |
| Declinar | Só a pessoa designada | Vaga em que foi designada | A vaga volta para o grupo |
| Recusar | Quem representa a parte da vaga | Contratante, Contratada e Interveniente anuente — nunca testemunha | Documento recusado |
Designar
Em vagas da empresa, Designar (ou Trocar designação) escolhe quem vai assinar: "Quem assina como" e a qualidade. A partir daí, "Só a pessoa designada poderá assinar". A lista só mostra os candidatos da vaga — designar escolhe dentro da alçada, nunca a amplia. Não é possível designar uma pessoa específica do fornecedor.
Declinar
A pessoa designada que não pode assinar usa Declinar e informa o motivo (obrigatório). A designação é desfeita e a vaga volta ao grupo, para que outra pessoa elegível assine. Uma testemunha designada também pode declinar.
Recusar
Recusar é para quem representa uma parte e não concorda com o documento. Na confirmação "Recusar este documento?", informe "O que impede a assinatura?" e confirme com Recusar documento.
- O documento fica Rejeitado e a solicitação reabre.
- As assinaturas que faltam deixam de ser coletadas ("Não será mais coletada"). As já feitas continuam registradas como prova.
- O outro lado recebe o motivo (aviso Assinatura recusada).
- Para seguir, um documento novo precisa ser enviado.
Na empresa, pode recusar a pessoa designada para a vaga ou quem tem Analisar e aprovar documentos do fornecedor; no fornecedor, quem pode ocupar a vaga. Um integrante do grupo que não foi designado não recusa nem declina — outro integrante pode assinar no lugar dele.
Testemunha não veta
Testemunha assina (e, se designada, declina), mas nunca recusa o documento: ela não representa nenhuma das partes.
A designação cai sozinha
Se a pessoa designada perde a condição de assinar — perde o acesso, o papel, a permissão de assinar ou sai do grupo —, a designação deixa de valer na hora, a vaga volta ao grupo e o grupo é avisado. Remover o acesso de alguém nunca é bloqueado por uma assinatura pendente.
Pode faltar quem assine
Quando há menos pessoas elegíveis do que vagas pendentes de um mesmo tipo, o painel mostra o alerta "Pode faltar quem assine: há menos pessoas elegíveis que assinaturas deste tipo." É um alerta, não uma trava: inclua alguém no grupo, dê a permissão de assinar ou cadastre a função no fornecedor. Veja Assinantes.
Acompanhar pela coluna Assinatura
No acervo, a coluna Assinatura diz de que lado falta assinar, pelos olhos de quem vê. O âmbar significa sempre "a vez é sua".
| Situação | No painel | No portal do fornecedor |
|---|---|---|
| Faltam os dois lados | Faltam as duas | Falta a sua |
| Falta só a sua empresa | Falta a sua | Você assinou · falta a contratante |
| Falta só o fornecedor | Falta o fornecedor | Falta a sua |
| Todos assinaram, sem certificado | Assinada · falta certificar | Assinada |
| Certificado gerado | Certificada | Certificada |
O painel diz qual lado falta porque é a sua equipe quem cobra o fornecedor. A fila Aguardando assinatura da tela Documentos reúne os documentos "parados até a última assinatura obrigatória". Os avisos Assinatura pendente vão ao fornecedor e à equipe, conforme Notificações.
Gerar o certificado
Quando todas as assinaturas foram coletadas ("Todas as assinaturas exigidas foram coletadas."), quem tem Enviar e editar documentos pode usar Gerar certificado.
A confirmação "Encerrar e certificar o documento?" explica: gera o PDF com a trilha completa e sela o documento; o arquivo deixa de poder ser apagado e não há como reabrir. Depois disso:
- O documento ganha o selo Certificado e o botão Abrir certificado.
- O quadro Integridade passa a mostrar também o "SHA-256 do certificado".
- O certificado registra, para cada assinatura, a qualidade, a etapa, a alçada e quem a pessoa representou (vazio para testemunha), com CPF e e-mail completos — é o documento que as partes guardam.
- Quem foi apenas designado não aparece no certificado: designar é organização interna, e o certificado é das partes.
Validação pública
Cada assinatura tem um código de validação. Com ele, qualquer pessoa — um auditor, um banco, o jurídico da outra parte — confere a assinatura publicamente, sem acessar o Afflux. A validação mostra o CPF e o e-mail mascarados e a situação do documento:
A validação fica em www.afflux.com.br/validar — o endereço vai impresso no certificado. Para cada assinatura autêntica, a página mostra o título "Assinatura autêntica" e uma faixa com a situação do documento:
| Faixa | Quando aparece |
|---|---|
| Documento em vigor | Todas as assinaturas exigidas foram coletadas e o documento passou a valer. |
| Documento ainda em assinatura | As assinaturas mostradas são autênticas, mas ainda faltam outras para o documento valer. |
| Documento recusado | As assinaturas são autênticas, mas o documento foi recusado e não tem efeito. |
| Documento cancelado | As assinaturas continuam registradas como prova do que foi assinado, mas o documento não tem mais efeito (com a data do cancelamento). |