Tipos de documento
Defina o que a sua organização pede ao fornecedor e o caminho que cada documento percorre até valer.
Em resumo
- O tipo de documento é a regra: ele diz se o documento passa por análise, se tem validade e quem precisa assinar. Quem envia não escolhe o caminho — o tipo decide.
- O escopo (do fornecedor ou de cada contrato) não muda depois que o tipo recebe o primeiro documento.
- Mudanças valem para os próximos envios, inclusive renovações. O que já está em andamento segue a regra de quando foi enviado.
- Criar e editar tipos exige Editar cadastros auxiliares. Configurar quem assina exige uma permissão própria, que por padrão só o Proprietário e o Administrador têm.
Por que cada organização define os seus
Cada empresa tem a sua política de conformidade: uma pede certidões negativas e comprovante de FGTS a cada semestre, outra exige contrato social e apólice de seguro, outra quer um termo de confidencialidade assinado em cada contrato. Por isso o Afflux não traz uma lista pronta — você cadastra os tipos que a sua organização usa.
Sem tipo, não há solicitação
Todo documento pertence a um tipo, e é do tipo que saem a validade, a análise e as assinaturas. Sem tipos cadastrados não é possível solicitar documentos ao fornecedor — a tela de Cadastros avisa isso quando a aba está vazia.
Os documentos de faturamento (Nota fiscal de serviço, RPA, Recibo e Outro documento) não se cadastram aqui: são um catálogo fixo do sistema. Veja Tipos de documento de faturamento.
Onde fica
Os tipos de documento são uma aba da tela de Cadastros: ConfiguraçõesCadastrosTipos de documento.
A aba mostra estas colunas:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Tipo | Nome e código |
| Escopo | Do fornecedor ou De cada contrato |
| Fluxo | "Vale no envio", ou uma combinação como "Análise · 2 assinaturas em 2 etapas · Validade" |
| Renovação | "Manual" ou "N dias antes" |
| Situação | Ativo ou Inativo |
| Editar | Abre a página do tipo |
Além da busca "Buscar cadastro..." (por código e nome) e do filtro de Situação ("Ativos e inativos", "Ativos", "Inativos"), a aba tem dois filtros próprios:
- Escopo: "Qualquer escopo", "Do fornecedor" ou "De cada contrato".
- O que exige: "Qualquer exigência", "Com análise", "Com assinatura", "Com validade", "Com renovação automática" ou "Valem no envio".
Se nada corresponder, a tela mostra "Nenhum cadastro corresponde ao filtro." com o atalho "Limpar filtros".
Criar um tipo de documento
Abra o formulário
Em ConfiguraçõesCadastros, entre na aba Tipos de documento e clique em Novo tipo de documento. O formulário abre numa página própria, com o subtítulo "O que se pede ao fornecedor e o caminho de cada envio até valer".
Identifique o tipo
- Códigoobrigatório
- Até 30 caracteres. Ex.: CND. Não pode repetir outro tipo da organização: o erro é Já existe um tipo de documento com esse código.
- Nomeobrigatório
- Até 120 caracteres. Ex.: Certidão negativa de débitos. É como o tipo aparece nas solicitações e nos envios.
- Escopoobrigatório
- Do fornecedor ou De cada contrato. Veja a explicação logo abaixo.
Escolha o escopo
- Vale para o fornecedor inteiro, qualquer que seja o contrato.
- Ex.: contrato social, certidões.
- Fica na ficha do fornecedor.
- É pedido e guardado em cada contrato.
- Ex.: apólice, termo assinado.
- O mesmo fornecedor com dois contratos envia um para cada.
O escopo não muda depois do primeiro documento
Depois que o tipo recebe o primeiro documento, o escopo fica travado, com o aviso "Este tipo já tem documentos, então o escopo não pode mudar. Para usar outro escopo, crie um tipo novo e desative este." Trocar o escopo deixaria os documentos já guardados presos ao lugar errado — um documento do fornecedor sem contrato, ou o contrário.
Defina o fluxo
A seção Fluxo diz o que acontece com cada documento enviado neste tipo. São três chaves:
- Análise da contratante
- Vem ligada. Alguém da equipe aprova ou recusa o documento antes de ele valer. Desligada, o documento vale assim que é enviado (ou depois das assinaturas, se houver).
- Validade
- Quem envia informa a data de vencimento. Ligada, aparece o campo Pedir renovação N dias antes do vencimento.
- Pedir renovação N dias antes
- De 1 a 365. O fornecedor recebe o pedido de renovação automaticamente, N dias antes de vencer. Em branco, a renovação é pedida à mão. Desligar a Validade apaga esta configuração.
- Assinaturas
- O documento só vale depois de assinado por quem está definido na seção Quem assina. Só aparece como chave para quem pode configurar assinaturas; os demais veem o texto O documento só vale depois de assinado… ou Não exige assinatura.
No topo da seção, uma linha mostra o caminho resultante, por exemplo: Envio › Análise › Assinaturas em 2 etapas › Vigente até o vencimento.
Renovação em branco não desliga o aviso de vencimento
Deixar a renovação em branco só significa que o sistema não abre o pedido sozinho. O aviso de vencimento por e-mail continua, conforme Notificações, e a equipe pode pedir a renovação pelo botão quando quiser.
Configure quem assina (se ligou Assinaturas)
Ao ligar Assinaturas, entra a regra padrão: etapa 1 com a Empresa assinando como Contratante e o Fornecedor como Contratada, uma pessoa cada. Ajuste conforme a seção Quem assina abaixo.
Salve
Clique em Criar tipo. Se algo estiver errado, o erro aparece numa notificação e também numa faixa no topo do formulário. Para desistir, use Cancelar.
Os quatro caminhos possíveis
O caminho do documento sai de duas chaves — Análise da contratante e Assinaturas. A Validade não muda o caminho; ela só define até quando o documento vale.
| Análise | Assinaturas | Caminho do documento |
|---|---|---|
| Desligada | Desligada | Vale no envio |
| Ligada | Desligada | Envio › Análise › Vigente |
| Desligada | Ligada | Envio › Assinaturas › Vigente |
| Ligada | Ligada | Envio › Análise › Assinaturas › Vigente |
Quem envia não escolhe o caminho
O fornecedor (ou a equipe) não marca se o documento precisa de análise ou de assinatura: o tipo decide, sempre. Se fosse uma escolha no envio, o próprio fornecedor poderia dispensar o controle que a sua organização exige. Quando há análise e assinatura, a análise vem antes: só se coleta assinatura de um documento já conferido.
Os detalhes de cada etapa estão em Analisar documentos e Assinatura eletrônica.
Quem assina
A seção Quem assina monta a regra de assinatura do tipo. "Assinaturas da mesma etapa correm juntas. A próxima etapa começa quando a anterior termina."
Etapas
- Cada etapa aparece como um bloco "Etapa 1", "Etapa 2"… A partir da segunda, o bloco diz "começa quando a etapa anterior termina".
- Cada bloco tem o botão Adicionar assinatura. No fim fica Adicionar etapa, com no máximo 9 etapas.
Cada assinatura é uma frase
Você monta cada assinatura escolhendo os itens de uma frase: [lado] assina como [qualidade], [quantidade] pessoa(s), [alçada].
- Lado
- Empresa (a sua organização, pelo painel) ou Fornecedor (pelo portal).
- Qualidade
- Para a Empresa: Contratante, Interveniente anuente ou Testemunha. Para o Fornecedor: Contratada, Interveniente anuente ou Testemunha.
- Quantidade
- De 1 a 5 pessoas. Cada pessoa assina uma vez por documento.
- Alçada da Empresa
- com permissão de assinar (qualquer pessoa da equipe com a permissão Assinar documentos) ou do grupo escolhido (só integrantes de um grupo de Assinantes, como a Diretoria).
- Alçada do Fornecedor
- com acesso ao portal (qualquer pessoa do fornecedor com acesso) ou que seja representante legal, sócio, responsável financeiro ou responsável operacional.
O menu ⋯ de cada assinatura oferece "Mover para a etapa N", "Mover para nova etapa" e "Remover".
Grupo com menos gente do que a assinatura pede
Se a assinatura pede mais pessoas do que o grupo tem, aparece o alerta "O grupo tem N pessoa(s), e esta assinatura pede M. Cada pessoa assina uma vez por documento." Ajuste a quantidade ou inclua pessoas no grupo em Assinantes — senão o documento pode ficar sem quem assine.
"Testemunha não é exigida por lei em documento eletrônico. Inclua se a sua política pedir." Por isso a regra padrão traz só as duas partes.
Quem pode configurar
Ligar as assinaturas e editar a seção Quem assina exige Configurar quem assina: grupos de assinantes e a regra de assinatura dos tipos de documento. Por padrão, só o Proprietário e o Administrador a têm, mas ela pode ser dada a outros papéis internos em Papéis e permissões. Quem não tem a permissão vê a seção só para leitura, com "Só quem pode configurar assinaturas altera estas etapas." — e continua podendo editar o resto do tipo.
A permissão é separada porque decidir quem assina pela empresa é uma decisão jurídica (estatuto, procuração), e não operacional.
Disponibilidade
A chave Ativo, na seção Disponibilidade, tira o tipo de circulação sem apagar nada: "Tipos inativos não aparecem em novas solicitações. Documentos já enviados não mudam."
Use-a quando a organização deixar de exigir aquele documento, ou para substituir um tipo cujo escopo precisa mudar (crie o novo e desative o antigo).
Mudanças valem para os próximos envios
Cada documento guarda a regra de quando foi enviado
"As mudanças valem para os próximos envios, inclusive renovações. O que já está em andamento segue a regra de quando foi enviado." Se você passa a exigir assinatura num tipo, os documentos já em análise não ganham assinaturas no meio do caminho — e se você tira a análise, os que já estão na fila continuam esperando decisão. Isso evita que um documento fique preso esperando uma assinatura que ninguém foi chamado a fazer.
Exemplos de configuração
Os exemplos abaixo são sugestões de combinação, não exigências legais. Prazos de validade e de renovação dependem da política da sua organização e do documento emitido.
| Exemplo | Escopo | Análise | Validade e renovação | Assinaturas |
|---|---|---|---|---|
| Certidão negativa de débitos | Do fornecedor | Ligada | Ligada, com renovação pedida alguns dias antes do vencimento | Desligada |
| Contrato social | Do fornecedor | Ligada | Desligada | Desligada |
| Termo de confidencialidade | De cada contrato | Ligada ou desligada | Desligada | Ligada: Empresa como Contratante e Fornecedor como Contratada, na etapa 1 |
| Apólice de seguro do contrato | De cada contrato | Ligada | Ligada, com renovação automática ou em branco (manual) | Desligada |
Uma pergunta para cada chave
- Análise: alguém precisa conferir o conteúdo antes de valer? Se o documento só serve de registro, desligue.
- Validade: o documento tem data de vencimento? Se sim, ligue — e decida se o sistema deve pedir a renovação sozinho.
- Assinaturas: o documento é um acordo que precisa da concordância formal das partes? Se sim, ligue e defina quem assina.