Notificações por e-mail
Escolha quais avisos o Afflux manda por e-mail, para quem e com quanta antecedência.
Em resumo
- A tela decide o que o Afflux comunica por e-mail e a quem: o fornecedor, os responsáveis internos ou os dois.
- Convite de acesso, recuperação de senha e os e-mails do pré-cadastro ao fornecedor sempre saem — não aparecem na tela e não se desligam.
- Os avisos de prazo (Documento a vencer e Contrato a vencer) têm antecedências próprias; o padrão é 30, 15, 7 e 0 dias antes.
- Uma exceção por tipo de documento substitui a regra geral para aquele tipo — não soma.
- Ver exige Ver centros de custo, departamentos e projetos; editar exige Editar dados da organização.
Onde fica
ConfiguraçõesNotificações — "O que o Afflux comunica por e-mail, e a quem."
A tela é dividida em abas por área, nesta ordem: Documentos, Faturamento, Contratos, Financeiro e Acesso e pré-cadastro. Cada aba só aparece para quem tem acesso de leitura àquela área; sem nenhuma, a tela mostra "Nenhum aviso disponível para os seus acessos."
Quem pode ver mas não editar encontra os interruptores desabilitados.
O que dá e o que não dá para desligar
- Os avisos do dia a dia: documento solicitado, recebido, aprovado; faturamento aprovado; contrato ativado; pagamento liquidado…
- Você escolhe se o aviso sai e para quem.
- Convite de acesso e recuperação de senha: "são necessários para entrar no sistema e não podem ser desligados."
- Convite de pré-cadastro, Correção de pré-cadastro e Decisão do pré-cadastro, que vão ao fornecedor.
- Nenhum deles aparece na tela.
Por que o convite não se desliga
O convite e o link do pré-cadastro carregam o acesso da pessoa. Se uma configuração pudesse silenciá-los, a pessoa ficaria com um convite válido e sem a mensagem para usá-lo.
Avisos de acontecimento
Cada aviso tem um interruptor por público — Fornecedor e/ou Responsáveis internos — conforme o que o aviso permite. Depois de mudar, clique em Salvar. O texto "Padrão" ao lado de um aviso indica que a organização ainda não mexeu nele.
Os avisos ficam agrupados assim:
- Fluxo: "Avisos do andamento normal da operação."
- Análise: "Avisos das decisões de análise."
- Prazos: "Avisos de prazo com cadência própria da rotina."
- Pré-cadastro de fornecedor: "Avisos do pré-cadastro por link: envio para análise e acesso ao portal pendente."
Catálogo completo
| Aba / grupo | Aviso | Pode ir para | Padrão |
|---|---|---|---|
| Documentos / Fluxo | Documento solicitado | Fornecedor | Ligado |
| Documentos / Análise | Documento recebido | Internos | Ligado |
| Documentos / Análise | Documento aprovado | Fornecedor | Ligado |
| Documentos / Análise | Documento recusado | Fornecedor | Ligado |
| Documentos / Análise | Assinatura pendente | Fornecedor e internos | Os dois ligados |
| Documentos / Análise | Assinatura recusada | Fornecedor e internos | Os dois ligados |
| Documentos / Análise | Documento cancelado | Fornecedor | Ligado |
| Documentos / Vencimentos | Documento a vencer | Fornecedor e internos | 30, 15, 7 e 0 dias, só fornecedor |
| Faturamento / Fluxo | Documento de faturamento recebido | Internos | Ligado |
| Faturamento / Fluxo | Documento de faturamento aprovado | Fornecedor | Ligado |
| Faturamento / Fluxo | Documento de faturamento recusado | Fornecedor | Ligado |
| Faturamento / Prazos | Lembrete de envio de documento | Fornecedor | Ligado |
| Faturamento / Prazos | Período sem faturamento | Fornecedor | Ligado |
| Faturamento / Prazos | Período reaberto | Fornecedor | Ligado |
| Contratos / Fluxo | Contrato ativado | Fornecedor | Ligado |
| Contratos / Fluxo | Contrato alterado | Fornecedor | Ligado |
| Contratos / Fluxo | Contrato encerrado | Fornecedor | Ligado |
| Contratos / Fluxo | Contrato devolvido para ajustes | Fornecedor | Ligado |
| Contratos / Fluxo | Contrato cancelado | Fornecedor | Ligado |
| Contratos / Vencimentos | Contrato a vencer | Fornecedor (desligado) e internos (ligado) | 30, 15, 7 e 0 dias |
| Financeiro / Fluxo | Pagamento liquidado | Fornecedor | Ligado |
| Acesso e pré-cadastro / Pré-cadastro de fornecedor | Pré-cadastro recebido | Internos | Ligado |
| Acesso e pré-cadastro / Pré-cadastro de fornecedor | Acesso ao portal pendente | Internos | Ligado |
Embaixo de cada aviso, a tela mostra uma descrição do que ele faz. Dois exemplos:
- Lembrete de envio de documento: "Enviado a partir de 5 dias antes do prazo de envio e repetido a cada 3 dias enquanto o ciclo estiver em aberto…"
- Contrato alterado: "Avisa o fornecedor quando a contratante muda condições que ele vê — valor, prazos, vigência, periodicidade…"
Quem recebe
Quando um aviso tem público interno, a tela traz a legenda "Responsáveis internos: quem tem" a permissão daquele aviso "e alcança o fornecedor."
- Quem tem a permissão ligada ao aviso (a legenda diz qual).
- E alcança o fornecedor: quem tem carteira restrita só recebe avisos dos fornecedores da carteira.
- As pessoas do fornecedor com acesso ao portal.
- Quando ninguém do fornecedor tem acesso ainda, o aviso vai para o e-mail do cadastro do fornecedor — assim um fornecedor recém-cadastrado também recebe a primeira solicitação.
Casos especiais
- Lembrete de envio de documento só vai ao fornecedor quando é ele quem emite o documento do ciclo (nota fiscal, recibo). Se quem emite é a contratante (RPA), não há lembrete: seria cobrar a pessoa errada.
- Organização que não está ativa não envia nenhum aviso configurável por e-mail.
Avisos de prazo e antecedências
Dois avisos funcionam por antecedência: em vez de um interruptor só, você define em quantos dias antes do vencimento o e-mail sai, e para quem.
| Aviso | Onde | Padrão |
|---|---|---|
| Documento a vencer | Aba Documentos, grupo Vencimentos | 30, 15, 7 e 0 dias antes, só para o fornecedor |
| Contrato a vencer | Aba Contratos, grupo Vencimentos | 30, 15, 7 e 0 dias antes, só para os responsáveis internos — dá para ligar também para o fornecedor |
Ajustar as antecedências
Cada linha de antecedência tem:
- Dias antes, de 0 a 365.
- Os interruptores Fornecedor e Responsáveis internos.
- O botão Remover.
Use Adicionar antecedência para criar mais uma linha e Salvar para gravar.
Para não avisar ninguém, remova todas as linhas
Sem nenhuma linha, a tela mostra "Nenhum aviso será enviado para este caso." — e é isso que acontece ao salvar. O padrão (30, 15, 7 e 0) só vale enquanto a organização nunca mexeu naquele aviso: depois que você configura, a sua escolha manda, inclusive a de não avisar, e o padrão não volta sozinho.
Cada linha precisa avisar alguém: uma antecedência com os dois interruptores desligados é recusada. Numa exceção por tipo de documento, para voltar a seguir a regra geral, use Voltar à regra geral.
Dias perdidos não viram uma rajada de e-mails
O aviso sai pela antecedência mais urgente que já chegou. Se, por algum motivo, os avisos de 30 e 15 dias passarem sem sair, um documento a 5 dias do vencimento recebe só o aviso de 7 dias — e não três e-mails de uma vez.
Quando o documento já foi enviado
Se o fornecedor já enviou a renovação e ela está esperando análise, o aviso de Documento a vencer deixa de ir para ele e vai para os responsáveis internos — mesmo que o interruptor interno esteja desligado. Continuar cobrando quem já cumpriu seria pior do que um e-mail a mais para quem precisa analisar.
O pedido de renovação automático é outra configuração, feita no próprio tipo de documento ("Pedir renovação N dias antes"). Um tipo sem renovação automática continua recebendo o aviso de vencimento. Veja Tipos de documento.
Exceção por tipo de documento
Na aba Documentos, você pode dar a um tipo de documento antecedências diferentes da regra geral — por exemplo, avisar mais cedo sobre uma apólice.
Crie a exceção
Escolha o tipo no campo Tipo de documento e clique em Criar exceção. A exceção nasce igual à regra geral.
Ajuste as antecedências
A exceção aparece como "Exceção" seguida do nome do tipo, com o texto "Substitui a regra geral para" aquele tipo. Ajuste as linhas como na regra geral e salve.
A exceção substitui, não soma
"A exceção substitui a regra geral para aquele tipo, em vez de somar-se a ela." Se a regra geral avisa em 30 e 7 dias e a exceção da apólice avisa em 60 dias, a apólice recebe só o aviso de 60 dias. Para manter os outros, inclua-os também na exceção.
Para desfazer, use Voltar à regra geral.
Por que alguns avisos não disparam em massa
Período sem faturamento só é enviado quando alguém da equipe marca um período como sem faturamento, à mão. Quando um contrato é encerrado, todos os períodos ainda não faturados são dispensados de uma vez — e um contrato longo pode ter dezenas deles. Nesse caso sai um e-mail, "Contrato encerrado", e não um por período: dezenas de e-mails dizendo a mesma coisa seriam ruído.
Quem pode o quê
| Ação | Permissão |
|---|---|
| Ver a tela de Notificações | Ver centros de custo, departamentos e projetos |
| Ligar e desligar avisos, ajustar antecedências e exceções | Editar dados da organização, além do acesso à tela |
Cada aba só aparece para quem lê a área correspondente (documentos, faturamento, contratos, financeiro).