Pessoas e acesso ao portal
Quem são as pessoas de cada fornecedor, em que qualidade elas o representam e como dar a uma delas acesso ao portal.
Em resumo
- Estar vinculada não é ter acesso. Na aba Pessoas você registra quem se relaciona com o fornecedor — sócios, representantes, responsáveis. O acesso ao portal é um convite à parte.
- Cada vínculo tem funções — Representante legal, Sócio, Responsável financeiro, Responsável operacional. Sem nenhuma, a pessoa aparece como Contato.
- Uma pessoa por fornecedor pode ser a pessoa principal: quem se procura primeiro.
- Depois que a pessoa cria a conta, nome, e-mail e telefone passam a ser mantidos por ela, não pela organização.
- Adicionar, editar e encerrar vínculos exige Cadastrar e editar fornecedores; convidar para o portal exige Convidar, editar e remover membros.
Vínculo é fato; acesso é convite
São duas perguntas diferentes, e o Afflux responde cada uma num lugar:
- Registrado na aba Pessoas do fornecedor.
- Diz, por exemplo: "Carlos é sócio e responsável financeiro da ACP Elétrica".
- Não dá acesso a nada. O sócio que nunca vai usar o sistema fica registrado assim.
- Criado por convite, em ConfiguraçõesMembros.
- Diz: "a conta do Carlos opera o portal da ACP Elétrica".
- A conta só nasce quando a pessoa aceita o convite.
Regra do Afflux
Toda pessoa com acesso ao portal de um fornecedor está vinculada a ele, mas nem toda pessoa vinculada tem acesso. Por isso o formulário da aba Pessoas avisa: "A pessoa passa a constar neste fornecedor. Isso não dá acesso ao portal." Você registra quem é quem sem abrir porta nenhuma — e abre a porta só para quem precisa.
As pessoas pertencem à sua organização. Se a mesma pessoa também trabalha com outra empresa que usa o Afflux, ela tem uma única conta de acesso, mas um cadastro separado em cada organização — cada empresa cuida do que recebeu.
As funções
As funções dizem em que qualidade a pessoa representa o fornecedor. Elas valem por vínculo: a mesma pessoa pode ser representante legal de um fornecedor e responsável operacional de outro.
- Representante legal
- Quem responde legalmente pelo fornecedor.
- Sócio
- Sócio da empresa fornecedora.
- Responsável financeiro
- Quem cuida de notas, cobranças e pagamentos do lado do fornecedor.
- Responsável operacional
- Quem cuida da execução do serviço.
- Contato (sem função)
- Não é uma função que se marca: é como aparece quem não tem nenhuma das quatro.
Uma pessoa pode ter várias funções no mesmo fornecedor. O Cargo é outra coisa: um texto livre, "como a pessoa se apresenta no fornecedor" (ex.: Gerente comercial). O cargo descreve; a função classifica.
Funções e assinatura eletrônica
Quando alguém do fornecedor assina um documento, o Afflux grava, junto da assinatura, em nome de qual fornecedor ela assinou e com quais funções e cargo naquele momento. Mudar a função depois não altera assinaturas já feitas. Veja Assinatura eletrônica.
A aba Pessoas
Na ficha do fornecedor, aba Pessoas, ficam todas as pessoas vinculadas.
Busca e filtros
- Busca: "Buscar nome, e-mail ou cargo...".
- Vínculo: Vínculos ativos (o padrão), Vínculos encerrados ou Todos os vínculos.
- Função: Representante legal, Sócio, Responsável financeiro, Responsável operacional ou Contato.
- Acesso ao portal: a situação do acesso de cada pessoa (veja abaixo).
As colunas
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Pessoa | Avatar, nome, a estrela de pessoa principal e o contato. Se o vínculo foi encerrado, "Vínculo encerrado em" e a data. |
| Funções | As funções marcadas; sem nenhuma, "Contato". |
| Cargo | O texto livre do cargo. |
| Acesso ao portal | A situação do acesso da pessoa. |
A situação do acesso ao portal
| Situação | O que significa |
|---|---|
| Sem acesso | A pessoa está vinculada, mas nunca foi convidada. |
| Convite enviado | O convite saiu e ainda não foi aceito. |
| Ativo | A pessoa aceitou o convite e acessa o portal. |
| Suspenso | O acesso existe, mas está suspenso. |
| Acesso removido | O acesso foi retirado. |
| Equipe interna (em texto, sem selo) | A pessoa é membro da sua equipe, e não do portal. |
Adicionar uma pessoa
Abra o formulário
Na aba Pessoas, clique em Adicionar pessoa. Um painel lateral se abre.
Preencha os dados
- Nomeobrigatório
- O nome da pessoa.
- Se esta pessoa já estiver cadastrada em outro fornecedor com o mesmo e-mail, ela é vinculada, e não duplicada.
- Telefone
- Opcional.
- Cargo
- Texto livre, como a pessoa se apresenta no fornecedor.
- Funções
- Marque quantas se aplicarem. Sem nenhuma, a pessoa fica como contato.
- Pessoa principal
- Quem se procura primeiro neste fornecedor. Só uma por fornecedor.
Salve
Clique em Adicionar pessoa. A pessoa aparece na lista com o acesso "Sem acesso" — ninguém é convidado automaticamente.
Editar, encerrar e reativar um vínculo
As ações ficam na linha de cada pessoa.
- Editar: abre o mesmo painel ("Editar pessoa"), com o botão Salvar.
- Encerrar vínculo: a confirmação "Encerrar o vínculo com este fornecedor?" explica que a pessoa deixa de constar como pessoa deste fornecedor, mas o cadastro dela e o histórico ficam, e o vínculo pode ser reativado. Se a pessoa tiver acesso ao portal, ela perde o acesso ao portal deste fornecedor.
- Reativar: no vínculo encerrado, o painel "Reativar vínculo" traz a pessoa de volta.
Último fornecedor da pessoa no portal
Se este é o único fornecedor que a pessoa representa no portal, o Afflux recusa encerrar o vínculo com a mensagem "Este é o único fornecedor do acesso de [nome] ao portal. Remova o acesso em Configurações › Membros antes de encerrar o vínculo." Encerrar esse vínculo seria tirar todo o acesso dela, e isso se faz pela porta própria, em Membros.
Quem mantém o nome, o e-mail e o telefone
- A organização cadastra e corrige nome, e-mail e telefone pela aba Pessoas.
- Nome, e-mail e telefone ficam travados no formulário, com a nota: "Nome, e-mail e telefone são mantidos pela própria pessoa, na conta dela."
- A organização continua cuidando de funções, cargo e pessoa principal.
O CPF da pessoa também é informado só por ela, depois de ter conta — a organização não o cadastra.
Convidar uma pessoa para o portal
Use o ícone de convidar na linha da pessoa
O ícone Convidar para o portal aparece quando você tem Convidar, editar e remover membros, o vínculo está ativo e a pessoa ainda não tem acesso. Ele abre o convite em ConfiguraçõesMembros já preenchido, com o aviso "Pessoa já cadastrada. O convite vai para o e-mail do cadastro dela."
Confira o papel, os fornecedores e as funções
Escolha um papel de portal — ele aparece como "nome do papel (portal)". O formulário avisa que a pessoa acessa a área do fornecedor, e não o painel interno, e pede quais fornecedores ela representa. Para cada fornecedor, o bloco "Funções da pessoa" deixa marcar Representante legal, Sócio, Responsável financeiro e Responsável operacional; dá para mudar depois, na aba Pessoas.
Crie o convite
Clique em Criar convite. O e-mail sai em instantes, com um link que vale por 7 dias. A tela mostra o link uma única vez, com o botão Copiar — é um atalho, e o e-mail pode ser reenviado se não chegar. A conta nasce quando a pessoa aceita.
O rodapé da aba Pessoas lembra o caminho: "O acesso ao portal é por convite: use o ícone de convidar na linha da pessoa, ou Configurações › Membros." Convidar alguém direto em Membros para o portal de um fornecedor também o vincula a esse fornecedor. Todos os detalhes do convite estão em Membros.
Já existe um convite ou membro com este e-mail
Essa recusa aparece quando o e-mail já tem um convite pendente ou já é membro da organização. Confira a situação da pessoa em Membros antes de convidar de novo.
O que a pessoa vê no portal
Com o convite aceito, a pessoa entra no portal do fornecedor: vê os contratos dele, envia faturamento e documentos, assina e acompanha pagamentos — só do fornecedor que representa. O portal não mostra nem gerencia as outras pessoas do fornecedor; isso continua com a sua equipe, nesta aba.
Para orientar o fornecedor, veja Portal do fornecedor e Primeiro acesso.
Quando a lista está vazia
"Nenhuma pessoa vinculada — Representantes, sócios e responsáveis. Uma pessoa pode estar aqui sem ter acesso ao portal." Use Adicionar pessoa para começar.