Formalização e ativação
Como reunir, conferir e assinar os documentos de um contrato antes de ele valer, e como ativá-lo.
Em resumo
- A formalização é a etapa entre o rascunho e o contrato ativo: os termos ficam travados enquanto a sua equipe pede, recebe, confere e assina os documentos do contrato.
- O contrato passa a aparecer no portal do fornecedor já na formalização, mas os ciclos de faturamento só nascem na ativação.
- O painel Formalização mostra o que falta. Documento do contrato pendente impede a ativação; documento do fornecedor pendente só gera aviso.
- Ativar contrato só confirma com tudo o que impede a ativação resolvido. Para um contrato sem documentos a reunir, há "Ativar sem formalização".
- Precisa mudar um termo no meio do caminho? Use "Voltar para rascunho" — com prévia do que acontece com cada documento.
Por que formalizar
Muitos contratos só podem valer depois que alguns documentos existem: o contrato assinado pelas duas partes, uma apólice, um termo de confidencialidade. A formalização deixa isso antes da ativação: o contrato fica parado, com os termos travados, até que tudo o que é exigido esteja recebido, conferido e assinado.
Regra do Afflux
Os termos ficam travados durante a formalização porque os documentos que estão sendo coletados e assinados foram produzidos com base neles. Mudar o valor de um contrato cujo termo já está sendo assinado deixaria a assinatura valendo para outra coisa. Para mudar um termo, o caminho é voltar o contrato para rascunho.
Passo a passo recomendado
Inicie a formalização
No detalhe do contrato em Rascunho, clique em Iniciar formalização. A confirmação diz:
Iniciar a formalização do contrato? Os termos ficam travados e o contrato passa a aparecer no portal do fornecedor. A partir daqui você pode pedir, receber, conferir e assinar os documentos do contrato. Os ciclos de faturamento só nascem na ativação.
O contrato passa para Em formalização e o evento "Formalização iniciada" entra no histórico.
Monte a lista de exigências
O checklist da formalização é o conjunto de exigências do contrato. Cada documento que você solicita ou envia acrescenta uma exigência; dispensar uma exigência a retira.
No painel Formalização (aba Detalhes), use Solicitar documento para pedir cada documento ao fornecedor. Os documentos que a sua própria equipe produz são enviados pela aba Documentos do contrato, em Enviar documento.
Os detalhes de como pedir e enviar estão em Solicitar e enviar documentos.
Acompanhe o que falta
O painel mostra o progresso ("X de Y exigências cumpridas") e separa o que impede a ativação do que é só aviso. Cada linha diz se o próximo passo está com a sua equipe (analisar, assinar) ou com o fornecedor (enviar, assinar). O painel está explicado logo abaixo.
Confira e assine
Analise o que o fornecedor enviou e colha as assinaturas pelo caminho de cada tipo de documento — veja Analisar documentos e Assinatura eletrônica.
Ative o contrato
Quando o painel mostrar "Documentação completa: o contrato pode ser ativado em 'Ativar contrato', no topo da tela.", clique em Ativar contrato. Os ciclos de faturamento são gerados na mesma operação.
O painel Formalização
O painel fica na aba Detalhes do contrato. Ele aparece com o título Formalização quando o contrato está em formalização, e com o título Documentação do contrato quando o contrato está em rascunho mas já tem documentos (por exemplo, depois de uma volta para rascunho).
Progresso e botões
- "X de Y exigências cumpridas", com barra de progresso.
- Solicitar tudo o que falta (N) — pede ao fornecedor, de uma vez, tudo o que está pendente do lado dele. A confirmação é "Pedir ao fornecedor tudo o que falta?".
- Solicitar documento — pede um documento novo ao fornecedor, o que acrescenta uma exigência ao checklist.
Impede a ativação × Avisos
- Documentos do contrato que ainda não estão válidos: faltam, estão em análise, esperam assinatura ou venceram.
- Enquanto houver um item aqui, Ativar contrato fica travado.
- Documentos do fornecedor (os que valem para o fornecedor inteiro, como contrato social e certidões) com pendência.
- Aparecem para você decidir, mas não travam o contrato.
Regra do Afflux
Só o documento do contrato trava a ativação. A pendência de um documento do fornecedor — uma certidão vencida, por exemplo — é um alerta: ela diz respeito à relação com o fornecedor como um todo e é acompanhada na ficha dele, não deve segurar um contrato específico.
Cada linha do painel
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Situação | Vigente, A vencer, Aguardando análise, Aguardando assinatura, Vencido, Aguardando envio do fornecedor ou Sem documento válido |
| Com quem está | "Com a sua equipe" ou "Com o fornecedor" |
| Ações | Abrir, Solicitar novamente e Dispensar |
- Solicitar novamente pede o documento outra vez ao fornecedor (confirmação: "Pedir este documento ao fornecedor?").
- Dispensar retira a exigência do checklist, com um motivo. A dispensa fica registrada com quem fez e quando ("Exigência dispensada" no histórico), e o painel passa a listar "Exigências dispensadas: …". Quando uma exigência dispensada volta a valer, o histórico registra "Exigência voltou a ser exigida".
Pronto para ativar é calculado na hora
O painel e a fila "Esperando decisão" calculam a situação a cada abertura, olhando os documentos e a data de hoje. Um documento que vence durante a formalização volta a impedir a ativação sozinho, sem que alguém precise atualizar nada.
Na aba Documentos, o painel vira uma linha de resumo — "N itens impedem a ativação" ou "Pronto para ativar" — com o link "Ver pendências".
Ativar o contrato
Ao clicar em Ativar contrato, a confirmação diz:
Ativar o contrato? O contrato passa a valer e os ciclos de faturamento são gerados na mesma transação — é a partir daí que o sistema passa a esperar faturamento.
Logo abaixo vem o checklist:
- Com pendência: "Ainda não é possível ativar: faltam N itens da documentação.", a lista do que falta e "Resolva cada pendência no painel Formalização, na aba Detalhes". O botão de confirmar fica travado.
- Sem pendência: "As N exigências do contrato estão cumpridas."
Vigência que começou no passado
Se o início da vigência já passou, a confirmação avisa: "A vigência começou em …: os ciclos desde então são gerados junto, e os que já passaram do prazo nascem vencidos." Esses ciclos aparecem na fila Faturamento atrasado logo depois da ativação. Se algum período não teve prestação de serviço, marque-o como sem faturamento em Ciclos de faturamento.
O que acontece na ativação
- Na horaO contrato passa a Ativo
O evento Contrato ativado entra no histórico e o fornecedor recebe o aviso por e-mail (se o aviso estiver ligado em Notificações).
- Na mesma operaçãoOs ciclos são gerados
Contratos mensais e quinzenais ganham os ciclos desde o início da vigência até 12 meses à frente. Cada ciclo nasce Previsto, Aberto ou Vencido, conforme a data de hoje.
- Todos os diasA rotina mantém o horizonte
Uma rotina diária garante que o contrato sempre tenha ao menos 3 meses de ciclos à frente. Um contrato de cinco anos não cria sessenta ciclos de uma vez.
A ativação e a geração dos ciclos acontecem juntas para que nunca exista um contrato ativo sem ciclo nenhum. Contrato avulso não gera ciclos: o documento vem quando o serviço acontece.
Ativar sem formalização
Quando não há documentos a reunir, o contrato em rascunho pode ir direto para ativo por Mais ações › Ativar sem formalização. A confirmação diz:
O contrato passa a valer agora, sem a etapa de formalização: nada é pedido ao fornecedor antes. Os ciclos de faturamento são gerados na mesma transação.
- Use quando o contrato depende de documentos ou assinaturas para valer.
- O fornecedor vê o contrato e pode enviar e assinar antes da ativação.
- A ativação só confirma com a documentação completa.
- Use quando não há nada a reunir antes.
- Nada é pedido ao fornecedor.
- Documentos do contrato ainda podem ser pedidos depois, com o contrato ativo.
Voltar para rascunho
Se for preciso mudar um termo (valor, prazo, documento que liquida o ciclo, vigência) durante a formalização, use Mais ações › Voltar para rascunho. A confirmação diz:
Os termos voltam a ser editáveis e o contrato sai do portal do fornecedor até voltar à formalização.
Antes de confirmar, uma prévia mostra o que acontece com os documentos do contrato:
| Na prévia | O que significa |
|---|---|
| Serão cancelados | Todo documento do contrato que passa por assinatura. Ele foi produzido com os termos antigos e não pode continuar valendo para os novos. |
| Pedidos encerrados | As solicitações ainda em aberto ao fornecedor. |
| Preservados | O resto: continua listado no contrato. |
Os números da prévia são os mesmos que a ação executa. Documentos do fornecedor (os que valem para o fornecedor inteiro) não são alcançados. Um documento cancelado não é apagado: as assinaturas que ele já tinha continuam guardadas como prova, e o fornecedor vê o motivo "O contrato voltou para ajustes".
O fornecedor é avisado
Como o fornecedor já via o contrato, ele recebe um único e-mail de "Contrato devolvido para ajustes" — não um por documento cancelado. O contrato some do portal dele até a formalização ser iniciada de novo.
Durante a formalização, a alocação interna (centro de custo, departamento, projeto e responsável) continua editável pelo botão Editar alocação, sem precisar voltar para rascunho — ela não aparece para o fornecedor e não muda o que foi combinado com ele. Veja Alterar contrato em vigor.
O que o fornecedor vê
No portal, o contrato em formalização aparece com a faixa "Contrato em formalização":
A contratante está reunindo os documentos deste contrato. Ele passa a valer quando ela ativá-lo — e os períodos de faturamento só começam a partir daí.
Logo abaixo, um resumo do lado dele — "Falta 1 item do seu lado.", "Faltam N itens do seu lado." ou "A documentação está completa do seu lado." — e quantos itens estão com a contratante, em análise ou aguardando a assinatura dela. Cada item pendente vem com a descrição ("Venceu em…", "Aguardando envio, prazo até…", "Falta a assinatura da empresa", "Vence em N dias") e os botões Enviar ou Assinar.
Mais detalhes em Documentos e assinaturas no portal.