Membros e convites
Como convidar pessoas, definir papel e alcance, suspender, remover e consultar o histórico de quem já teve acesso.
Em resumo
- Ninguém se cadastra sozinho no Afflux: toda pessoa entra por convite. O convite cria o acesso; a conta nasce quando a pessoa o aceita.
- Cada membro tem um papel (o que pode fazer) e um alcance (sobre quais fornecedores): toda a organização ou uma carteira restrita.
- O link do convite vale 7 dias e só é exibido uma vez, na criação. Reenviar manda o mesmo link de novo, sem estender o prazo.
- Revogar e Remover não têm volta: o mesmo e-mail não pode ser convidado de novo, e o registro fica no Histórico de membros.
- Ver exige Ver membros da equipe; convidar, editar e remover exige Convidar, editar e remover membros.
A tela de membros
Em ConfiguraçõesMembros você vê quem tem acesso à organização. A tela se divide em duas abas, cada uma com a contagem de pessoas:
- A equipe interna, que trabalha no painel.
- Papéis como Administrador, Financeiro, Operacional, Gestor de carteira, Leitor ou um papel criado pela organização.
- Quem acessa o portal do fornecedor em nome de um ou mais fornecedores.
- Papel de portal, sempre ligado aos fornecedores que a pessoa representa.
A busca do cabeçalho, "Buscar membro...", procura por nome, e-mail, papel e fornecedores da carteira, e acompanha a troca de aba. A tabela mostra 25 pessoas por página:
| Coluna | O que mostra |
|---|---|
| Pessoa | Foto ou iniciais, nome, "(você)" na sua própria linha, e o e-mail. |
| Papel | O papel da pessoa nesta organização. |
| Alcance | "Toda a organização" ou "Carteira restrita". Com carteira, aparecem as logos dos fornecedores (acima de três, "+N"). |
| Situação | O selo de situação do acesso (veja abaixo). |
Situações de um membro
O convite foi criado e ainda não foi aceito. O selo mostra até quando ele vale.
Passaram os 7 dias sem aceite. O link não serve mais.
A pessoa aceitou o convite e tem acesso.
O acesso está pausado. Pode voltar a Ativo pela edição.
O acesso foi encerrado. Não há reativação.
Como muda
- Convite enviadoAtivo— a pessoa aceita o convite
- Convite enviadoConvite expirado— 7 dias sem aceite
- AtivoSuspenso— Editar › Situação
- SuspensoAtivo— Editar › Situação
- AtivoRemovido— Remover
- SuspensoRemovido— Remover
Ações em cada linha
Todas as ações exigem Convidar, editar e remover membros.
| Situação da linha | Ações |
|---|---|
| Convite enviado | Reenviar e Revogar |
| Convite expirado | Revogar (o Reenviar não aparece depois que o convite expira) |
| Ativo ou Suspenso | Editar e Remover |
Ninguém age sobre si mesmo
Na linha marcada "(você)" não há ações: você não edita o próprio papel, não se suspende e não remove o próprio acesso. Assim ninguém amplia as próprias permissões, e a organização não fica sem quem a administre por um clique errado.
Convidar uma pessoa
O botão Convidar fica no cabeçalho da tela de membros. O formulário já vem preparado para a aba de onde você partiu: da aba Membros da organização ele oferece os papéis do painel; da aba Membros do portal, os papéis de portal (que aparecem com "(portal)" depois do nome).
Identifique a pessoa
- Nomeobrigatório
- O nome da pessoa. Sem ele, a tela avisa: Informe o nome da pessoa.
- E-mailobrigatório
- O e-mail para onde vai o convite. É com ele que a pessoa vai entrar: no aceite, o e-mail não é digitado, vem do convite.
- Telefone (opcional)
- Telefone de contato da pessoa.
Escolha o papel e o alcance
- Papelobrigatório
- O que a pessoa pode fazer. Os papéis estão explicados em Papéis e permissões.
- Alcance
- Toda a organização: a pessoa enxerga todos os fornecedores. Carteira restrita: só os fornecedores escolhidos no campo seguinte. Este campo some quando o papel é de portal.
- Fornecedores da carteira
- Aparece quando o alcance é Carteira restrita ou o papel é de portal. A pessoa só enxerga os fornecedores escolhidos aqui. É preciso escolher ao menos um.
O papel Gestor de carteira foi feito para ser usado com Carteira restrita: ele tem as mesmas permissões do Operacional, limitadas aos fornecedores da carteira.
Se o papel for de portal, defina as funções
Com um papel de portal, a tela avisa: "Papel de portal: a pessoa acessa a área do fornecedor, não o painel interno." Escolha os fornecedores que ela representa e, no bloco Funções da pessoa, marque em que qualidade ela representa cada um:
- Representante legal
- Sócio
- Responsável financeiro
- Responsável operacional
Sem nenhuma função marcada, a pessoa aparece como contato do fornecedor. Dá para mudar depois, na aba Pessoas do fornecedor. Veja Pessoas e acesso ao portal.
Crie o convite
Clique em Criar convite. A tela confirma "Convite criado para" o e-mail da pessoa e mostra o link do convite, com o botão Copiar (que vira "Copiado"). O e-mail com esse mesmo link sai em instantes. Termine com Concluir.
O link aparece uma única vez
O link vale por 7 dias e não pode ser exibido de novo depois que você sai da tela. Guardá-lo é atalho, não plano B: o caminho normal é o e-mail, que pode ser reenviado se não chegar.
Convidar alguém que já está no cadastro do fornecedor
Quando o convite parte da aba Pessoas do fornecedor, a tela mostra o nome e o e-mail do cadastro com o aviso "Pessoa já cadastrada. O convite vai para o e-mail do cadastro dela." Nesse caso você não digita nome nem e-mail.
Erros ao convidar
| Mensagem | O que significa |
|---|---|
| Já existe um convite ou membro com este e-mail. | O e-mail já tem convite, acesso ativo ou um acesso encerrado nesta organização. |
| Escolha ao menos um fornecedor para a carteira. | Com Carteira restrita ou papel de portal, a carteira não pode ficar vazia. |
| Informe um e-mail válido. | O e-mail está vazio ou com formato errado. |
| Você não tem permissão para convidar. | O seu papel não tem Convidar, editar e remover membros. |
O que a pessoa convidada vive
Depois de entrar, a pessoa cai no painel ou no portal do fornecedor, conforme o papel. O passo a passo da entrada, as telas de erro do link (convite revogado, expirado ou já usado) e a verificação em duas etapas estão em Acesso e segurança.
Reenviar um convite
Se a pessoa não recebeu ou perdeu o e-mail, use Reenviar na linha do convite. A confirmação "Reenviar o convite por e-mail?" explica que uma nova mensagem sai com o mesmo link — os dois e-mails continuam valendo — e que reenviar não estende o prazo do convite. Confirme com Reenviar convite; a tela responde "Convite reenviado. O link é o mesmo."
O botão só aparece enquanto o convite está dentro dos 7 dias.
O rodapé da tela de membros ainda diz "Se a pessoa o perdeu, revogue o convite e crie outro." Cuidado: depois de revogar, o mesmo e-mail não pode ser convidado de novo. Para quem perdeu o link, o caminho é Reenviar, que manda o mesmo link por e-mail.
Revogar um convite ou remover um acesso
- Confirmação: "Revogar este convite?"
- O link enviado deixa de valer imediatamente.
- Confirme com Revogar convite.
- No histórico, aparece como "Convite revogado".
- Confirmação: "Remover o acesso desta pessoa?"
- A pessoa perde o acesso à organização agora.
- Confirme com Remover acesso; a tela responde "Acesso encerrado."
- No histórico, aparece como "Acesso removido".
Não há reativação
Depois de revogar ou remover, convidar o mesmo e-mail de novo é recusado. O acesso encerrado não se apaga: ele passa a viver no Histórico de membros, como evidência de quem teve acesso, com qual papel e até quando. Se a ideia é só pausar o acesso, use a situação Suspenso na edição, que pode ser desfeita.
Editar um membro
O botão Editar abre uma página com o nome da pessoa no título e o e-mail logo abaixo. Ali você altera:
- Papel
- O que a pessoa pode fazer. É a única mudança que pede confirmação.
- Alcance
- Toda a organização ou Carteira restrita, com as mesmas regras do convite.
- Fornecedores da carteira
- Quais fornecedores a pessoa enxerga, quando o alcance é restrito ou o papel é de portal.
- Situação
- Ativo ou Suspenso. Suspender pausa o acesso sem encerrá-lo.
Alcance, carteira e situação salvam direto. Ao trocar o papel, a confirmação "Alterar o papel desta pessoa?" mostra o papel atual e o novo e, quando é o caso, avisa que a mudança move a pessoa do painel da organização para o portal do fornecedor — ou o contrário. Confirme com Alterar papel.
A mudança vale na hora
As permissões novas valem já na próxima ação da pessoa, sem ela precisar sair e entrar de novo: o Afflux confere o papel a cada acesso, e não guarda as permissões no momento do login. O mesmo vale para suspender — o acesso para logo em seguida.
Histórico de membros
O botão Histórico, no cabeçalho da tela de membros, abre a página Histórico de membros: convites revogados e acessos removidos, somente leitura. Ele exige Convidar, editar e remover membros e também Ver a trilha de auditoria.
A página tem as mesmas duas abas (Membros da organização e Membros do portal) e o botão Membros ativos para voltar. Cada registro mostra nome, e-mail, papel, alcance e fornecedores, a data e hora e quem fez.
| Selo | Significado |
|---|---|
| Convite revogado | O convite foi revogado antes de ser aceito. |
| Acesso removido | A pessoa tinha acesso e foi removida. |
| Remoção registrada | Registro antigo, sem a operação de revogação ou remoção identificada na auditoria. |