Analisar, aprovar e cancelar
O detalhe do documento, como aprovar ou recusar o que chegou, e quando cancelar um documento antes de ele valer.
Em resumo
- Documentos que chegam por um tipo com análise entram na fila Aguardando análise da tela Documentos.
- Aprovar faz o documento valer na hora e substituir o anterior da mesma exigência — ou o envia para as assinaturas, se o tipo exigir.
- Recusar exige motivo: o motivo vai ao fornecedor por e-mail e a solicitação reabre para o reenvio.
- Cancelar tira de efeito um documento em análise ou aguardando assinatura. Mudanças no contrato também cancelam documentos sozinhas.
- Para decidir é preciso Analisar e aprovar documentos do fornecedor. Quem analisa não precisa ser quem assina.
Onde estão os documentos a analisar
Vá em Documentos e clique no contador Aguardando análise: são os documentos que "Chegaram e esperam uma decisão da sua equipe.". A sua equipe recebe o e-mail Documento recebido a cada chegada que pede análise.
Os mesmos documentos aparecem também no acervo do fornecedor e do contrato, filtrando a fila "Aguardando análise".
O detalhe do documento
Ao abrir um documento, você vê tudo o que precisa para decidir.
Cabeçalho
- O título, o selo de situação e, quando houver, o selo Certificado.
- A linha fornecedor · tipo · identificação.
- Os botões Abrir arquivo e Abrir certificado (este, só depois de gerado).
- O botão Cancelar documento, quando o documento ainda está em análise ou aguardando assinatura.
Corpo da página
- Arquivo: o visualizador do documento, direto na página, e a descrição informada no envio.
- Assinatura eletrônica: etapas, vagas e assinaturas coletadas — veja Assinatura eletrônica.
- Histórico: a linha do tempo do documento — enviado, aprovado, aprovado no envio, recusado, assinaturas concluídas, passou a valer, substituído, renovação solicitada, cancelado e assim por diante.
Coluna lateral
- Tipo
- O tipo de documento, que define o caminho.
- Identificação
- O que distingue esta exigência de outras do mesmo tipo.
- Contrato
- O contrato ao qual o documento pertence, quando o tipo é de contrato.
- Emissão
- Data de emissão informada.
- Validade
- A data, com o quanto falta ou passou: em N dias, vence hoje ou venceu há N dias.
- Enviado por
- Enviado pela empresa ou Enviado pelo fornecedor.
- Caminho
- A frase do caminho que esta versão segue.
- Arquivo
- Dados do arquivo enviado.
Abaixo da ficha ficam o painel Renovação (veja Validade e renovação) e o quadro Integridade.
Integridade: SHA-256
O quadro Integridade mostra o "SHA-256 do arquivo" e, depois de certificado, o "SHA-256 do certificado". O SHA-256 é uma impressão digital do arquivo: qualquer alteração, por menor que seja, gera outro código. Comparando o código, qualquer pessoa confirma que o arquivo é exatamente o que foi enviado e assinado.
Aprovar ou recusar
Com o documento em análise, quem tem Analisar e aprovar documentos do fornecedor vê o painel Aguardando sua análise. O subtítulo já diz o que vai acontecer: "Confira o arquivo. Aprovado, ele passa a valer imediatamente." ou, quando o tipo exige assinatura, que ele "segue para as assinaturas obrigatórias".
Confira o arquivo
Abra o arquivo no visualizador ou em Abrir arquivo. Confira se é o documento certo, se está legível e se a validade informada bate com a do papel.
Decida
Clique em Aprovar. A confirmação "Aprovar este documento?" explica: "O documento passa a valer imediatamente e substitui o anterior da mesma exigência. A decisão fica registrada no seu nome." Confirme com Aprovar documento.
- Tipo sem assinatura: o documento fica Vigente na hora. A versão anterior da exigência vira Substituído e, se havia um pedido de renovação, ele é concluído.
- Tipo com assinatura: o documento vai para Aguardando assinatura e só passa a valer com a última assinatura obrigatória.
O fornecedor recebe o e-mail Documento aprovado.
A versão anterior só sai quando a nova entra
Enquanto a nova versão está em análise ou aguardando assinatura, a anterior continua valendo. Ela só vira Substituído no instante em que a nova passa a valer. Assim, a exigência nunca fica descoberta no meio de uma renovação.
A fila Recusados
A fila Recusados mostra os documentos cuja "solicitação foi reaberta e espera o reenvio". Quando o fornecedor reenvia, o documento recusado deixa de pesar como trabalho e o novo envio entra em Aguardando análise.
Quem analisa não precisa ser quem assina
- Confere o conteúdo: é o documento certo? está em dia?
- Exige Analisar e aprovar documentos do fornecedor.
- Acontece antes das assinaturas.
- Formaliza o documento em nome de uma das partes.
- Exige Assinar documentos e, quando o tipo pede, fazer parte de um grupo de assinantes.
- Só começa depois da aprovação.
A aprovação fica registrada em nome de quem analisou, mesmo quando o documento segue para assinatura; assinar não altera esse registro. Assim, a trilha diz separadamente quem conferiu e quem assinou.
Cancelar um documento
Cancelar é para o documento que ainda não vale e não deve seguir: foi enviado por engano, pelo fornecedor errado, ou a negociação mudou.
Abra o documento
O botão Cancelar documento aparece no cabeçalho enquanto o documento está Em análise ou Aguardando assinatura, para quem tem Analisar e aprovar documentos do fornecedor.
Informe o motivo e confirme
A confirmação "Cancelar este documento?" explica que o documento deixa de valer e sai das filas de análise e assinatura, que a exigência volta a pedir um documento válido e que o motivo vai para o fornecedor. Preencha o Motivo do cancelamento (mínimo de 5 caracteres) e confirme.
Depois do cancelamento:
- O documento fica Cancelado, com o aviso "Cancelado pela empresa" e o motivo.
- As assinaturas que faltavam deixam de ser coletadas. As já feitas continuam registradas como prova do que foi assinado.
- O fornecedor recebe o e-mail Documento cancelado, com o motivo.
- Nada é apagado: o documento continua no histórico da exigência.
Cancelar não é o mesmo que deixar de exigir
Cancelar descarta uma versão; a exigência continua pedindo um documento válido. Se a sua organização não precisa mais daquele item, use Deixar de exigir no painel lateral da exigência — veja Validade e renovação.
Cancelamento automático por mudança no contrato
Documentos de contrato ainda em andamento são cancelados sozinhos quando o contrato muda de rumo. A origem aparece no aviso do documento:
| Aviso no documento | Quando acontece |
|---|---|
| Cancelado pela empresa | Alguém da equipe usou Cancelar documento |
| O contrato voltou para ajustes | O contrato em formalização voltou para rascunho |
| O contrato foi cancelado | O contrato foi cancelado |
| O contrato foi encerrado | O contrato foi encerrado |
Antes de voltar o contrato para rascunho, cancelá-lo ou encerrá-lo, a tela do contrato mostra uma prévia dos documentos que "Serão cancelados", dos "Pedidos encerrados" e do que fica em "Preservados". Veja Suspender e encerrar.
No portal, o fornecedor vê "Documento cancelado", a origem, o motivo e a explicação: "Ele não tem mais efeito. Se houver assinaturas, elas continuam registradas como prova do que foi assinado."